Full Service für Hotelkette
Jedes Projekt ist für sich besonders
Ausgangslage
Starkes Wachstum, steigende Kosten und das Gefühl nicht den richtigen Dienstleister an der Seite zu haben gaben ausreichend Anlass Herausforderungen im Travel Management anzugehen.
Konkret störte den Travel Manager des Unternehmens die hohen Servicegebühren des Reisebüros, was jahrelanger Partner war. Zu dem kam keine richtige Kommunikation zustande, so dass über die Jahre ein sehr hoher Eigenaufwand beispielsweise im Reporting entstand. Laufende Informationen zum Reiseverhalten oder anstehenden Änderungen waren nie Thema.
Schritt 1: Erstes Gespräch
Die Situation war schnell erklärt und die Anforderungen wurden kurz, aber präzise ausgetauscht. Bereits nach dem ersten Gespräch war damit der Dienstleistungsrahmen recht gut abgesteckt. Und beide Seiten stellten fest: Die Mentalität passt.
Zügig wurden die händisch aufbereiteten Reports zum Reisevolumen ausgetauscht um einen ersten Anhaltspunkt für die Servicegebühren von Intertours zu erhalten.
Schritt 2: Kalkulation
Einfach angenehm: Der Travel Manager der Hotelkette spielte mit offenen Karten. Das bekannte Volumen wurde genau angegeben, das unbekannte wurde außen vor gelassen und die bisherigen Serviceentgelte wurden offen ausgewiesen. Die Reports wurden von Intertours aufbereitet und die erste Kalkulation erstellt.
Erst danach begannen wir das neue Travel Management zu erstellen.
Eckdaten des Kunden
Mitarbeiter
Reisevolumen
Projektdauer
Struktur des Projektes
Konkrete Erarbeitung des Konzeptes
Es dauerte mehrere Telefonate, 2 Organisationsmeetings und eine Telefonkonferenz, um die grundsätzlich wichtigen Prozesse abzustimmen . Diese wurden schriftlich festgehalten und mit Hinblick auf eine praktische Nutzung im Intertours System hinterlegt. Auf diese Weise sind wir einem optimalen Reisemanagement Punkt für Punkt näher gekommen.
Reiserichtlinie
Die zur Kommunikation aufbereiteten Reiserichtlinien (inkl. buchungsberechtigter Personen, Preisobergrenzen für Leistungen und dem Umgang mit Bonussystemen), die neu installiert wurden.
Abrechnung
Erleichterungen im Abrechnungsprozess durch die Erfassung relevanter Zusatzdaten zur besseren internen Verwendung.
Reporting
Aufbau von Reportinggründen zur besseren Auswertbarkeit von Reiseverursachern.
Reporting
Einheitliche Profilerfassung durch webgesteuerte Abfrage.
Fazit
Abgesehen von qualitativen Faktoren und angenehmen Kontakt wurden wesentliche Ziele erreicht:
Kostensenkung
Reduzierung der Servicegebühren
Zeitgewinn
Automatisierung Reports
Organisation
Einheitlicher Prozess
Es funktioniert ganz einfach: Sie traveln, wir managen.
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