"Expense": Ihr neues Reisekostenmanagement.

Komplexität runter. Effizienz hoch.

Verbessern Sie Ihre Reisekostenabrechnungsprozesse. Mit einem digitalem Tool. Und optionalem Prüfservice für Abrechnungen. Einfach delegieren.

Beratung erhalten

Was Sie über "Expense" wissen müssen

Ein kurzer Überblick.

Komplexität massiv reduzieren

Organisationsstrukturen machen Prozesse komplex. Dadurch leidet die Transparenz. Der Ausweg: Kernprozesse müssen vereinfacht und administrative Aufwand nachhaltig reduziert werden.

"Expense" bringt genau das mit: ein Tool mit einem simplen Prozess, dem alle folgen. Einfach organisiert.

Administrative Effizienz - jeden Tag

Prozesse stabil wiederholen. Ohne den Einsatz von zusätzlichen Ressourcen. Ausgaben einfach erfassen. Genehmigen. Verbuchen. Immer wieder. So geht Effizienz.

So entsteht Freiraum für strategisches.

Desktop Tool & mobile App aus der Cloud

Komplexität: Fehlanzeige. Alles schwierige ist organisiert. Hosting in der EU. Weltweiter, unbeschränkter Zugriff. Sie nutzen die Desktop Version und die mobile App - um den Rest kümmern wir uns.

Ihr Kontenplan & Ihre Ausgabekategorien

Konten erfassen. Kategorien zuordnen. Ausgaben zuweisen. Das ist die Basis für eine stabile Verbuchung. Mit Ihrer Logik. Einheitlich. Einfach nachvollziehbar.

Rechtskonform mit GoBD-Zertifizierung

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Vorgeprüft. Und zertifiziert. Für den sicheren Einsatz im Tagesgeschäft.

01 Wirklich leicht bedienbar

Mit "Expense" kann es sofort losgehen. Für Benutzer ohne Training. Das ist uns wichtig.

Falls doch Fragen aufkommen: eine umfassende Hilfe steht bereit.

02 Integrationen zum Datentransfer

Letztlich zählen nur die Daten in der Buchhaltung. Da muss es passen.

Mit den Integrationen übermitteln Sie die Abrechnungsdaten. Mit Belegen. Für Ihre Archivierung.

Alle Beteiligte sitzen in einem Boot.

03 Abrechnungs- und Prüfservice

Keine Kapazität für die buchhalterische Prüfung? Sie delegieren. Wir erledigen.

Immer inklusive

Regeln & Genehmigungen

Gute Richtlinien gehören zu einer erfolgreichen Organisation. Setzen Sie Kostengrenzen. Oder Ausnahmen.

Aktivieren Sie Genehmigungsprozesse - nach Hierarchie, Projekt oder individuellen Parametern.

Prozesssicherheit

Überfällige Ausgaben. Zur Genehmigung ausstehende Abrechnungen. Das passiert.

Mit "Expense" erstellen Sie Benachrichtigungen mit Aufgaben. Damit Prozesse im Fluss bleiben.

Intelligente Erleichterungen

Software muss wirksam unterstützen. Ihren Prozess besser machen. Unverzichtbar bei Reisekostenabrechnungen sind:

Logikprüfungen von Eingaben. Erkennung von Duplikaten. Splitten von Belegpositionen. Warnungen bei Fehleingaben. Lernende künstliche Intelligenz für die Belegerkennung.

Fragen rund um die Einführung von digitalem Reisekostenmanagement

Ist die Nutzung einer digitalen Reisekostenlösung rechtskonform?

Die Nutzung einer digitalen Reisekostenlösung ist rechtskonform, vorausgesetzt sie entspricht den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften für die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie für die Aufbewahrung von Belegen und Abrechnungen - dabei unterstützen wir Sie.

Müssen Rechnungen & Quittungen im Original aufbewahrt werden?

Gemäß der BSI TR-03138 müssen Rechnungen und Quittungen nicht im Original aufbewahrt werden, sofern eine elektronische Aufbewahrung mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten erfolgt. Dabei müssen die elektronischen Dokumente auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unveränderbar und lesbar bleiben. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass die elektronische Aufbewahrung den Anforderungen der jeweiligen Steuergesetzgebung und Buchführungspflichten entspricht.

Wie lange dauert die Einrichtung einer digitalen Reisekostenabrechnungslösung?

Die Dauer der Einrichtung einer digitalen Reisekostenabrechnungslösung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Komplexität der Lösung, der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Nutzer. In der Regel kann die Einrichtung einer einfachen Lösung mit grundlegenden Funktionen relativ schnell erfolgen, innerhalb von wenigen Tagen oder Wochen. Bei komplexeren Lösungen, die zum Beispiel individuelle Anpassungen erfordern oder in bestehende Systeme integriert werden müssen, kann die Einrichtung jedoch mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Es ist wichtig, genügend Zeit für die Planung, Implementierung und Schulung der Nutzer einzuplanen, um eine reibungslose Umstellung auf die digitale Reisekostenabrechnung zu gewährleisten.

Welcher interne Personenkreis muss bei der Einrichtung mitwirken?

Bei der Einrichtung einer digitalen Reisekostenabrechnungslösung sollten verschiedene interne Personenkreise mit einbezogen werden, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. In der Regel sollten folgende Personen beteiligt werden:

  1. Das Management: Das Management sollte die Entscheidung zur Implementierung der Lösung treffen und sicherstellen, dass die Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht und die Budgets und Ressourcen zur Verfügung stehen.

  2. IT-Abteilung: Die IT-Abteilung sollte die technische Umsetzung der Lösung übernehmen und sicherstellen, dass die Lösung mit anderen bestehenden Systemen im Unternehmen integriert werden kann.

  3. Finanzabteilung: Die Finanzabteilung sollte sicherstellen, dass die Lösung den steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen entspricht und dass die Prozesse der Reisekostenabrechnung angepasst werden können.

  4. Nutzer: Die Nutzer sollten in den Implementierungsprozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die Lösung einfach und intuitiv zu bedienen ist und den Anforderungen der Nutzer entspricht.

Je nach Größe des Unternehmens und der Komplexität der Lösung können auch weitere Personenkreise involviert werden, wie beispielsweise der Einkauf, das Controlling oder die Personalabteilung. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten frühzeitig eingebunden werden und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen reibungslos funktioniert.

Es funktioniert ganz einfach: Sie erfassen und importieren - um alles anderen kümmern wir uns!

Bereit für einen ersten Austausch?

Auf ein erstes unverbindliches Kennenlernen.

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