"Expense": Ihr neues Reisekostenmanagement.

Die Nutzung einer digitalen Reisekostenlösung ist rechtskonform, vorausgesetzt sie entspricht den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften für die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie für die Aufbewahrung von Belegen und Abrechnungen - dabei unterstützen wir Sie.

Gemäß der BSI TR-03138 müssen Rechnungen und Quittungen nicht im Original aufbewahrt werden, sofern eine elektronische Aufbewahrung mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten erfolgt. Dabei müssen die elektronischen Dokumente auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unveränderbar und lesbar bleiben. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass die elektronische Aufbewahrung den Anforderungen der jeweiligen Steuergesetzgebung und Buchführungspflichten entspricht.

Die Dauer der Einrichtung einer digitalen Reisekostenabrechnungslösung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Komplexität der Lösung, der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Nutzer. In der Regel kann die Einrichtung einer einfachen Lösung mit grundlegenden Funktionen relativ schnell erfolgen, innerhalb von wenigen Tagen oder Wochen. Bei komplexeren Lösungen, die zum Beispiel individuelle Anpassungen erfordern oder in bestehende Systeme integriert werden müssen, kann die Einrichtung jedoch mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Es ist wichtig, genügend Zeit für die Planung, Implementierung und Schulung der Nutzer einzuplanen, um eine reibungslose Umstellung auf die digitale Reisekostenabrechnung zu gewährleisten.

Bei der Einrichtung einer digitalen Reisekostenabrechnungslösung sollten verschiedene interne Personenkreise mit einbezogen werden, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. In der Regel sollten folgende Personen beteiligt werden:

1. Das Management: Das Management sollte die Entscheidung zur Implementierung der Lösung treffen und sicherstellen, dass die Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht und die Budgets und Ressourcen zur Verfügung stehen.

2. IT-Abteilung: Die IT-Abteilung sollte die technische Umsetzung der Lösung übernehmen und sicherstellen, dass die Lösung mit anderen bestehenden Systemen im Unternehmen integriert werden kann.

3. Finanzabteilung: Die Finanzabteilung sollte sicherstellen, dass die Lösung den steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen entspricht und dass die Prozesse der Reisekostenabrechnung angepasst werden können.

4. Nutzer: Die Nutzer sollten in den Implementierungsprozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die Lösung einfach und intuitiv zu bedienen ist und den Anforderungen der Nutzer entspricht.

Je nach Größe des Unternehmens und der Komplexität der Lösung können auch weitere Personenkreise involviert werden, wie beispielsweise der Einkauf, das Controlling oder die Personalabteilung. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten frühzeitig eingebunden werden und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen reibungslos funktioniert.