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In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Geschäftsreisende von der Kurtaxe betroffen sind und wie sich diese am besten bei der Reisekostenabrechnung behandeln lässt. Laut Bundesreisekostengesetz muss die Kurtaxe vom Arbeitgeber NICHT erstattet werden, was oftmals zu Verstimmungen und Verwirrung unter Geschäftsreisenden führen kann. 

Darüber hinaus lernen Sie, wie Sie Kollegen und zusätzlich Ihren Chef über diese Rechtslage aufklären können. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Abrechnungsprozess bei der Reisekostenabrechnung vereinfachen und wie Sie eine neue, faire Reglung in Ihrem Unternehmen finden könnten.

Was versteht man unter der Kurtaxe?

Die Kurtaxe, auch als Ortstaxe oder Kurabgabe bekannt, ist eine Gemeindesteuer, die häufig beim Urlaub in touristischen Orten erhoben wird. Gerade Kurstädte oder Strandorte nutzen die Kurtaxe seit Jahren. Typischerweise fällt diese bei der Übernachtung im Hotel an, um die touristischen Einrichtungen in Stande zu halten. 

Bereits seit dem Mittelalter ist es in Deutschland üblich, an beliebten Urlaubszielen eine kleine tägliche Steuer zu erheben. Somit können die Stadtverwaltungen zum Beispiel die Reinigung von Strand und Straßen oder die Instandhaltung eines schönen Schlosses bezahlen. Gerade Kurorte tun sich trotz ihrer Einnahmen durch die zahlreichen Besucher oftmals schwer damit, die Wartung und Pflege ihrer Kultur zu finanzieren.

Ein Großteil der Einnahmen geht meist direkt an die Tourismusbranche, nicht aber an wichtige andere Stellen wie den Naturschutz oder die Gebäudepflege. Für das Kommunalbudget einer Gemeinde ist die Kurtaxe daher enorm wichtig.

Die Kurtaxe fällt ausschließlich bei der Hotelnutzung von Ortsfremden an. Die Hotels leiten diesen Nächtigungsbeitrag von durchschnittlich 5% des Zimmerpreises dann an die Gemeindeverwaltung weiter. Haben Dienstreisende die Kurtaxe bezahlt, sollten sie den Beleg mit sich tragen, denn es kann durchaus vorkommen, dass dies kontrolliert wird.

Kurtaxe für Geschäftsreisende und Auswirkungen auf die Reisekostenabrechnung

Oftmals sind Geschäftsreisende und Tagungsteilnehmer von der Kurtaxe ausgenommen, um zusätzlich den Geschäftstourismus vor Ort zu fördern. Allerdings ist dies von Land zu Land und Ort zu Ort verschieden. Es entbrennen regelmäßig Rechtsstreits darüber, ob es gerecht ist, Dienstreisende von der Zahlung dieser Steuer auszunehmen. Daher ist es sinnvoll, sich vor der Planung einer Geschäftsreise darüber zu informieren, ob die Kurtaxe anfällt.

Es ist wichtig zu wissen, dass diese nach §10 Abs. 1 des Bundesreisekostengesetzes NICHT zu den Reisekosten gehört, die vom Arbeitgeber erstattet werden müssen. Das Bundesreisekostengesetz wurde 2005 ausgefertigt und ist nach der letzten Änderung in 2013 auch im Jahre 2018 in dieser Form weiterhin gültig. Diese Gesetzgebung ist nicht allgemein bekannt und häufig versuchen Arbeitnehmer wissentlich oder unwissentlich, die Kurtaxe über die Reisekostenabrechnung erstattet zu bekommen. Dies ist durchaus verständlich, laut Gesetz jedoch nicht die Pflicht des Arbeitgebers.

Für Sie als Zuständige der Reisekostenabrechnung kann das für viel zusätzliche Arbeit und für persönlichen Ärger sorgen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie auf Klarheit beharren und bereits vor der Anreise die Hintergründe der Kurtaxe erläutern. Für die Reisekostenabrechnung ist es für Sie zudem wichtig, aus der Hotelrechnung die Höhe der Kurtaxe herauslesen zu können. Bitten Sie die Kollegen nach Möglichkeit im Vorfeld der Reise, sich die Bezahlung der Kurtaxe separat bescheinigen zu lassen. Somit müssen Sie später nicht mehr recherchieren, wenn es an die Abrechnung geht.

Folgende Nebenkosten müssen laut Bundesreisekostengesetz bei Dienstreisen ebenfalls nicht erstattet werden:

• Reiseausstattung, die Betreuung minderjähriger Kinder, Stadtpläne, Arztkosten, der Verlust von persönlichen Gegenständen, Kreditkarten und ihre Gebühren, Dolmetscher, Garderobenaufbewahrung und Reiseversicherungen.

Vor der Reisekostenabrechnung sollten Sie sich mit diesen Ausnahmen gut vertraut machen, um schnell zu identifizieren, welche Kosten abzurechnen sind und welche nicht. Es lohnt sich übrigens, den Paragraphen 10 des Bundesreisekostengesetzes in übersichtlicher Form an alle Mitarbeiter im Betrieb zu kommunizieren. So vermeiden Sie, dass Sie beschuldigt werden, wenn ein bestimmter Posten nicht erstattet werden kann. Zudem garantieren Sie dadurch, dass die Kollegen alle wichtigen Informationen haben. Dies sollte idealerweise in einer Win-Win-Situation resultieren.

So gehen Sie am besten mit der Kurtaxe um

Wenn Sie eine Geschäftsreise für Kollegen planen, sollten Sie zuerst recherchieren, ob in dem jeweiligen Ort eine Kurtaxe anfällt und ob diese auch für Geschäftsreisende gilt.

Informieren Sie Ihre Kollegen darüber, damit keine Unklarheiten entstehen. Wenn die Kurtaxe vom jeweiligen Reiseort für Geschäftsreisende erstattet wird, kann es sein, dass dies erst nach Ende des Aufenthalts geschieht. In diesem Fall müssen die Kollegen die Kurtaxe im Hotel auslegen und sie nach beendigter Geschäftsreise zurückbeantragen.

Hierbei können Sie den Kollegen behilflich sein, indem Sie schon vorher das entsprechende Formular des Hotels beziehungsweise der Stadt anfragen und vorausfüllen. Wenn die Kurtaxe für Geschäftsreisende von Anfang an nicht anfällt, sollten Sie bei Hotelbuchung darauf hinweisen, dass es sich um eine Dienstreise handelt.

Somit vermeiden Sie, dass Ihre Kollegen irrtümlicherweise die Zahlung leisten müssen.

Wenn die Kurtaxe für Geschäftsreisende anfällt und nicht erstattbar ist, sollten Sie dies Ihren Kollegen rechtzeitig vor dem Tag der Abreise mitteilen, um Verärgerungen zu vermeiden. Kommunizieren Sie zusätzlich, dass Ihre Firma die Kurtaxe bei der Reisekostenabrechnung nicht berücksichtigen kann.

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter sich darüber aufregen, aber Sie können sie ganz leicht mit dem Hinweis beschwichtigen, dass ein geringer Selbstbetrag doch ein fairer Preis dafür ist, die Geschäftsreise in so einen schönen Kurort unternehmen zu können. Weisen Sie die Kollegen zudem darauf hin, sich die Zahlung der Kurtaxe im Hotel separat bescheinigen zu lassen.

Somit können Sie bei der Reisekostenerstattung ganz leicht sehen, welcher Betrag für die Übernachtung, die der Arbeitgeber bei Dienstreisen fast immer übernimmt, fällig ist, und welcher Betrag als Kurtaxe vom Arbeitnehmer eigens getragen werden muss.

Sollte es dennoch Unmut unter den Kollegen bezüglich der Kurtaxe geben, besteht eine weitere Möglichkeit darin, ein Hotel zu wählen, das außerhalb der besteuerten Orte liegt. In kleineren Regionen ist dies nicht immer möglich, da sich häufig keine Hotels in der Umgebung befinden.

Auch viele große deutsche Städte wie etwa Berlin, Hamburg oder Köln erheben inzwischen eine sogenannte Stadtsteuer, die ebenfalls etwa 5% pro Übernachtung beträgt. In diesen Fällen könne Sie recherchieren, ob es gute Hotels knapp außerhalb der Stadt gibt, die nicht allzu weit von den Veranstaltungen entfernt sind. Da die Transportkosten zum Veranstaltungsort vom Arbeitgeber übernommen werden, ist eine etwas größere Distanz zum Zielort oftmals kein Problem. In jedem Fall ist es wichtig, mit den Kollegen über diese Optionen zu sprechen und bei eventuell entstehenden Problemen auch den Kontakt zum Arbeitgeber zu suchen.

Ist die Kurtaxe erstattbar?

Obwohl das Bundesreisekostengesetz nicht erst seit 2017 klar aussagt, dass die Kurtaxe nicht zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehört, gibt es viele Arbeitgeber, die die Taxe dennoch erstatten. Schließlich handelt es sich um einen geringen Betrag von durchschnittlich 5% einer jeden Übernachtung.

Um den Service innerhalb eines Unternehmens zu verbessern, ist es im Bereich der Dienstreisen daher üblich, kleine Posten wie die Kurtaxe nicht zu einem Streitpunkt werden zu lassen. Sie wird dann kulanterweise gemeinsam mit den anderen Ausgaben einer Dienstreise erstattet. So fühlen sich die Mitarbeiter komplett unterstützt und die Reisekostenabrechnung ist ebenfalls erleichtert. Da Sie die Hotelkosten und die Kurtaxe nicht mehr voneinander getrennt abrechnen oder erstatten müssen.

Wenn Ihr Arbeitgeber die Kurtaxe bisher noch nicht übernimmt, es aber dadurch zu Komplikationen oder gar Konflikten innerhalb des Betriebs kommt, sollten Sie als zuständige Person für Reisekosten mit dem Manager oder Chef sprechen. Erklären Sie, dass es sich bei der Kurtaxe um einen recht geringen Kostenpunkt handelt und dass es die Mitarbeiter verärgert, diese Kosten selbst tragen zu müssen. Häufig lässt sich die Kurtaxe aus dem bestehenden Budget in einer Form bezahlen. Eine Variante könnte beispielsweise auch darin bestehen, zum Ausgleich den Tagessatz für Restaurantbesuche zu erhöhen oder ein Hotel der nächst besseren Kategorie zu buchen. Die Kollegen werden es Ihnen danken und noch dazu hat sich Ihre eigene Arbeit ein wenig erleichtert!