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Grundsätzlich steht es jedem Unternehmen frei, die Regeln für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Geschäftsreisen und der anschließenden Reisekostenabrechnung festzulegen.

Es gibt eine Reihe von steuerrechtlichen Vorgaben, deren Missachtung teuer werden kann. In den folgenden Abschnitten erklären wir Ihnen kurz, worauf jedes Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung achten sollte.

Welche Angaben müssen sich bei der Reisekostenabrechnung auf den Rechnungsbelegen befinden?

Nach einer Geschäftsreise spielen bei der Reisekostenabrechnung vor allem Hotelrechnungen, Mietwagenrechnungen, Taxirechnungen, Parktickets und Bewirtungsbelege eine Rolle. Flugtickets und Bahnfahrkarten werden dagegen meist zentral gebucht und bezahlt und sind demnach für die Reisekostenabrechnung relativ unbedeutend. Die einzelnen Arbeitnehmer müssen diese Posten dann oftmals nicht in Ihrer individuellen Reisekostenabrechnung berücksichtigen. Für in Deutschland ausgestellte Rechnungen gelten die in § 14 UStG festgelegten formalen Kriterien für Reisebelege und damit für die Reisekostenabrechnung. Demnach muss eine Rechnung, die einer Reisekostenabrechnung beiliegt, zumindest folgende Angaben enthalten:

- Name und Anschrift von Rechnungssteller und zum Rechnungsempfänger
- Kurze Informationen über die erbrachte Leistung
- Rechnungsdatum sowie Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Steuernummer des Rechnungsstellers
- Nettobetrag der Rechnung sowie Mehrwertsteuersätze und Mehrwertsteuersumme

Fehlen diese Aspekte auf einem Beleg, können sie nicht in die Reisekostenabrechnung mit ein fließen.
Für Rechnungen bis 250 Euro gelten bei der Reisekostenabrechnung Erleichterungsvorschriften gemäß § 33 UStDV. Bei Rechnungen aus dem Ausland ist die Finanzverwaltung kulanter. In diesen Fällen kann die ausländische Umsatzsteuer in aller Regel nur als Betriebsausgabe in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Eine Rückerstattung durch den deutschen Fiskus erfolgt nicht. Bestimmte Anforderungen müssen aber auch ausländische Belege erfüllen. Bei Übernachtungskosten ist es besonders wichtig, dass nicht nur der Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen mit kompletter Firmenanschrift als Rechnungsempfänger benannt wird. Andernfalls droht Ärger bei der Reisekostenabrechnung. Hotelrechnungen, die nicht auf das Unternehmen, sondern ausschließlich auf den Mitarbeiter ausgestellt sind, weist der Fiskus zurück. Für Mietwagenrechnungen gelten die gleichen Prinzipien. Hier muss das Unternehmen ebenfalls als Rechnungsempfänger genannt werden, um Ärger bei der Reisekostenabrechnung zu vermeiden.

Worauf müssen Sie bei Taxifahrten achten?

Kosten für Taxifahrten auf Reisen werden in vielen Unternehmen nicht gerne gesehen. Denn im Vergleich zu öffentlichen Verkehrsmitteln kosten Taxifahrten häufig mehr. Dazu kommt die komplizierte Abrechnung durch die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze bei Erstellung der Reisekostenabrechnung. Für Unternehmen gilt nicht allein der reine Betrag auf der "Uhr", sondern auch die korrekte Abrechnung. Für Fahrten innerhalb einer politischen Gemeinde (Stadtfahrt), sowie für Fahrten bis 50 km, wird eine Umsatzsteuer von 7 % fällig. Bei längeren Strecken gilt bei der Reisekostenabrechnung die reguläre Umsatzsteuer von 19%. Auf einem deutschen Taxibeleg dürfen auf Grund dessen Start- und Zielpunkt bzw. der Hinweis "Stadtfahrt" nicht fehlen. Der Rechnungsempfänger muss nicht genannt werden, solange die Fahrtkosten 250 Euro nicht übersteigen.

Was ist bei Bewirtungskosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten können gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG bis zur Höhe von 70 Prozent der gesamten Aufwendungen von der Steuer abgesetzt werden. Das ist ausschließlich dann der Fall, wenn die Aufwendungen angemessen sind. Damit das Finanzamt dies prüfen kann, müssen Bewirtungsbelege dezidierte Angaben zu den konsumierten Speisen und Getränken sowie zu den bewirteten Personen enthalten. In deutschen Gaststätten bekommen Ihre Mitarbeiter mittlerweile ein entsprechendes Formular ausgehändigt. Sie sollten bei der Reisekostenabrechnung darauf achten, dass dieses korrekt ausgefüllt ist.

Was müssen Sie bei den Verpflegungsmehraufwendungen bei der Reisekostenabrechnung beachten?

Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihren Mitarbeitern gewisse Spesensätze, den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, gewähren. Diese muss dann im Rahmen ihrer Reisekostenabrechnung deklariert werden. Das Bundesfinanzministerium legt für die Erstellung der Reisekostenabrechnung bestimmte Regelsätze und Pauschalen (für 2018 wurden diese verändert) fest. Für Reisen im Inland betragen die Pauschalen derzeit 24 Euro für eine Abwesenheit von 24 Stunden. Bei einer Geschäftsreise mit einer Abwesenheit von mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden liegt die Pauschale bei 12 Euro. Bezahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter eine Mahlzeit, verringert sich die Pauschale um 20 Prozent des Tageshöchstsatzes für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für eine Hauptmahlzeit. Damit die Verpflegungsmehraufwendungen korrekt bestimmt werden können, muss im Rahmen der Reisekostenabrechnung der exakte Beginn sowie das Ende der Dienstreise angegeben sein. Darüber hinaus müssen für die Reisekostenabrechnung Angaben dazu gemacht werden, ob Sie kostenlose Mahlzeiten, wie das Frühstück im Hotel nach einer Übernachtung oder ein Mittagessen beim Geschäftspartner, erhalten haben. Wird dies in der Reisekostenabrechnung vergessen, drohen nach einer steuerlichen Betriebsprüfung Lohnsteuernachzahlungen.

Was ist die Drei-Monatsregelung bei den Verpflegungsmehraufwendungen?

Die Verpflegungsmehraufwendungen gehören zu den komplexesten Posten unter den Reisekosten. Sie erschweren die Kontrolle der Reisekostenabrechnung, da sie ausschließlich für eine bestimmte Zeit lohnsteuerfrei gewährt werden dürfen. Neben der umständlichen Berechnung müssen Unternehmen auf die 3-Monats-Frist achten. Wenn ein Mitarbeiter an derselben Tätigkeitsstätte im Einsatz ist, dürfen Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten maximal für drei zusammenhängende Monate in der Reisekostenabrechnung gelten gemacht werden. Gewähren Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Verpflegungsmehraufwand über diese Zeit hinaus, wandelt dieser sich in einen Lohnbestandteil. Als Arbeitgeber sollten Sie Geschäftsreisen so im Blick haben, dass Sie die Abwesenheit der Arbeitnehmer exakt dokumentieren, um die Drei-Monatsregel wirksam beachten zu können.

Damit die Reisekostenabrechnung besser als 2017 gelingt und Sie weder für die Buchhaltung noch für die betroffenen Mitarbeiter zur Zumutung wird, sollten Sie mit einem professionellen Reisedienstleister wie Intertours zusammenarbeiten. Intertours stellt Ihnen ein Tool für die effiziente Reisekostenabrechnung zur Verfügung. Damit beginnt bereits die Planung einer Reise mit viel weniger Aufwand und das abrechnen der Belege (z.B. je Tag) wird erheblich vereinfacht. Jetzt mit uns in Kontakt treten und einfach besser Geschäftsreisen.