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Das richtige Geschäftsreisebüro auswählen
Die Entscheidung ist gefallen: ein Geschäftsreisebüro soll für Entlastung bei der Buchung von Geschäftsreisen sorgen - im Office Management, bei den Reisenden und in der Buchhaltung. So weit so gut. Wenn da nicht der schwierige Auswahlprozess wäre. Service, Verlässlichkeit und Know-how lassen sich nicht durch ein einziges Telefonat bewerten.
Das beste Geschäftsreisebüro stellt Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen, auch wenn Sie erst herausgefunden werden müssen, in den Vordergrund.
Guter Rat ist teuer. Die Basisfaktoren, die gute Geschäftsreisebüros auszeichnen möchte ich heute näher beleuchten:
Der Preis muss es wert sein
Man spürt den Drang den Preis über alles zu stellen. Man möchte nicht viel Zeit investieren um dann fest zu stellen, dass die Kosten so hoch sind, dass man sich mit dem Thema nicht beschäftigen möchte. Ich kenne das selbst. Glauben Sie mir, im Travel Management lohnt es sich sehr oft. Die Auswirkungen auf die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen und die Prozessverbesserungen sind erheblich.
Grundsätzlich sind die Kosten (Servicegebühren) für Geschäftsreisebüros in den letzten Jahren gefallen. Gerade alte Vereinbarungen oder eine langjährige Zusammenarbeit sind oft viel teurer.
Doch das ist nur eine Seite der Medaille, denn einfach günstigere Preise anzubieten kann kein erfolgreiches Geschäftsmodell sein.
Und aus Erfahrung wissen wir, dass man nicht immer nur das billigste kauft - die Lösung und Leistung muss passen. Aber auch für Geschäftsreisebüros bietet die Digitalisierung Möglichkeiten, die genutzt werden wollen.
Wodurch Geschäftskunden Ersparnisse bei Intertours erzielen:
1) Sonderkonditionen durch Partnerschaften mit Kooperationen (z.B. bei Airlines) und ein belastbares Netzwerk
2) sehr geringe Kosten in der Verwaltung
3) digitale und automatisierte Prozesse (z.B. in der Fakturierung / Finance über SAP)
4) Erstattungsautomation bei Flugverspätungen und Cancellations
Ein Geschäftsreisebüro muss analytisch sein
Eine Lösung kam, wurde übergestülpt und scheiterte. Das haben wir alle schon miterlebt oder mitbekommen. Das muss besser gehen. Daher sind moderne Geschäftsreisebüros beratender Business - Partner, aber vor der Beratung kommen Fragen - viele Fragen. Die Organisation eines Unternehmen findet man kein zweites Mal wieder. Nur wenn man die Prozesse und die Infrastruktur versteht, gibt es eine wirkliche Chance auf Beratung. Das kostet mehr Zeit, keine Frage, führt aber letztlich zu einem besseren Ergebnis. Und hier sprechen wir über die Punkte die Unternehmen wirklich bewegen: es geht darum, dass viele Prozesse durchdacht organisiert sind, es wirklich gut läuft und reale Kosten eingespart werden können.
Ihre Kontaktperson des Geschäftsreisebüros muss in Ihrem Sinne verstehen. Ihre Situation muss richtig eingeschätzt und analysiert werden. Ihr Ansprechpartner kann sich nur richtig verhalten, indem er vor dem Angebot Fragen stellt und gut zuhört...
Ein Geschäftsreisebüro muss Ihnen Zeit geben wollen
Läuft alles gut, haben Sie wichtige Informationen ausgetauscht. Sie sind einer Lösung näher gekommen und haben im besten Fall Spaß gehabt - eine gute Basis. Nun kommt die Hauptaufgabe: Ihre Travel Management Ziele in den Fokus bringen. Gemeinsam mit Ihnen wird eine Vorstellung zu Ihren Zielen entwickelt und erste Lösungsmöglichkeiten ausgelotet.
Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Viele Vertriebsmitarbeiter der Geschäftsreisebüros erkennen, dass viel Erfahrung, Know-how Engagement und Zeit gefordert sind. Jetzt erkennen Sie, ob Sie den richtigen Partner vorausgewählt haben. Vertriebsmitarbeiter suchen den schnellen Erfolg, dass ist Ihr Job. So werden Sie geführt und bezahlt. Ihr Arbeitgeber erwartet das.
Die Mitarbeiter des passenden Geschäftsreisebüros bringen diese Skills mit: Sie kennen sich aus und zeigen Ihnen, dass Sie und Ihre Lösung wichtig sind.
Mitarbeitern sind der zentrale Faktor
Sie spüren es schon, es kommt zuerst nicht auf das eigentliche Reisebüro für Geschäftsreisen an. Natürlich ist die Spezialisierung und die Infrastruktur sehr wichtig (dazu weiter unten mehr), aber den Unterschied macht der Mensch. Sie sind richtig bei den Menschen, die den Willen aufbringen, Sie wirklich bis zur Lösung und darüber hinaus zu begleiten. Kein einfaches "Tschaka, wir schaffen das!" oder "Das wird schon!". Ehrliches Engagement. Woran Sie das erkennen? Ein paar Indikatoren für Sie:
Schnelligkeit - Ruft man Sie schnell zurück? Antwortet man Ihnen auf Ihre Mail in akzeptabler Zeit?
Lösungskompetenz - Hat man andere Lösungsbausteine außer die eigene Leistung in das Angebot integriert? Steht ein Angebot von vornherein fest?
Teamwork - Sind die weiteren Mitarbeiter des Geschäftsreisebüros auch kompetent, schnell und zuvorkommend?
Die 7 größten Zeitfresser im Travel Management
8-seitiges Whitepaper für Office-Manager und Assistenzen mit dem Sie die 7 größten Zeitfresser im Travel Management überwinden.
Im Travel Management kommt es auf die passende Lösung an
Das richtige Geschäftsreisebüro legt jetzt richtig los. Abstimmungstelefonate, Webmeetings und Rückfrage. Mit vollem Engagement sucht man mit Ihnen die passende Konfiguration für Ihr Travel Management. Nicht immer ist der erste Vorschlag der beste, aber manches muss abgewogen und besprochen werden. Hier spielen Travel Management Center Ihre Stärken aus.
Wenn es dann doch um die Substanz geht oder mehr als Lufthansa & Co.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Geschäftsreise buchen. Der Lufthansa Flug, der zur letzten Geschäftsreise zum gleichen Ziel so gut gepasst hat, wird Ihnen nicht angeboten oder angezeigt. Nur ein Beispiel, dass die richtigen Mitarbeiter eines Geschäftsreisebüro zwar Gold wert sind, aber auch mit den richtigen Tools und Möglichkeiten arbeiten müssen. Es geht nicht nur ums das buchen einer Geschäftsreise, sondern auch darum neutral auf alle verfügbaren Leistungen Zugriff zuhaben -über die eigene Systemlandschaft, aber auch über die für Kunden nutzbaren Travel Management Systeme.
Im Travel Management nennt man das Buchungscontent. Dazu sind im Bereich Flug und Bahn eigene Lizenzen sehr wichtig um den vollen Service liefern zu können. Nur bei direktem Anschluss ist gesichert, dass Zusatzservices (z.B. Umbuchungen, Stornierungen) direkt und kostengünstig durchgeführt werden. Ihr zukünftiges Reisebüro sollte mindestens folgendes (selbst) haben:
- IATA Lizenz zur Ausstellung von Flugscheinen
- GDS Zugriff für Live - Flugcontent Web-Services, damit Travel Management Systeme angeschlossen werden können
- Möglichkeiten Low-Cost-Carrieren zu buchen
- eine eigene DB (Deutsche Bahn) Lizenz
- Zugriff auf mehrere Hotel-Provider, ohne die (teuren) Lizenzen geht es nicht.
100% Ausrichtung auf Unternehmen (Geschäftsreisen & Events)
Wenn die Lizenzbasis geschaffen ist lohnt sich ein Blick auf die weitere Tools & Services, die für Sie als Unternehmen und Geschäftsreisende wichtig sind:
- direkte Kontakt zu einer 24/7 Notfallhotline (auf Deutsch und Englisch), damit Reisende jederzeit einen Ansprechpartner haben
- Akzeptanz von Reisestellenkarten (wie z.B. Airplus und American Express) zur besten Abrechnung von Geschäftsreisen
- Berichtswesen und Reporting, damit Sie das Geschäftsreisebüro und die Reisekosten im Blick haben ein
- automatisierten Entschädigungsservice, damit Sie Entschädigungen durch Flugstornierungen und Verspätungen erhalten
- eine Profilverwaltung mit eigenem Zugriff ( Datenschutzvereinbarungen, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen standhalten Nachweisbare PCI DSS Compliance, damit Sie wissen, dass Ihre Kreditkartendaten in sicheren Händen sind
Grundsätzlich sollten Sie prüfen, ob das Geschäftsreisebüro technisch auf dem neuesten Stand ist. Guter Service braucht die beste technische Unterstützung um Ihnen den besten Service zu bieten und die besten MitarbeiterInnen langfristig zu halten. Eine moderne Arbeitsumgebung und leistungsfähige Ausstattung ist Ausdruck einer zukunftsorientierten Unternehmensausrichtung.
Alles für Ihr Business und Ihre Geschäftsreisenden
Schlussendlich müssen Sie das Gefühl haben, dass Sie als Kunde den besten Kontakt zum Business Reisebüro haben und gleichzeitig die Weichen für die Zukunft gestellt sind. Denn die spätere Zusammenarbeit soll später zu geringeren Reisekosten, erfolgreichen Reisen und zufriedenen Geschäftsreisenden führen. Dazu müssen Sie langfristig auf dem neuesten Stand bleiben und Sie regelmäßig (persönlich) mit News und relevanten Informationen versorgt werden.
Reisemanagement ist eben mehr als Buchungen durchführen und reisen.