Gesucht und gefunden

Wachstum benötigt Strukturen - auch im Travel Management

Bessere Reiseprozesse machen den Weg frei

Die Details

Icon Mitarbeiter mit Herz

160 Reisende

Icon Geld

XXX.XXX €

Icon Uhr

6 Monate

Icon Glühbirne

1 Konzept

Der Ausgangspunkt für das Projekt

Wenn ein Unternehmen wächst, dann wächst auch das Geschäftsreisevolumen - dies führt schnell zu dem Wunsch nach einer effizienteren Travel Management-Lösung. So erging es auch der medneo GmbH, bevor sie im Herbst 2017 auf Intertours zukam. Ziel war eine bedarfsgerechte und mitwachsende Lösung der Geschäftsreisen, die verschiedenste Prozesse im Unternehmen entlastet.

Die medneo GmbH suchte eine Travel Management -Lösung, die es den reisenden Mitarbeitern ermöglicht, alle relevanten Komponenten für ihre Geschäftsreisen selbst zu buchen. Bis dato wurde dies von Kollegen aus dem Office Management erledigt, da es kein einheitliches und buchungsübergeifendes System für Buchungen aller Reisearten und Abrechnungen der Geschäftsreisen gab. Hier sollte es zum einen zu einer Entlastung der entsprechenden Abteilungen kommen, gleichzeitig sollte der Prozess langfristig in dem wachsenden Unternehmen optimiert werden.

Nachdem der Anstoß aus dem Office Management, mit Rücksprache mit anderen, am Reisebuchungs- und Abrechnungsprozess beteiligten Abteilungen zur Geschäftsführung ging, war man sich im Unternehmen schnell einig, dass eine sinnvolle Lösung für das Unternehmen her muss. Daraufhin wendete sich medneo an Intertours, wodurch das Projekt "ein neues Travel Management für medneo" begann.

Ablauf des Projekts

Die Implementierung von Anfang bis Ende

Die Lösung

Nachdem Intertours den Bedarf des Unternehmens unter die Lupe genommen hatte, wurde schnell klar, welche Lösung im Travel Management für die medneo GmbH passend ist. Dem Unternehmen war es sehr wichtig, dass alle Reiseformen auf einer Plattform gebucht werden können und die Buchhaltung in der Reisekostenabrechnung unterstützt wird. Aus diesem Grund fiel die Entscheidung auf die Atlatos Buchungsplattform, da hier alle Ansprüche des Unternehmens erfüllt wurden. Durch die Lösung können mehrere Schritte im Unternehmen miteinander vereint und in einem System gebündelt werden. Hierbei ist und bleibt Intertours auch im Geschäftsreise-Alltag für das Unternehmen medneo der Ansprechpartner, wenn es zu Fragen oder benötigter Hilfe kommt.

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Die Implementierung

Die Implementierung wurde seitens der medneo GmbH hauptsächlich durch eine engagierte Mitarbeiterin aus dem Office Management betreut. Die Projektbeauftragte stellte den Schnittpunkt zwischen Intertours und dem Unternehmen während der Implementierung dar. Da bis dato nur wenig internes Knowhow im Travel Management vorhanden war, bot die Implementierung ein großes Potenzial zur Wissensbildung und Weiterentwicklung. Dank der durchgehenden Betreuung durch Intertours, stellte dieser Prozess keine Überforderung dar, sondern wurde jederzeit von einem starken Partner hilfsbereit unterstützt. Auch wurden tiefergehende, interne Travel Management-Aspekte betreut, die nicht mit der direkten Implementierung der Plattform verknüpft waren. Beispielsweise wurde gemeinsam geklärt, wie eine Reiserichtlinie sinnvoll im Unternehmen umgesetzt werden kann. Diese weiterführenden Aspekte des Travel Managements sorgten schon während der eigentlichen Implementierung immer wieder für Anpassungen und Weiterentwicklungen.

Interne Kommunikation

Selbstverständlich gab es vor und während der Implementierung eine ausgeprägte, interne Kommunikation bezüglich des Bedarfs aller Abteilungen sowie der terminlichen Zielerreichung. Nach der technisch-organisatorischen Implementierung, die im April 2018 abgeschlossen war, sollten ab Herbst 2018 auch alle reisenden Teammitglieder in der Lage sein, die eigenen Geschäftsreisen über die neue Plattform zu buchen. Dafür wurde zunächst ein Pilotprojekt mit einer ausgewählten Gruppe von vielreisenden Teammitgliedern gestartet. Nachdem der Prozess verstanden und die Nutzung der Plattform geschult wurde, wurden nach und nach auch alle weiteren Bestandsmitarbeiter geschult und befähigt, in Zukunft die eigenen Geschäftsreisen sowie die für mitreisende Kollegen zu buchen.

Der Erfolg

Die Projektbeauftragte ist mittlerweile stolz, dass alle Geschäftsreisen innerhalb des Unternehmens von den Mitarbeitern selbst gebucht werden können. Hierbei ist immer wieder zu beobachten, dass sich die Kollegen im Team untereinander bei Problemen oder kleinen Wissenslücken helfen können und wollen. Das Office Management wird hierdurch entlastet, ebenso die Buchhaltung, aufgrund des neuen Rechnungsverfahrens. Die Geschäftsreisenden haben mehr Verantwortung und Freiheit in ihrer Reiseplanung, da sie ihre Buchungen ohne Reiserichtlinie (lediglich eine obere Begrenzung ist im System vermerkt) nach dem Motto "Stay reasonable!" durchführen können. Der Prozess der Geschäftsreisebuchung wird im Unternehmen als entspannt und entzerrt wahrgenommen - für ein wachsendes Unternehmen, wie die medneo GmbH, ein wichtiger Faktor in der Weiterentwicklung. Dies führt zu dem Ergebnis, dass das Unternehmen weitere Entwicklungen, Anpassungen und Add-Ons für sein Travel Management ins Auge fasst - mit Intertours an seiner Seite.

Reiseplanung für Geschäftsreise

Eindrücke der Implementierung des Systems

Unsere Kunden haben Ihnen eins voraus: Sie wissen, dass man uns vertrauen kann!

Ich möchte die besondere Zusammenarbeit mit Intertours hervorheben. Das Service-Team hatte, neben Herrn Will, jederzeit ein offenes Ohr für unsere Fragen.
— Projektbeauftragte, Office Management
Auf jede Idee oder Frage von unserer Seite wurde schnell, freundlich und umfassend eingegangen.
— Projektbeauftragte, Office Management
Die Implementierung war zwar herausfordernd, aber niemals hat man sich hilflos oder überfordert gefühlt.
— Projektbeauftragte, Office Management

Der 3-Schritte Weg zum optimalen Travel Management

So wird aus einem Bedarf eine Lösung

  • 01| Die Bedarfsanalyse
  • 02| Das Konzept
  • 03| Die Umsetzung

Sobald ein Unternehmen bei Intertours anfragt, wird zunächst einmal die Ausgangslage, also der Ist-Zustand, im Unternehmen abgefragt. Hierbei wird in Erfahrung gebracht, welche Travel Management Aspekte bereits ausreichend beachtet werden, wo es Ausbau- und Optimierungspotenzial gibt und an welchen Ecken Intertours ganz neue Wege aufzeigen kann. Hauptsächlich wird in diesem umfassenden Erstgespräch der bewusste Bedarf erhoben. Zusätzlich können interne Umfragen gestartet werden, um den tatsächlichen, abteilungsübergreifenden Bedarf zu entdecken - nur wenn dieser bekannt ist, kann eine langfristige sinnvolle Travel Management-Lösung erarbeitet werden.

Ihre Projekt mit Intertours

Intertours steht Ihnen als Ihr Partner und Spezialist für Geschäftsreisen mit Rat und Tat zur Seite! Wir bieten unseren Service an, damit Sie das für Ihre Bedürfnisse optimale Travel Management in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Lohnt sich ein professionelles Travel Management?

Mit unserer Wirtschaftlichkeitsanalyse finden Sie schnell und einfach heraus, wie wirtschaftlich ein modernes Travel Management für Ihr Unternehmen wäre.

 

Informationsgespräch zu Ihrem Travel Management

Lassen Sie uns in einem ersten kostenfreien Gespräch herausfinden, ob Intertours eine Lösung für Sie entwickeln kann. Eine erste Abstimmung geht schnell und bringt Ihnen ein erstes Gefühl, ob ein Reisebüro für Geschäftsreisen Sie weiterbringt.










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