Warum CFOs ihre Zahlungsstrukturen neu denken müssen – bevor es teuer wird

Der blinde Fleck im CFO-Desk

CFOs treiben die Digitalisierung voran, optimieren Reportings, reduzieren Risiken und sichern Compliance. Doch bei einem Prozess herrscht oft stille Toleranz: den Zahlungen unterwegs. Reisekosten, spontane Buchungen, private Auslagen – all das wird in vielen Unternehmen immer noch über Workarounds abgewickelt, ohne zentrale Steuerung. Und genau das wird teuer.

"Kein CFO würde seinen Zahlungsprozess heute genauso nochmal bauen – aber genau das passiert."

Wie sieht die Realität heute aus?

In vielen Organisationen zahlen Mitarbeitende ihre Reisen und Spesen privat, scannen Belege, reichen sie per E-Mail oder Excel ein und hoffen auf eine pünktliche Erstattung. Kreditkarten sind vorhanden, aber weder zentral verwaltet noch mit Ausgabelimits, Projektbezug oder Abteilungszuordnung versehen. Die Buchhaltung bekommt PDFs, manuelle Belege und unstrukturierte Informationen – der Monatsabschluss wird zur Geduldsprobe. Forecasts hinken der Realität hinterher. Diese Strukturen wurden nicht strategisch geplant. Sie sind gewachsen.

Die versteckten Kosten eines unbewussten Prozesses

Diese scheinbar "funktionierenden" Prozesse verursachen jeden Monat beachtliche versteckte Kosten. Jede Spesenabrechnung erzeugt laut Studien zwischen 25 und 35 Euro internen Aufwand: Durch Nachfragen, Korrekturen, fehlende Belege, Dubletten oder falsch zugeordnete Zahlungen. Dazu kommen Risiken: Verlorene Belege können im Audit teuer werden. Und wenn Budgets nicht in Echtzeit sichtbar sind, werden Forecasts zur Spekulation. Auch auf Mitarbeiterebene entstehen Spannungen: Wenn die Erstattung Wochen dauert, leidet das Vertrauen.

Warum passiert das trotzdem?

Weil sich viele dieser Zustände schleichend entwickelt haben. Vorkasse wurde eingeführt, als die Organisation klein war. Kreditkartenprogramme starteten für Einzelpersonen, nie als steuerbare Infrastruktur. Die Verantwortung für den Zahlungsprozess liegt irgendwo zwischen Finance, Travel Management und HR. Niemand sieht das Ganze. Und: Spesenprozesse gelten oft als nachgelagert, nicht als strategisch. Dabei verursachen sie täglich operative Friktion.

Das eigentliche Problem ist nicht der Aufwand. Sondern: Der Prozess wurde nie gebaut.

Was würde ein CFO heute anders machen?

Würde man heute auf einem leeren Blatt beginnen, wären die Strukturen klarer: Ausgaben wären zentral steuerbar, mit klaren Ausgabelimits, Bezugsrahmen pro Projekt oder Kostenstelle. Die Zahlung selbst wäre schon Teil des Controllings: Jeder Spend erfasst, belegt, digital übertragen – mit Echtzeitdaten für Forecasts und Reporting. Belege würden zum Zeitpunkt der Zahlung verpflichtend hochgeladen. Die Buchhaltung würde vorkontierte Buchungen direkt übernehmen. Und das Ganze wäre in SAP FI oder DATEV ohne Systembruch sichtbar. Kein IT-Mammutprojekt. Kein Change-Marathon. Einfach ein bewusst gebauter Prozess.

Der Reflexionsrahmen: 7 Fragen, die jeder CFO stellen sollte

Wenn Sie Ihre aktuelle Struktur bewerten möchten, helfen diese sieben Leitfragen:

Je mehr Fragen Sie mit „Nein“ beantworten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Zahlungsprozess operativ Energie zieht – ohne strategischen Wert zu liefern.

Fazit: Wer steuert den Zahlungsprozess – und mit welchem Ziel?

Zahlungsprozesse sind kein administratives Detail. Sie sind ein finanzielles Betriebssystem. Wenn CFOs sie nicht bewusst steuern, tun es Tools, Mitarbeitende oder Zufall. Und genau das erzeugt Reibung, Aufwand und Risiko. Das Gute: Der Wandel beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit einer Frage:

Wenn Sie diesen Prozess heute neu bauen würden: Würden Sie es genauso machen?