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Was muss ein Travel Management System können?

Die Umstellung von (langjährig) eingesetzten Softwarelösungen ist wirklich aufwendig und für die Projektverantwortlichen eine Belastung, die nicht zu unterschätzen ist. Das gilt auch im Bereich Business Travel Management. Immer wieder kommen neue Angebote und locken Unternehmen. Doch welche Basisfaktoren muss ein Travel Management System überhaupt erfüllen, bevor man sich um die wesentlichen Faktoren kümmert?

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Nicht die Hochglanzfunktionen sichern den Erfolg eines Travel Management System, sondern das Gesamtkonzept entscheidet.

Die Konzepte und Zielgruppen der Travel Management Systeme sind genau so unterschiedlich, wie undurchsichtig. Gleiches gilt für die Grenzen und Schwächen, die sicherlich niemand auf Webseiten finden wird. Wir geben Ihnen eine Orientierung:

Die Basis eines guten Business Travel Management Systems

Travel Managemen System von Intertours

In diesem Fall kommt das langweiligste zuerst:

- technische Erreichbarkeit

- Datenschutz / Schutz der Mitarbeiter und Buchungsdaten

- Sicherheit Ihrer Zahlungsmittel

Die Basis sind eben die technischen und rechtlichen Grundlagen, ohne die Sie kaum eine rechtssichere Nutzung abbilden können. Gerade in 2018 kommen eine ganze Reihe an verschiedenen Herausforderungen (z.B. Veränderungen im Bereich Kreditkartenzahlungen und die EU - Datenschutzgrundverordnung) auf Unternehmen zu. Neben ganz praktischen Punkten, wie eine permanente Verfügbarkeit (sprich ohne Ausfälle und lange Ladezeiten) ist ein Travel Management System kaum sinnvoll zu nutzen. Daher sollte man Ihnen, auf Rückfrage, eine Antwort zum Service-Level und dem Hosting des Systems geben können. Wer diese Hürde heutzutage nicht nehmen kann wird sicherlich in vielen Auswahlprozessen das nachsehen haben (wobei das vermutlich die absolute Ausnahme sein wird).

In einem Travel Management System befinden sich eine erhebliche Anzahl an Daten zu Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die schützenswert sind. Die Daten müssen besonderen Maßnahmen geschätzt werden, auch von Ihren Dienstleistern. Praktisch wird dies mit sogenannten Auftragsdatenverarbeitungsverträgen abgebildet, in denen diese Schutzmaßnahmen fixiert werden. Denn: im Zweifel müssen Sie (auch den Mitarbeitern Ihres Unternehmens) angeben können, wo welche Daten gespeichert werden. Für die meisten Unternehmen ist Standort und die Speicherung von Daten in der EU zwingende Vorgabe.

Das Travel Management ist geprägt von Abrechnungen und Abrechnungsdaten. Im Umfeld von Zahlungsdaten kommt es zu Betrugsfällen, die in jedem Fall minimiert werden müssen. Dort wo beispielsweise Kreditkartendaten gespeichert werden sind daher Zertifizierungen notwendig oder sogar vorgeschrieben. Lassen Sie sich diese Zertifikate (Zertifizierung nach PCI DSS) nachweisen.

Mit diesen drei Basisfaktoren haben Sie schon einen wesentlichen Schritt in Richtung passendes Travel Management Systems getan.

Unkomplizierte Anpassungen des Travel Management Systems

Einstellungen im Travel Management System

Ihr Unternehmen bringt mit Sicherheit besondere Leistungen oder Produkte in den Markt, sonst könnten Sie kaum bestehen. Sie werden Dinge besser lösen als Ihre Mitbewerber. Und damit machen Sie einiges anders. Genau deshalb sollten Online-Buchungssysteme, wie Atlatos, anpassbar und mit vielen optionalen Funktionen ausgestattet sein. So sollten sich Ihre Firmenstruktur (mit Niederlassungen, Standorten und verschiedenen Rechnungsadressen) genauso abbilden lassen, wie die Nutzung von Workflows. Vielleicht ist heute kein besonderer Genehmigungsprozess notwendig - morgen könnte sich das ändern oder der Workflow dient einfach der Informationen für Abteilungen, die im Prozess beteiligt sind. Es geht also um Basisfunktionen, die Sie nutzen (optional) in Ihrem Reisemanagement nutzen können.

Achten Sie aber gleichzeitig darauf, wie man mit Sonderwünschen umgeht. Gibt es laufende Entwicklungen und Umsetzungen? Sind Änderungen grundsätzlich möglich? Und auch umsetzbar? Gibt es in Ihrem Szenario wünsche die Reisekostenabrechnung anzubinden oder direkt im Travel Management System durchzuführen?

In der Praxis lassen sich Anpassungen vornehmen - nicht selten aber mit sehr langen Wartezeiten (bei vollen Projektplanen der Systemanbietern auch bis zu einem Jahr) oder ungeplanten Zusatzkosten.

Der Schlüssel: die Quellen des Travel Management Systems

Schlüssel zur erfolgreichen Travel Mangement System Nutzung

Wenn Sie sich wundern, dass Sie bis hierher noch nicht einen Satz über die Buchung von Geschäftsreisen gelesen haben, kann ich das wirklich gut nachvollziehen. Ich spare mir auch Floskeln, dass man beim Fundament...

Wenn es aber um die praktischen Buchungen geht ist eins unverzichtbar: ein breites Angebot. Warum? Weil Anbieter wie Airlines, Hotels und auch Mietwagen unterschiedliche Angebote über verschiedene Schnittstellen ausliefern. Low Cost Carrier benötigen in der Regel Direktschnittstellen um buchbar zu sein. Diese Integrationen haben nicht alle Travel Management Systeme oder bieten dies nur gegen einen monatlichen Mehrpreis an. Oder Hotels sind über verschiedene Portale zu unterschiedlichen Preisen buchbar.

Also achten Sie darauf, dass:

- alle sinnvollen Airlines (kostenfrei) angebunden sind

- mehrere Hotelportale eingespeist werden (und nicht nur eins)

- keine Steuerung des Angebots genutzt wird (z.B. werden nur Mietwagen von Europcar oder Sixt angezeigt)

Unter Umständen kann auch ein entschiedener Faktor sein, ob sich Corporate - Rates oder Firmenraten integrieren lassen. Damit zeitsparend gebucht werden kann sind, je nach Anzahl der Reisenden, weitere Quellen relevant. Denn bei der Buchung werden auch immer die persönlichen Daten der Reisenden benötigt. Wenn Sie über eine Vielzahl von Reisenden verfügen, ergeben sich auch automatisch viele Änderungen (Ein- und Austritte, Namensänderungen, etc.). Auch diese Daten müssen effizient und sicher in Travel Management Systemen übertragbar sein.

Travel Management System vs. Service?

Bei allen Funktionen und Möglichkeiten darf man eins nicht außer acht lassen: das System muss (wenn auch manchmal sehr kurz) eingerichtet werden. Es ergeben sich Fragen und Sie benötigen Antworten. Nicht nur zur Einführung, sondern auch bei der Bedienung des Systems. Mitarbeiter haben ganz unterschiedliche Affinitäten. Oder Sie benötigen einfach Hilfe bei Einstellungen. Oder es geht mal was schief und Sie benötigen schnell und unkomplizierte Hilfe.

Alles das leistet der richtige Kontakt zu einem Geschäftsreisebüro - rund um die Uhr, auf Deutsch und English.

Sehen Sie das Reisebüro als Teil des Puzzles und Ergänzung des Travel Management Systems, dann haben Sie nicht nur ein System, sondern eine Lösung für Ihre Business Travel Aktivitäten und jede einzelne Geschäftsreise.

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