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Verpflegungsmehraufwand – der Hintergrund
Reisen aus beruflichen Gründen gehören in vielen Unternehmen heutzutage zum Alltag. Dabei kann es sich um eine Präsentation, eine Schulung oder ein Seminar in einer anderen Stadt handeln oder aber um eine mehrtätige Reise zu Firmenpartnern im Ausland. Reisen, die aus beruflichen Gründen unternommen werden, stellen eine Auswärtstätigkeit dar und sind in der Regel mit Kosten für den Arbeitnehmer, Unternehmer oder Selbstständige verbunden. Dies betrifft sowohl die Anreise, die Übernachtung bei mehrtätigen Reisen sowie die Kosten für Verpflegung während der Abwesenheit. Damit den Arbeitnehmern kein finanzieller Nachteil durch Dienstreisen entsteht, können solche Kosten, die im Zusammenhang mit der Reise zusätzlich anfallen, steuerlich als Werbungskosten geltend gemacht werden, sofern diese nicht vom Arbeitgeber oder anderen Instanzen übernommen werden. Selbstständige und Unternehmer wiederum können bei Übernahme der Reisekosten für ihre Mitarbeiter oder aber bei eigenen Reisen diese Kosten ebenfalls bei der Steuererklärung angeben. In diesem Fall spricht man von Betriebsausgaben. Eine dieser Ausgaben ist der Verpflegungsmehraufwand, der gesetzlich einheitlich für alle Branchen geregelt ist.
Verpflegungsmehraufwand – die Definition
Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den Reisekosten, die im Rahmen einer beruflichen Reise steuerfrei als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzbar sind. Er bezeichnet speziell jene Aufwendungen, die für die Verpflegung während einer Tätigkeit außerhalb der eigenen Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte ab einer bestimmten Dauer zusätzlich anfallen. Hintergrund für die Möglichkeit der Absetzbarkeit des Verpflegungsmehraufwands ist die Annahme, dass die Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise deutlich höher sind als zu Hause bzw. am regelmäßigen Arbeitsplatz. Da jedoch auch zu Hause oder bei der regulären Tätigkeit Kosten für Verpflegung entstehen – schließlich muss jeder auch für seine Einkäufe im Supermarkt ganz normal bezahlen – werden die Kosten während einer Geschäftsreise als Mehraufwendungen für Verpflegung bezeichnet und nicht als Aufwendungen generell. Vor diesem Hintergrund, die Differenz zwischen regulären Kosten im Alltag und zusätzlichem Aufwand für Verpflegung auf berufsbedingten Reisen zu berechnen, wurden letztlich auch die absetzbaren Beträge angesetzt.
Während Fahrtkosten und Übernachtungskosten aus Sicht des Arbeitnehmers häufig im Vorhinein vom Arbeitgeber übernommen werden – oft dadurch, dass das Unternehmen die Buchung tätigt – muss sich der Arbeitnehmer meist selbst um die Verpflegung vor Ort kümmern. Die Kosten, die ihm hier zusätzlich entstehen, können jedoch im Nachhinein von ihm selber oder aber vom Unternehmen von der Steuer abgesetzt werden.
Für den Verpflegungsmehraufwand werden grundsätzlich Pauschbeträge angesetzt, die von der Dauer der Abwesenheit abhängen. Es ist nicht möglich, die tatsächlichen Kosten durch das Einreichen von Kassenbelegen, Rechnungen oder Quittungen geltend zu machen. Entscheidend ist zudem die Dauer der Abwesenheit, die mindestens 8 Stunden betragen muss, damit Erstattungen des Verpflegungsmehraufwands möglich sind. Hierbei zählt die Abfahrtszeit vom Wohnort oder aber der regelmäßigen Arbeitsstätte. Wer morgens zunächst ins Büro fährt und von dort aus die Dienstreise startet, für den zählt für die Berechnung die Abfahrtszeit vom Büro.
Rechtliche Grundlage zum Verpflegungsmehraufwand
Die gesetzliche Grundlage zum Verpflegungsmehraufwand finden Sie im Einkommenssteuergesetz. Dieses regelt im Allgemeinen die Besteuerung des Einkommens und gibt unter anderem an, wer in welchem Umfang steuerpflichtig ist, welche Einnahmen steuerfrei sind oder in welchen Fällen es Steuerermäßigungen gibt.
Im Einkommenssteuergesetz ist jedoch nicht nur festgelegt, welche Steuern wann zu zahlen sind, sondern auch, welche Kosten von der Steuer abgesetzt werden können. Hierzu zählen die Werbungskosten, die im Paragraph (§) 9 beschrieben sind. Sie werden als „Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“ definiert. Neben dem Verpflegungsmehraufwand zählen auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten zu den Reisekosten im Sinne des Einkommenssteuergesetzes und sind somit absetzbar. Während Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten jedoch in tatsächlicher Höhe erstattungsfähig sind bzw. Sie bei Fahrt- und Übernachtungskosten die Wahl zwischen Erstattung einer Pauschale und den tatsächlichen Kosten haben, gelten für den Verpflegungsmehraufwand stets festgelegte Pauschalbeträge.
Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit vom Verpflegungsmehraufwand und weiteren Reisekosten ist die berufliche Veranlassung zur Auswärtstätigkeit. Bei Arbeitnehmern ist diese gegeben, wenn sie im Interesse des Arbeitgebers reisen, bei Selbstständigen, wenn sie im Sinne ihrer selbstständigen Tätigkeit bzw. ihrer eigenen Firma reisen. Dazu gehören klassischerweise Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder zu anderen Firmenniederlassungen oder aber die Teilnahme an Fortbildungen, Tagungen oder Messen. Bei Selbstständigen und Unternehmen, die Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen können, ist die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar.
Ansprüche bei Inlandsreisen
Zum 01. Januar 2020 wurden die Pauschbeträge im Vergleich zu den Jahren davor zu Gunsten der Arbeitnehmer angehoben. Nach § 9 Abs. 4a EStG gelten seitdem die folgenden Regelungen für den Verpflegungsmehraufwand:
Dauer der Abwesenheit des Arbeitnehmers: Pauschbetrag für Verpflegung
- 8 -24 Stunden Abwesenheit von der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte: 14 Euro
- An- und Abreisetag bei mehrtägiger Abwesenheit mit Übernachtung (keine Mindestdauer erforderlich): 14 Euro pro Tag
- 24 Stunden Abwesenheit von der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte: 28 Euro
Bisher betrugen die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung 12 Euro statt 14 Euro bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheitsdauer, am Tag der Anreise sowie am Tag der Abreise bzw. 24 Euro statt 28 Euro bei vollen Tagen. Die Beträge werden regelmäßig vom Finanzministerium geprüft und angepasst.
Ansprüche bei Auslandsreisen
Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten andere Pauschbeträge als im Inland, da die Mehraufwendungen für Verpflegung in anderen Ländern schließlich unterschiedlich hoch ausfallen. Aus diesem Grunde wurden die absetzbaren Beträge dem Preisniveau der Länder angepasst. Da es auch innerhalb eines Landes Regionen oder Städte mit höheren bzw. niedrigeren Preisniveaus gibt, wurden bei einigen Ländern die Pauschbeträge zudem noch mal spezifiziert. Einige Beispiele für die Beträge seit dem 01. Januar 2020 finden Sie in folgender Auflistung:
Pauschale für Verpflegungsmehraufwand bei Anreise und Abreise sowie bei Abwesenheit 8-24 Stunden / Pauschale für Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit 24 Sunden
- Italien: 27 Euro / 40 Euro
*Mailand: 30 Euro / 45 Euro - Spanien: 23 Euro / 34 Euro
*Madrid/ Kanaren: 27 Euro / 40 Euro - Frankreich: 29 Euro / 44 Euro
*Paris: 39 Euro / 58 Euro - Dänemark: 39 Euro / 58 Euro
- Niederlande: 32 Euro / 47 Euro
- Belgien: 28 Euro / 42 Euro
- USA: 34 Euro / 51 Euro
*New York: 39 Euro / 58 Euro
*Los Angeles: 37 Euro / 56 Euro
*Miami: 43 Euro / 64 Euro
- Japan: 35 Euro / 52 Euro
*Tokio: 44 Euro / 66 Euro
- China: 33 Euro / 50 Euro
*Peking: 31 Euro / 46 Euro
*Hongkong: 49 Euro / 74 Euro
Bei eintägigen Geschäftsreisen ins Ausland ist der letzte Ort der Tätigkeit außerhalb Deutschlands maßgeblich für die Berechnung des Pauschbetrages. Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt jeweils die Verpflegungspauschale des Ortes, der vor 24 Uhr erreicht wird, am Abreisetag der letzte Tätigkeitsort im Ausland vor der Rückkehr nach Deutschland. Bei Flugreisen entscheidet der Ort der Landung über die Höhe der Erstattung für den Verpflegungsmehraufwand.
Für alle in der kompletten Auflistung nicht erfassten Länder gilt der Pauschbetrag für Luxemburg ebenso wie für Schiffsreisen, bei denen kein Hafen angefahren wird. Handelt es sich beim Ort der Tätigkeit um Übersee- oder Außengebiete eines Staates, so sind die die Pauschbeträge des Mutterlandes ausschlaggebend.
Sonderregelungen & Ausnahmen bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwands
Die Pauschbeträge für den Arbeitnehmer können gekürzt werden, wenn der Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber voll oder anteilig übernommen wird oder aber dieser anderweitig ersetzt wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bei Übernachtungen das Frühstück inkludiert ist oder wenn bei ganztägigen Seminaren das Mittagessen gestellt wird. Die Kürzung der Mehraufwendungen für Verpflegung ist nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG prozentual geregelt und entspricht 20% für das Frühstück sowie jeweils 40% für Mittag- und Abendessen. Bei ganztägigen Dienstreisen, für die eine Pauschale von 28,-€ im Inland angesetzt ist, sind das umgerechnet 5,60€ für das Frühstück bzw. jeweils 11,20€ für Mittag- und Abendessen. Natürlich ist es auch möglich, dass beispielsweise nur ein Verpflegungsmehraufwand bei Anreise oder bei Abreise entsteht. Bei Auslandreisen werden die jeweils geltenden Pauschbeträge entsprechend prozentual gekürzt.
Eine weitere Ausnahmeregelung bildet das Zusammenrechnen von Abwesenheitszeiten. Diese gilt, wenn Sie als Unternehmer oder als Arbeitnehmer eine Dienstreise an einem Tag beginnen und am nächsten Tag vollenden, ohne dass Sie auswärts übernachten. Die Zeiten der Abwesenheit von der Wohnung bzw. des regelmäßigen Arbeitsplatzes werden dann zusammengerechnet. Ergibt sich eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, so haben Sie Anspruch auf die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands.
Dasselbe gilt, wenn Sie an einem Tag mehrere Dienstreisen durchführen. Auch in diesem Fall werden die Zeiten zusammengerechnet und fallen ab einer Dauer von 8 Stunden unter das Gesetz zur Abrechnung von Mehraufwendungen für Verpflegung.
Da sich die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands sowie weiterer Reisekosten aufgrund vieler Details und eventuellen Ausnahmen kompliziert gestalten kann, empfiehlt sich die Nutzung unseres Rechners zur Kalkulation der individuellen Reisekostenerstattung.
Den Verpflegungsmehraufwand geltend machen
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Arbeitnehmer Mehraufwendungen für Verpflegung bzw. Reisekosten im Allgemeinen geltend machen können. Die erste ist die Reisekostenabrechnung, bei der Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Nebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber erstattet werden. Jedes Unternehmen hat dazu in der Regel Vordrucke, die lediglich vom Arbeitnehmer ausgefüllt werden müssen. Häufig werden gerade bei mehrtätigen Dienstreisen die Anreise und die Unterkunft bereits von der Firma für die reisenden Arbeitnehmer gebucht, so dass diese dafür keine Auslagen haben. Verpflegungsmehraufwendungen hingegen müssen oft über die Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Wenn der Arbeitgeber im Vorhinein für keinerlei Kosten aufkommt, so sollten Arbeitnehmer bei der Reisekostenabrechnung für Übernachtungskosten, Nebenkosten wie Parkgebühren oder dienstliche Telefonate sowie Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder aber für Flüge die entsprechenden Belege einreichen. Dies ist beim Verpflegungsaufwand nicht notwendig, da nicht die tatsächlichen Kosten, sondern die bereits erwähnten Pauschalen erstattet werden.
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Reisekosten der Arbeitnehmer steuerfrei erstatten, das heißt, die Kosten können nicht einfach zum Brutto-Lohn bei der Gehaltsabrechnung hinzugerechnet werden. Der Arbeitnehmer erhält die Reisekosten abgabenfrei ersetzt. Letztlich können die übernommenen Reisekosten der eigenen Angestellten von Ihnen als Unternehmen bei der Steuer ebenfalls eingereicht werden.
Wird der Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber nicht oder nur teilweise erstattet, so können Arbeitnehmer die Mehraufwendungen für Verpflegung sowie die weiteren (überschüssigen) Reisekosten bei der Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Selbstständige und Unternehmer setzen diese wiederum als Betriebsausgaben ab. Dabei können sowohl die Kosten für Dienstreisen angegeben werden, die Sie als Unternehmer selbst unternommen haben, als auch jene, die Sie Ihren Mitarbeitern erstattet haben. Bei vorherigen Teilerstattungen muss in jedem Fall dargelegt werden, welche Kosten bereits übernommen wurden.
Obwohl die Finanzämter in der Regel nicht jede Dienstreise im Detail prüfen, ist es sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber wichtig, eine detaillierte Aufstellung aller beruflich bedingten Reisen im Detail anzufertigen, damit Sie diese selbst auch nach Monaten noch einzeln nachvollziehen können und in der Lage sind, nach Aufforderung darzulegen. Grundsätzlich sollten daher trotz der festgelegten Pauschbeträge auch alle Belege für den Verpflegungsmehraufwand sowie anderer Reisekosten aufbewahrt werden für den Fall, dass es zu einer Prüfung durch das Finanzamt kommt.
Vorher lag die Spesenpauschale bei 12 € für einen Tag ab 8 Stunden, dazu zählen auch der An- und Abreisetag. Ab 24-stündiger Abwesenheit belief sich der Spesensatz auf 24 € – Für 2020 wurde der Verpflegungsmehraufwand nun angehoben: zukünftig bekommt man ab einer 8-stündigen Abwesenheit 14 € und ab 24-stündiger Abwesenheit 28 € pauschal vergütet.
Sobald ein Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen seiner Wohnung sowie seiner ersten Tätigkeitsstätte länger als 8 Stunden fern bleiben muss, entsteht Verpflegungsmehraufwand, der pauschal vergütet werden kann.
In den allermeisten Fällen zahlen die Arbeitgeber den entstandenen Verpflegungsmehraufwand für den Arbeitnehmer – sie sind dazu allerdings nicht verpflichtet. Es besteht kein rechtlicher Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.
Zu den Reisekosten gehören neben den Fahrtkosten, Reisenebenkosten und Übernachtungskosten auch die Verpflegungskosten und für genau diese greift der Verpflegungsmehraufwand, da der Arbeitnehmer gezwungen ist, außerhalb zu essen beziehungsweise sich selbst zu versorgen.
Der Verpflegungsmehraufwand zählt nicht zum Brutto-Arbeitslohn und ist daher steuerfrei.
Statt dem Arbeitgeber alle Einzelbelege vorzulegen und zu erläutern, warum jede Ausgabe so getätigt wurde, wie man es getan hat, gibt es die Möglichkeit, den Aufenthalt pauschal auszulösen – so verzichtet man auf lange Diskussionen und kommt wesentlich einfacher ans Ziel.
Die Verpflegungsmehraufwendungen werden vom Arbeitgeber entrichtet. Er ist dazu nicht verpflichtet, zahlt aber in den meisten Fällen ohne weitere Probleme.
Gesetzlicher Anspruch für Verpflegungsmehraufwand besteht nicht. Wenn der Arbeitgeber die Pauschalen nicht entrichten will, dann ist ihm dies freigestellt. Der Arbeitgeber entscheidet also, ob dem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen gezahlt werden, oder nicht.
Verpflegungsmehraufwand kann auch für Auslandsaufenthalte dienstlicher Natur gezahlt werden – dabei gibt es Tabellen, die aufzeigen, wie hoch die jeweiligen Verpflegungspauschalen des Landes sind. Diese richten sich danach, wie die preisliche Gestaltung des Landes aussieht. So wird umgangen, dass der Arbeitnehmer viel zu viel oder viel zu wenig Geld zurückbekommt.