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Für Veranstalter und Teilnehmer einer Veranstaltung bietet die Deutsche Bahn das sogenannte Veranstalterticket an. Dieses exklusive Angebot gilt für die An- und Abreise von Teilnehmern zur entsprechenden Veranstaltung.

Im folgenden Blogbeitrag haben wir ein Angebot zum Veranstaltungsticket für Sie genauer unter die Lupe genommen. Wir klären Sie über die Vorteile und Grenzen des Veranstaltertickets auf und informieren über die Rechte der Reisenden!

Wenn Sie schonmal eine Veranstaltung geplant haben, wissen Sie sicherlich, dass dies nicht einmal so innerhalb eine Tages von der Hand geht. Eine Veranstaltung beansprucht nicht nur die organisatorischen Fähigkeiten, sondern erfordert zudem einen enormen Zeitaufwand. Neben der Organisation der Location, dem Catering und der Gästeliste, muss ein Veranstalter zusätzlich sämtliche Richtlinien und Gesetze beachten. Dabei ist noch nicht geklärt, wie jeder einzelne Teilnehmer zur Veranstaltung gelangt und wo er möglicherweise unterkommt. 

Für das erste Problem hat die Deutsche Bahn das Veranstalterticket eingeführt: 

1. Angebotskonditionen des Veranstaltertickets

Im Vorfeld einer Reise wird das Reiseziel und die Zeitspanne angegeben. Jeder Teilnehmer kann mit dem Veranstalterticket von jedem beliebigen Bahnhof zur Veranstaltung gelangen.

Das Angebot der Deutschen Bahn gilt dann vom Veranstalter als angenommen, sobald eine schriftliche Bestätigung eintrifft. Eine Bestätigung wird auch durch eine Zusage in Form einer E-Mail anerkannt. Die Veranstaltertickets sind daraufhin frühestens 6 Monate vor Beginn der Veranstaltung buchbar.

Die Deutsche Bahn bietet den Reisenden zudem die Wahl zwischen einer vollflexiblen Fahrkarte mit freier Zugwahl und einer einfachen Fahrkarte. Das einfache Ticket wird zum halben Preis des Veranstaltertickets angeboten.

Es ist auch kurz vor Beginn der Reise noch möglich, das Veranstalterticket zu buchen. Im Anschluss der Buchung erhalten die Teilnehmer eine Bestätigungsmail. Bei Fahrtantritt müssen die Reisenden eine ausgedruckte oder mobile Version des Veranstaltertickets vorzeigen und Personalausweis, Reisepass oder Bahncard mitführen.

Der Vertrag endet mit dem letzten Geltungstag des Veranstaltertickets. Somit bedarf es keiner weiteren Kündigung.

Als Entscheidungsgrundlage gilt ein Abnahmeziel von 400 Fahrten pro Jahr und dies entscheidet somit über eine mögliche, weitere Zusammenarbeit.

Gruppenreisen in der 2. Klasse mit einer Größe von über 20 Personen oder über 10 Personen in der 1.Klasse, erfordern eine Absprache mit der Deutschen Bahn und sind im Voraus zu melden.

Schadensersatzansprüche gegen die Deutsche Bahn können in keinem Fall geltend gemacht werden.

2. Vorteile des Veranstalterticktes für beide Parteien

Für die verantwortliche Person bieten Veranstaltungstickets vermehrte Sicherheit bei der Kalkulation und Planung der Veranstaltung.

Zusätzliche Erleichterung bringen Veranstaltertickets bei der Abrechnung. Diese ist mit diesem Angebot um einiges transparenter, da nicht jeder Teilnehmer seine Fahrtkosten einzeln in Rechnung stellt bzw. nicht jedes Ticket individuell gebucht und bezahlt werden muss. Durch das Veranstalterticket liegt der verantwortlichen Person am Ende eine einzige Rechnung vor.

Veranstaltertickets sind in allen ICE, IC/EC und Bahnen der DB gültig. Auch in nicht-bundeseigenen Bahnen kann die Nutzung des Parallelverkehrs mit dem Veranstalterticket möglich sein.

Wie die meisten Tickets der Deutschen Bahn, ist auch das Veranstalterticket online zu buchen. Diese Buchung wird jedoch individuell über eine Verknüpfung mit der Veranstalterwebsite getätigt.

Bei jeder Fahrt mit einem Veranstalterticket, sammeln Besitzer einer BahnCard 25/50 und BahnCard business, bahn Bonus-Punkte.

3. Die Grenzen des Veranstaltertickets

Die Folgenden Aspekte sind bei der Nutzung von Veranstaltertickets zu beachten:

Rabatte der der Bahncard business und Bahncard 25 sowie der Bahncard 50 können bei der Buchung eines Veranstaltertickets nicht angerechnet werden.

Zudem sind die Veranstaltertickets ausschließlich im Voraus zu erwerben und können im Zug nicht nachträglich gezogen werden. Die gebuchte Klasse gilt und kann ebenfalls nicht nachträglich geändert werden.

Möchten Teilnehmer der Veranstaltung Ihre Kinder mitnehmen, muss unabhängig vom Veranstalterticket eine Fahrkarte erworben werden. Die Mitnahme von Kindern ist demnach nicht kostenfrei.

Buchen Sie fahrplanbasiert ein Veranstalterticket der 1.Klasse, ist eine Sitzplatzreservierung im Voraus möglich. Buchen Sie ein Ticket für die 2. Klasse, ist es nicht möglich einen Sitzplatz zu reservieren.

Funktioniert das System aus technischen Gründen erst nach Ablauf der Verkaufsfrist, hat man keinerlei Anspruch auf Erhalt des Veranstaltertickets.

Das Veranstalterticket ist im Thalys ungültig!

4. Ihre Rechte und Aufgaben bei der Nutzung des Veranstaltertickets

Das Veranstaltungsticket ist maximal zwei Wochen und in einem frei wählbaren Zeitraum innerhalb eines Jahres gültig. Hierbei ist es nur einmalig zur Hin- und Rückfahrt gültig und je Fahrtrichtung zwei Tage lang einlösbar.

Der Veranstalter ist dazu verpflichtet das Angebot den Teilnehmern zu kommunizieren. Die Kommunikationsunterlagen der Deutschen Bahn gelten hierbei als Richtlinie für den Veranstalter.

Bei der Erstattung eines Veranstaltertickets kann man bis einschließlich dem 1. Geltungstages ein Entgelt einfordern. Die Einforderung eines Entgeltes nach dem 1. Geltungstag wird nicht mehr gewährt und zusätzlich verfällt die Sitzplatzreservierung. Eine Einforderung von Erstattung des gebuchten Sitzplatzes ist ebenfalls nicht möglich.

5. Ihre Veranstaltung mit Intertours

Es ist normal, dass die Planung der aller ersten Veranstaltung kräfte- und nervenraubend ist. Daher stehen wir mit unserem MICE Team Ihnen gerne zur Verfügung. Wir helfen mit ausgebildeten und erfahrenem Personal, Ihre Veranstaltung perfekt zu machen. Durch unsere Kontakte zu Bahn, Hotel und Eventagenturen, ist es und möglich Ihnen die Last ohne Probleme abzunehmen. Wir buchen für Sie alles rund um Ihre Gruppenreise und planen bei Bedarf zusätzlich ebenfalls die Programmpunkte und kümmern uns um Unterbringung und Location nach Ihren Ansprüchen.