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Übernachtungspauschale:

- das sollten Sie beachten

Im Rahmen der Kostenabrechnung für Dienstreisen ist die Übernachtungspauschale eine zentrale und gleichzeitig komplexe Größe. Sie richtig anzusetzen, entscheidet darüber, ob die Gesamtabrechnung korrekt, zutreffend und gesetzeskonform ist. Allerdings gibt es eine Reihe von Aspekten, die bei der Festsetzung der Übernachtungspauschale eine Rolle spielen können. Was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie hier.

bild   Rechnen Sie Übernachtungspauschalen künftig immer richtig ab.

Was genau bedeutet Übernachtungspauschale?

uebernachtungspauschale-reisekostenabrechnungDie Übernachtungspauschale kommt zum Ansatz, wenn es im Rahmen einer Dienstreise zu einer Übernachtung kommt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Übernachtung im Hotel oder in einer privaten Unterkunft stattfindet. Sie ist also ein offizieller Bestandteil der Reisekostenabrechnung und muss in die Ermittlung der Reisekostenerstattung mit einbezogen werden.

Da die Übernachtungspauschale zur Reisekostenabrechnung gehört, ist sie für die berechtigten Bezieher steuerfrei. Auf der anderen Seite stellt die Übernachtungspauschale keine Betriebsausgabe dar und kann vom Unternehmen dementsprechend nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Anders ist die Sachlage, wenn das Unternehmen die tatsächlichen Übernachtungskosten übernimmt. In diesem Fall lässt sich der Posten als Betriebsausgabe absetzen.

Keine gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber

Für den Arbeitgeber gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, im Rahmen von Dienstreisen Übernachtungspauschalen zu gewähren. Auch ist es zulässig, Sätze zu erstatten, die von den vorgegebenen Beträgen abweichen – die Pauschale kann also individuell vereinbart werden.

Tatsächlich gibt es eine Reihe von Unternehmen, die keine Übernachtungspauschale bezahlen, während andere die Übernachtungskosten nicht oder nur teilweise übernehmen. Die Festlegung ist also grundsätzlich Teil der Verhandlungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Übernachtungspauschale – im Inland und Ausland unterschiedlich

Das wichtigste Kriterium bei der Festlegung der erstattungsfähigen Kosten ist die Frage, ob die Übernachtung im Inland oder im Ausland stattfindet. Hier kommen unterschiedliche Sätze und Bestimmungen zur Anwendung:

Übernachtungspauschale für das Inland

Für die Erstattung der Übernachtungskosten gilt innerhalb Deutschlands ein Pauschalbetrag von 20 Euro pro Nacht. Alternativ lassen sich auch die tatsächlich angefallenen Kosten in Anrechnung bringen. Davon später mehr.

Stellt der Arbeitgeber selbst eine kostenlose, beziehungsweise vergünstigte Möglichkeit zur Übernachtung bereit, darf keine Übernachtungspauschale abgerechnet werden. Mit anderen Worten: Eine Übernachtungspauschale ist nur gerechtfertigt, wenn tatsächlich branchenübliche Übernachtungskosten anfallen. So ist beispielsweise eine private Unterkunft, die keine oder nur geringe Kosten verursacht und vom Arbeitgeber gestellt wird, ein vollgültiger Ersatz für die Gewährung einer Pauschale.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gibt es darüber hinaus auch eine Längenbeschränkung. Eine Pauschale kann nur maximal drei Monate lang in Anrechnung kommen. Bei längeren Reisen hat der Arbeitnehmer zumindest die Möglichkeit, die Kosten als doppelte Haushaltsführung steuerlich geltend zu machen.

Übernachtungspauschale für das Ausland

Die Festlegung der Pauschale im Ausland gestaltet sich deutlich komplizierter als bei inländischen Dienstreisen. Es gibt eine stärkere Aufgliederung der Sätze, die genau befolgt werden muss. Darüber hinaus gelten für unterschiedliche Länder auch unterschiedliche Pauschalen.

Eine der wesentlichsten Unterschiede zwischen inländischer und ausländischer Übernachtungspauschale ist die Sondersituation, wenn die Übernachtung in einem Verkehrsmittel stattfindet, beispielsweise in einem Flugzeug oder Zug. Ist das im Ausland der Fall, darf keine Pauschale zum Ansatz kommen. Als Ausnahme gilt eine Übernachtung, die tatsächlich die ganze Nacht gedauert hat, so dass es keine andere Übernachtungsstelle gibt. In diesem Fall darf die Pauschale gezahlt werden. 

Die jeweiligen Kostensätze werden jedes Jahr aktualisiert. Sie umfassen die reine Übernachtung – das Frühstück darf also nicht in die Pauschale eingerechnet werden. Wird es in der Rechnung gesondert aufgeführt, muss dieser Betrag abgezogen werden. Wird es nicht gesondert aufgeführt, gilt ein Pauschalabzug in Höhe von 20 Prozent.

Wie erwähnt, gelten für unterschiedliche Länder auch unterschiedliche Pauschalen. Doch damit nicht genug: Selbst innerhalb einzelner Länder kann es zu unterschiedlichen Pauschalen kommen. Die unterschiedlichen Sätze orientieren sich an den unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den einzelnen Städten oder Regionen. Hier einige Beispiele:

Während die Übernachtungspauschale für Dänemark 143 Euro beträgt (Stand: 2020), erhalten Dienstreisende in Bulgarien lediglich 72 Euro. Eine Übernachtung in Österreich wird mit einem Betrag von 92 Euro abgegolten, während in London 224 Euro in Ansatz kommen.

So lassen sich Übernachtungskosten abrechnen

Die Pauschale ist eine von zwei Methoden, wie sich Kosten für Übernachtungen auf Dienstreisen erstatten lassen:

Variante 1: Übernachtungspauschale

Erstattet das Unternehmen die für Übernachtungen entstandenen Kosten im Rahmen einer Pauschale, ist dieser Betrag steuerfrei. Für Arbeitnehmer ergibt sich dabei eine zusätzliche Einnahmemöglichkeit, nämlich dann, wenn sie eine günstigere Übernachtungsmöglichkeit ausfindig machen. Angesichts eines Pauschalbetrags von 20 Euro in Deutschland erscheint das allerdings zumindest im Inland als eher unwahrscheinlich.

Variante 2: Erstattung der tatsächlichen Kosten

Für diese Form der Reisekostenabrechnung ist die Vorlage aller relevanten Belege erforderlich. Diese Abrechnungsform bietet für beide Seiten gewissen Vorteile: Arbeitnehmer können sicher sein, 100 Prozent ihrer aufgewendeten Kosten erstattet zu bekommen. Arbeitgeber können die eingereichten Belege als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Und wenn keine Übernachtungskosten erstattet werden?

Wie bereits erwähnt, besteht für Unternehmen keine Verpflichtung, die Übernachtungskosten ihrer Mitarbeiter auf Dienstreisen zu erstatten. In solchen Fällen sollten Sie Ihren Reisenden empfehlen, alle Kostenbelege aufzubewahren und sie auf ihre steuerlichen Möglichkeiten aufmerksam machen.

Ihre Mitarbeiter können Übernachtungsbelege aus Dienstreisen als Werbungskosten geltend machen. Das ist allerdings nur der Fall, wenn die eigentliche Werbekostenpauschale bereits ausgeschöpft ist.

Die Vorteile und Nachteile der Übernachtungspauschale

uebernachtungspaischaleDer augenscheinlichste Vorteil der Pauschale ist die einfache Handhabung. Sowohl für das Unternehmen als auch für Dienstreisende ist der Rechenaufwand beim Einsatz einer Pauschale erfreulich gering.

Nachteilig für das Unternehmen wirkt sich aus, dass über eine Pauschale möglicherweise mehr Kosten erstattet werden als tatsächlich entstanden sind, insbesondere bei Reisen ins Ausland. Für Arbeitnehmer ist von Nachteil, dass die Pauschale eventuell nicht die gesamten Übernachtungskosten abdeckt.

Der Nachteil des Unternehmens kann in diesem Fall allerdings auch der Vorteil der Reisenden sein. Finden sie eine Möglichkeit, günstig oder kostenfrei zu übernachten, können sie die Differenz zur Pauschale als steuerfreies Zusatzeinkommen verbuchen.

Die Übernachtungspauschale kann unter bestimmten Voraussetzungen auch den Betriebsfrieden beeinträchtigen. Das ist dann der Fall, wenn unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Pauschalen in Anrechnung bringen dürfen, beispielsweise für unterschiedliche Hotelkategorien. Es ist nicht auszuschließen, dass einige Mitarbeiter mit ihrer Einstufung nicht einverstanden sind.

Steuerliche Aspekte der Übernachtungspauschale

Bei der Betrachtung der steuerlichen Situation sollten Sie neben den Auswirkungen auf das eigene Unternehmen auch die Interessen Ihrer Dienstreisenden nicht aus den Augen verlieren. Es ist im Rahmen der Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung eine empfehlenswerte Strategie, sie über ihre Möglichkeiten bei der steuerlichen Handhabung der erstatteten Reisekosten auf dem Laufenden zu halten.

Wie bereits erwähnt, sind Pauschalen für den Arbeitnehmer steuerfrei und können vom Unternehmen nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Die Übernahme der tatsächlichen Kosten lässt sich dagegen als gewinnmindernde Betriebsausgabe in Anrechnung bringen.

Insbesondere, wenn Sie keine Reisekosten erstatten, sollten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Möglichkeit aufmerksam machen, ihre Übernachtungsbelege als Werbungskosten steuerlich geltend machen zu können.

Reisekostenabrechnung – ein Thema für sich

Die Berechnung der Übernachtungskosten ist nur ein Teil der gesamten Reisekostenabrechnung. Der Vorgang ist komplex und erfordert beim Unternehmen und bei den betroffenen Mitarbeitern einiges an Aufwand. Für das Unternehmen kommt erschwerend hinzu, dass es sich um die Abrechnungen zahlreicher Fälle kümmern muss, was einen nicht unwesentlichen Teil der verfügbaren Ressourcen in Anspruch nehmen kann.

Dennoch ist die exakte Reisekostenabrechnung besonders für das Unternehmen unumgänglich, um in diesem Bereich zu einer exakten und effizienten Kostenkontrolle zu kommen. Eine praktische Hilfe für die schnelle und korrekte Ermittlung der Reisekostenerstattungen für Ihre Mitarbeiter ist unser kostenloser Reisekostenrechner. [Link]

Fazit

Die Übernachtungspauschale als eine von zwei Formen der Kostenerstattung birgt Vorteile und Nachteile in sich. Wesentlichster Vorteil für Unternehmen und Dienstreisende ist die einfache und unkomplizierte Handhabung. Vorteilig für Arbeitnehmer ist die Möglichkeit, bei günstigen oder kostenlosen Übernachtungsmöglichkeiten die Differenz als steuerfreies Zusatzeinkommen zu nutzen.

Die Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten bringt dem Unternehmen zweifachen Nutzen: Zum einen lässt sich diese Erstattungsform als Betriebsausgabe geltend machen. Zum anderen erstattet das Unternehmen auf diesem Weg nicht mehr Kosten als tatsächlich entstanden sind.

Trotz des erhöhten Aufwands kann die Erstattung der tatsächlichen Kosten für das Unternehmen die vorteilhaftere Variante darstellen. Unterstützung bei der Kostenermittlung bieten Berechnungstools wie der Intertours Reisekostenrechner. [Link]



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