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Travel Risk Management: Pflicht oder Kür?

Risk Management ist für jedes Unternehmen äußerst wichtig! Dass es sowas auch im Travel Management relevant ist, wird oftmals verdrängt.

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Wir haben uns für Sie über das Travel Risk Management informiert! Ist es nun Pflicht oder Kür?

Wir stellen uns die Frage, ob das Travel Risk Management ein gesetzlich geregeltes Muss ist oder, ob es den Unternehmen selbst überlassen ist, ein solches Risk Management zu führen.

1. Warum ist ein Risk Management bei Geschäftsreisen so wichtig?

Safety first- Travel Risk Management
Safety first- Travel Risk Management

Das Risk Management ist schon länger ein Begriff, der international bekannt ist. Im Deutschen ist es ganz einfach mit dem Begriff "Risikomanagement" zu übersetzen. Nun handelt es sich aber nicht mehr um das übliche Risk Management, sondern wird auf den bereich des Business Travels übertragen. 

Heutzutage sendet so gut wie jedes Unternehmen seine Mitarbeiter auf Dienstreise. Solche business Reisen auch außerhalb Deutschlands gehören 2018 einfach dazu. 

Viele europäische Großstädte sind jedoch nicht mehr so ungefährlich wie noch vor 10 Jahren. Genau deshalb ist es hier wichtig, die Geschäftsreisenden auf womögliche Gefahren im Vorhinein aufmerksam zu machen. Ohne richtiges Risk Management kann es nämlich zu erheblichen Konsequenzen für den Arbeitgeber und Reisenden kommen. Dieses Risiko will und sollte man nicht eingehen. Deswegen ist es wichtig, dass das Risk Management eines jeden Unternehmens ausreichend aufgebaut ist. 

Das Risk Management für Geschäftsreisen wird immer wichtiger. 

Nicht nur für die Dienstreisenden selbst, sondern auch für die Travel Manager sollte jedes Unternehmen ein Risk Management haben. Egal, ob es eine eigene Abteilung gibt, oder der Travel Manager selbst für das Risk Management verantwortlich ist.

Das sollte das Risk Management beinhalten: 

- Wichtig ist, dass Informationen über die Destination im Zuge des Risikomanagements zugänglich sind. Beide Seiten sollten problemlos nachschauen können, ob und welche "risks" es am jeweiligen Ziel gibt. Das Risk Management sollte daraufhin die nötigen Vorkehrungen treffen.

-Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, die Sicherheit des Dienstreisenden zu gewährleisten. Dabei reicht es nicht, allgemeine Gesundheits- und Sicherheitsrisiken aufzuzählen. Zum Risk Management gehört es auch, aktuelle News und Warnungen dem Reisenden zu kommunizieren und Maßnahmen zu seiner Sicherheit vorzunehmen.

- Zudem gibt es einige Standard Versicherungen, welche im Vorhinein abzuschließen sind.

Safety first- Travel Risk Management

Damit der Arbeitgeber nicht bei jeder einzelnen Dienstreise die Information/Warnungen selbst herausgeben muss, sollte jedes Unternehmen ein Risk Management haben. Natürlich muss dieses wissen, was die Fürsorgepflicht alles umfasst. Es muss vom Arbeitgeber klar kommuniziert werden, welche Aspekte das Travel Risk Management zu beachten hat und welche Maßnahmen getroffen werden können und dürfen. 

Die Definition des Risikomanagements/Risk Management: 

Risiken können für eine negative Beeinflussung der Zielerreichung führen. Ein Risk Management sorgt dafür, dass Unsicherheiten über zukünftiger Aktionen frühzeitig erkannt werden. Entdeckt das Risk Management die Risiken nicht rechtzeitig, kommen jegliche Bewältigungsversuche meist schon zu spät.

Fehler aus dem Risk Management können somit dafür sorgen, dass die Weiterentwicklung und Zielerfüllung gefährdet wird. Im "Worst Case" kann ein nicht gut geleitetes Risk Management das gesamte Unternehmen in Schwierigkeiten bringen und sogar  Unternehmenskrisen hervorrufen. 

Normalerweise kennt man den Begriff "Risk Management" überwiegend aus dem "Financial Sector". Doch nicht nur die Banken leiden unter den Auswirkungen von Risiken. Werden diese vom Risk Management nicht rechtzeitig erkannt, gerät so mancher Finance Manager ins schwitzen. Doch auch der Geschäftsreisesektor wird von diesem Thema begleitet und muss immer mehr in das Thema Travel Risk Management investieren.

2. Sparen Sie beim Risk Management nicht an der falschen Stelle!

Zuerst einmal sollten risikoreiche Geschäftsreiseziele wenn möglich von Anfang an vermieden werden. Geht dies nicht, sollte der Arbeitgeber bzw. das Risk Management keine Kosten und Mühen scheuen, um dem Reisenden westliche Standards und einen ausreichenden Sicherheitsschutz zu stellen. Auch die gesundheitliche Vorsorge ist ein wichtiges Thema im Travel Risk Management.

Das Risk Management sollte sich die Frage stellen: Hat der Reisende alle Impfungen für die Reise und ist er gesundheitlich in der Lage in das jeweilige Gebiet zu reisen?

Tritt der Mitarbeiter die Geschäftsreise in ein risikoreiches Gebiet an, sollte das Risk Management permanent über den Standort des Geschäftsreisenden Bescheid wissen, um ihn in einer Notfallsituation lokalisieren zu können. Somit kann das Risk Management auch von Deutschland aus die jeweiligen Maßnahmen in Gang setzen, um die Sicherheit des Reisenden zu gewährleisten.

Natürlich sollte es gar nicht erst zu einer riskanten Situation kommen. Ein gut ausgestattetes Risk Management verfügt über Warnsysteme die frühzeitig über Gefahren jeglicher Art informieren. Zudem sollte man als Reisender die Möglichkeit haben, rund um die Uhr jemanden aus dem Travel Risk Management zu erreichen. Selbst wenn es sich nur um einen ausgefallenen Zug oder Flug handelt, benötigt der Geschäftsreisende einen Kontakt, an den er sich wenden kann.

Lassen Sie die Reisenden nicht alleine im Regen stehen. 

 

Ein gutes Travel Risk Management weiß auch bei medizinischen Vorfällen, wie sie dem Dienstreisenden bestmöglich, unter westlichen Standards, helfen können. Dies gilt natürlich auch für weniger risikoreiche Destinationen, denn krank werden kann man überall.

Informationen wie Unwetter oder Streiks fallen ebenfalls unter die Aufgaben im Travel Risk Management und sollten dem Reisenden frühzeitig kommuniziert werden. Wenn sich Mitarbeiter auf Dienstreise sicher fühlen, steigert dies zusätzlich die Motivation und Effektivität der Dienstreise. 

 

3. Ziemlich viele Aspekte die es für das Risk Management zu beachten gilt! Hier ein paar Abhilfen:

Risk Management für Geschäftsreisen
Risk Management für Geschäftsreisen

In unserem heutigen technisierten Zeitalter, gibt es für viele Aufgaben im Risk Management Abhilfe. Sie finden fast für jede Situation ein passendes Tool, um die Reisesicherheit effektiv zu gewährleisten.

Hilfreich im Risk Management sind zum Beispiel: Tracking- und Reise-Tools, Kommunikationsprogramme zwischen Reisenden und Travel Manager/Arbeitgeber oder Frühwarnsysteme. 

Viele Unternehmen begehen den Fehler sich nicht ausreichend mit dem Thema Risk Management und Fürsorgepflicht auseinander zu setzen. Oftmals kostet es die Verantwortlichen zu viel Zeit und Geld.

Das ist jedoch die falsche Ansicht, denn die Missachtung der Fürsorgepflicht, kann dem Arbeitgeber teurer zu stehen kommen, als jegliche Vorkehrungen.

Zudem kann eine Missachtung der Fürsorgepflicht nicht nur Geldstrafen nach sich ziehen. Ein richtiges Travel Risk Management ist also in jedem Unternehmen absolute Pflicht und ein jeder Arbeitgeber und Travel Manager sollte sich mindestens einmal mit dem Thema auseinandersetzen. Weiß man über das Thema Travel Risk Management ausreichend Bescheid, fällt es auch Travel ManagerInnen und Arbeitgebern leichter, die Fürsorgepflicht einzuhalten. 

Travel Risk Management ist nicht nur bei Dienstreisen, sondern auch bei Veranstaltungen unabdingbar, denn man muss auch hier die Sicherheit der Teilnehmer gewährleisten. Gerade bei einer großen Teilnehmeranzahl, verstärken sich die Sicherheitsbestimmungen für den Veranstalter noch einmal enorm. Risiken müssen vom Risk Management im Vorhinein analysiert und bestmöglich vermieden werden. Für Notfälle sollte ausreichend medizinische Hilfe vor Ort sein und gegebenenfalls müssen Notausgänge gekennzeichnet werden. Ein gutes Risk Management weiß von den Risiken auf Veranstaltungen und ist sich im klaren, wie man vorzugehen hat. Eine Investition in ein gutes Risk Management ist demnach unbedingt notwendig um größere Schäden zu vermeiden. Hierbei kann es sich um Personenschäden, Equipmentschäden, bis hin zu Imageschäden des Unternehmens handeln. 

 

4. Checkliste im Ihre Pflichten Im Risk Management einzuhalten

Risk Management- Krankenversicherung
Risk Management- Krankenversicherung

1. Informieren Sie sich intensiv über das Geschäftsreiseziel, um die passenden Vorkehrungen treffen zu können.

Das Risk Management sollte sich folgende Fragen stellen: Wie ist das Klima vor Ort? Gibt es politische Unruhen? Brauchen Geschäftsreisende bestimmte Impfungen vor Reiseantritt?

Unser Tipp für das Risk Management: Das Auswertige Amt stellt kostenlos Warnungen und Informationen über die Länder zur Verfügung!

Zudem ist es von Vorteil, mit allen Betroffenen einen Workshop zum Thema Travel Risk Management zu organisieren. So kennt jeder seine Aufgaben und weiß in einer Notfallsituation Bescheid.

2. Sind alle Papiere vorhanden?

Das Risk Management sollte wissen, welche Papiere der Reisende benötigt und ihm dies kommunizieren.

Ausweis/Reisepass, Visa, Impfpass, Versicherungsunterlagen, internationaler Führerschein, A1-Bescheinigung...

Tipp: Besser ist es Kopien von wichtigen Unterlagen mit sich zu führen. Die Originale sollte man wenn möglich zu Hause oder in dem Hotelsafe aufbewahren. Geschäftsreisende sollten wichtige Originalpapiere (Reisepass, Ticket etc.) im Handgepäck behalten.  Auch beim Reisegepäck gibt es eine Kleinigkeit zu beachten. Man sollte nicht den vollen Namen, sondern nur seine Initialen auf dem Kofferanhänger schreiben. Auch der Firmennamen sollte hier nirgends auftauchen, zum Schutz vor Kofferdieben.  

(Das Travel Risk Management hat hier die Aufgabe, den Reisenden darüber in Kenntnis zu setzen)

3. Braucht der Reisende medizinische Ausstattung?

Das Travel Risk Management sollte sich fragen: Sind bei dem Geschäftsreisenden besondere Erkrankungen oder Ähnliches bekannt? Oder gibt es am Reisziel Gefahren, welche eine besondere medizinische Ausstattung erfordern?

Hierbei ist es von Vorteil einen Erste Hilfe Kurs speziell für Geschäftsreisende zu organisieren!

4. Vorsicht vor Abzocken

Gerade wenn bei Ihnen Travel Manager und Risk Management zusammenfallen, sollten Sie auch auf die Sicherheit von Unternehmensdaten und auf die Seriosität der Anbieter achten. 

Schauen Sie, dass Leihwagen und Transfer nur von vertrauenswürdigen Anbietern gebucht werden! Oder buchen Sie diese direkt über Ihr Geschäftsreisebüro.

5. Lokalisierung

Zu guter Letzt wollten wir noch einmal auf die Möglichkeit des Trackings eingehen. Tools und eine genaue Dokumentation der Reise helfen ungemein bei der Lokalisierung der Reisenden. Natürlich dient das Risk Management nicht zur Überwachung der Mitarbeiter, weil man kein Vertrauen hat oder ihnen keine Privatsphäre gibt. Solche Maßnahmen sollen es dem Travel Risk Management ermöglichen, den Reisenden in Notfallsituationen aufzuspüren. Die kann sogar lebenswichtig für den Reisenden werden. Das Risk Management muss über eine Nummer verfügen, unter welcher der Geschäftsreisende  zu erreichen ist. Auf der anderen Seite, muss das Travel Management dem Reisenden ebenfalls Zugang zu Notfallnummern verschaffen, bei denen er sich in jeder Situation melden kann. 

 

5. Dienstreisen über ein Geschäftsreisebüro- Risk Management dennoch nötig?
Risk Management mit Geschäftsreisebüro
Risk Management mit Geschäftsreisebüro

Bucht man die Dienstreise über ein Geschäftsreisebüro, hat dies Vorteile für den Reisende, sowie für das Risk Management.

Natürlich ersetzt ein Geschäftsreisebüro nicht das gesamte Risk Management oder die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Trotzdem nimmt es gerade den Travel ManagerInnen, die nicht voll in das Thema Risk Management integriert sind, etwas Arbeit ab. 

Das Geschäftsreisebüro hat alle relevanten Informationen an einer Stelle und weiß dadurch über den Dienstreiseablauf bestens Bescheid. Somit kann man die Standorte der Reisenden besser rekonstruieren!

Zudem bietet Intertours eine 24/h Hotline und versucht, egal zu welcher Zeit, den Reisenden im Notfall zu helfen. Als zuverlässiger Ansprech- und Servicepartner entlasten wir Ihre Mitarbeiter bei der Reiseorganisation. Dabei ist unser Spezialisten-Knowhow der Schlüssel zu Ihrem Vorteil. Wir weisen zudem auf Gefahren am Reiseort, Streiks oder starke Unwetter hin.

Das Office Management spart durch ein Geschäftsreisebüro Zeit und Stress bei der Buchung von Flug und Hotel. Reiseausgaben reduzieren wir deutlich und direkt über unabhängige Preisvergleiche und Zugriffe auf attraktive Sonderkonditionen, die oft nur im Reisebüro sichtbar sind. Wir integrieren und kontrollieren Reiserichtlinien, die unternehmensindividuelle Rahmenbedingungen fixieren und Mehrkosten durch ungenehmigte Buchungen vermeiden.

Durch die gewonnene Zeit, ist es nun für Travel ManagerInnen möglich, sich zusätzlich weiter mit dem Thema Risk Management auseinanderzusetzen. 

Da ein Teil unseres Hauptgeschäftes auch die Planung und Organisation von Tagungen ist, wissen wir durch langjährige Erfahrung natürlich genau, welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen.

 

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