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Geschäftsreise Buchung: Travel Management System oder Reisebüro - Service

Geschäftsreisen buchen im Vergleich.

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Geschäftsreisen buchen: Travel Management System oder Reisebüro?

Was für ein Unternehmen zwingendes Must-have ist, kann für ein andere Firma undenkbar sein. Die Anforderungen an das Travel Management sind in den Details oft unterschiedlich.

Optimale Geschäftsreise Buchung: Travel Management System oder Reisebüro - Service

Wächst die Anzahl der Geschäftsreisen werden zunehmend organisatorische Punkte im Travel Management wichtiger:

- eine optimale Abrechnung um die Reisekostenabwicklung zu verbessern

- mehr Transparenz durch Auswertungen zum Reiseverhalten

- Kostenvorteile im Einkauf von Travel Management Leistungen

- Entlastung der Mitarbeiter vor, während und nach Geschäftsreisen

- Beratung rund um den Travel Prozess

Schon die Auflistung der Punkte macht deutlich, dass es sich im Reisemanagement um mehr als die Verwaltung der direkten Reisekosten geht, sondern vielmehr um eine Handvoll strategische Entscheidungen, wenn Geschäftsreisen besser organisiert werden sollen.

Eine kurze Einführung:

Geschäftsreise - Service oder Travel Management System

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass sehr oft der Eindruck entsteht, dass Travel Management Systeme der wichtigste Faktor sind um die Kosten zu senken und dass eine Online Lösung per se günstiger ist.

Dazu möchte ich kurz erklären wie diese Sichtweise zustande kommt:

Die Buchung von Geschäftsreisen wird als sehr einfache Fleißarbeit gesehen, die ohne Know-How von jedermann ausgeführt werden kann - von der Assistenz bis zum Praktikanten - dabei gibt es den Job der Tourismuskaufleute mit Schwerpunkt auf Geschäftsreisen, die hauptsächlich in professionellen Geschäftsreiseagenturen arbeiten. Solche Reisebüros für Geschäftsreisen unterstützen Unternehmen dabei den gesamten Travel Management Prozess von der Genehmigung bis zur Zahlungsabwicklung zu verbessern- und berechnen für diese Dienstleistungen in der Regel ein Serviceentgelt (die Bezeichnungen sind je Anbieter unterschiedlich, einige Beispiele: Transaction Fee, TAF, Ticket Fee, Dienstleistungspauschale etc.). Die Unternehmen profitieren von dem Wissen, der Schnelligkeit und einer vorhandenen Infrastruktur - viele nehmen insbesondere den Komfort, die Bequemlichkeit und die zeitliche Entlastung als Ergebnis der Zusammenarbeit wahr.

Genau diese Servicegebühren eines Dienstleisters werden im Verhältnis zu einer Software Lösung als teurer empfunden. Auch bei einem Travel Management System wird der Preis sehr oft vorgangsbezogen, also deckungsgleich zum Geschäftsreisebüro, berechnet. Ein, insbesondere stark standardisiertes, Travel Management System ist natürlich günstiger im Vergleich zu einer "menschlichen" Dienstleistung.

Also bleibt festzustellen: Die reinen vorgangsbezogenen Servicegebühren sind bei einem Travel Management System günstiger.

Doch das ist zu pauschal betrachtet - Servicegebühren sind leicht vergleichbar, geben aber keinen kompletten Überblick über die Kosten des Travel Management. Aus meiner Sicht muss man sich zunächst die Mühe machen und strukturiert die Zielsetzung einer geplanten Veränderung im Travel Management herausarbeiten.

Passt ein Tool für jeden Bedarf?

Kosten von Travel Management Systemen
Kosten von Travel Management Systemen

Für reisende Unternehmen sollte die Einführung eines Travel Management Systems eine strategische und keine Modeentscheidung sein. Die entscheidenden Punkte, die reichlich überlegt sein sollten, fasse ich kurz zusammen:

a) Einführungskosten eines Travel Management Systems

Für die Auswahl und einen ersten Anbietervergleich ist bereits einiges an Zeitaufwand notwendig, damit die richtigen Systeme herausgefiltert werden können. In jedem Fall müssen Sie dann mit einer detaillierten Beratung rechnen, die abhängig von Buchungsvolumen bereits Kosten verursachen kann. Durch eine individuelle Implementierungsphase und die Integration in bestehende Softwareumgebung (z.B. für die Personaldaten) kann sich ein solches Projekt durchaus über mehrere Wochen hinziehen. Letztlich schlägt der Schulungsaufwand zu Buche – die Erfahrung zeigt, dass selbst sehr einfach zu bedienende Systeme geschult werden müssen. Die Begründungen sind unterschiedlich, die eine Nutzergruppe ist einfach nicht online affin, die andere einfach nicht willens über Online Buchungssystem zu Geschäftsreisen zu buchen.

b) Kosten für die Buchungen und personelle Belastung

Dass ein Online Buchungssystem günstigere Buchungspreise mit sich bringt haben wir schon festgestellt. Trotzdem muss man sich über einen Fakt klar sein: Online selber zu buchen, bedeutet, dass die Buchungskosten intern anfallen – nicht mehr und nicht weniger. Betrachtet man den Mehrbedarf an Personal schwindet der Kostenvorteil oder kehrt die Kostenersparnis um – dann ist die Buchung über ein Tool teurer. Das ist abhängig von Buchungsvolumen und Personalkosten. Einen Überblick können Sie sich unter unserem Wirtschaftlichkeits-Kalkulator machen.

In vielen Branchen entscheidet sich das Management gegen die Einführung eines Online Buchungssystems. Dabei sind die Gründe unterschiedlich, die einen wollen jegliche Ablenkung von den Kernaufgaben verhindern, den anderen ist die Beschäftigung von hochqualifiziertem Personal mit administrativen Aufgaben einfach zu teuer.

c) Ein Travel Management System ist nur so gut wie der Bediener

Die Selbstbuchung von Geschäftsreisen bringt Flexibilität (Buchungen rund um die Uhr) und einiges an gefühlter Selbstbestimmung. Aus Kostensicht ist die Selbstbuchung aber nicht unbedingt zielführend. Professionell ausgebildetes und geschultes Personal hat Erfahrungswerte, tägliche Übung und ist immer up to date. Tarifbedingungen und Konditionsbedingungen sind an der Basis schnell bekannt. Ein Beispiel: Im Moment sind one – Way Flüge von Frankfurt nach London günstiger als Hin-und Rückflug in einem Ticket. Ein Online Buchungssystem wird dies weder erkennen, noch den Buchenden darauf hinweisen.

Ein gutes Geschäftsreisebüro spart somit Kosten an sonst unentdeckten Stellen und macht sich damit bezahlt. Und mal ehrlich: Wenn man durch Tricks, Kniffe und Know-how ein Flugticket 100,- € günstiger bekommt, dann sind 30,- € Servicegebühr wohl ein gutes Geschäft, oder?

d) Sonderraten

Global agierende Konzerne und Unternehmen mit beträchtlichem Reisevolumen nutzen Ihre detaillierten Reiseauswertungen um mit Airlines, Hotels und Mietwagengesellschaften hervorragende Bedingungen und Konditionen auszuhandeln – aber der Rest?

Ohne konkrete Auswertungen und überdurchschnittlichem Reisevolumen stehen die Verhandlungsmöglichkeiten nicht gut. Deswegen unterstützt Intertours Sie mit besseren Einkaufskonditionen und Sonderraten, die in der Regel über die Onlinekanäle nicht verfügbar sind und nicht immer in Online Buchungssystem eingespielt werden können.

Weitere Vorteile von Online-Buchungslösungen

Travel Management System vs. persönlicher Service

Trotzdem haben Online Buchungssystem durchaus Ihre Vorteile, wenn der Zeitaufwand der durch die Selbstbuchungen entsteht, akzeptiert werden kann.

Die Möglichkeit einen umfassenden Geschäftsreiseprozess abzubilden ist ein echter Mehrwert und bringt Unternehmen eine Verbesserung in der Steuerung von Geschäftsreisen. Dann spielen integrierte Online Buchungssysteme Ihre vollen Stärken aus da folgende Module in der Regel vorhanden sind:

a) Reiseantrag mit Genehmigungsworkflow

b) Verwaltung von Reiserichtlinien

c) Buchungsmöglichkeit von Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen ohne Wechsel der Oberfläche

d) Einheitlicher Buchungsweg, was sich dann auszahlt, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise krank wird und die Reise storniert werden muss

e) Anbindung der Reisekostenabrechnung

f) Profile der Reisenden (Zeitersparnis, da Daten nicht immer wieder eingegeben werden müssen, z.B. Zahlungsanbieter wie AirPlus oder American Express)

Unterschiede zwischen Travel Management Systemen & Geschäftsreise - Service

Zusammenfassung für die Ungeduldigen:

Bei der Wahl zwischen einem persönlichen Service und einem Travel Management System ist vorab zu entscheiden, ob eine Verbesserung des Ablaufes oder die Entlastung des Personals Ziel sein soll.

Ein Reisebüro für Geschäftsreisen hilft mit persönlichem Service, nutzt Know-how und Erfahrung. Gerade eine telefonische Buchung ist sehr schnell und reduziert den Zeitaufwand für die Geschäftsreiseorganisation auf ein Minimum. Die Bequemlichkeit, der Komfort und die Hilfestellung bei Fragen sind unschlagbar.

Ein Travel Management System macht dann Sinn, wenn Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse automatisiert werden sollen. Reisende haben unter Umständen das Gefühl von weniger Einschränkung, da sie selbst buchen können.

Sie haben Fragen? Dann kontaktieren Sie uns unter 069-20747. Ihr Ansprechpartner ist Marc Will.

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