Travel Management aufbauen – ein praxisnaher Leitfaden für Unternehmen

Immer mehr Unternehmen stehen an einem Wendepunkt: Geschäftsreisen sind längst Teil des Alltags, doch die Strukturen dahinter sind oft unklar, ineffizient oder schlicht nicht vorhanden. Wer ein Travel Management aufbauen möchte, hat meist eines von zwei Ausgangsszenarien:

• Typ A – Neugründungen mit schnellem Wachstum: Das Unternehmen wächst rasant, die Zahl der Reisenden steigt, doch verbindliche Prozesse fehlen. Reisen werden ad hoc gebucht, häufig mit privaten Kreditkarten und Excel-Listen
• Typ B – Etablierte, lokale Unternehmen mit Historie: Reisen sind seit Jahren Bestandteil des Geschäfts, Abläufe sind gewachsen, aber nie systematisch professionalisiert. Buchungen laufen über verschiedene Kanäle, Kosten und Daten sind unübersichtlich.

Beide Szenarien haben eines gemeinsam: Um Ressourcen zu schonen und Effizienz zu gewinnen, braucht es den strukturierten Aufbau eines Travel Managements.

1. Ausgangslage klären – die Basis für jede Entscheidung

Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme:

• Wie werden Reisen aktuell gebucht?
• Welche Abteilungen sind beteiligt?
• Wie transparent sind Kosten und Prozesse?
• Wo treten Reibungsverluste auf?

Strategische Begründung:
Nur mit einem klaren Status quo lassen sich realistische Ziele formulieren. Unternehmen erkennen, ob sie eher an Wildwuchs (Typ A) oder an eingefahrenen, ineffizienten Routinen (Typ B) leiden.

2. Strategie der aktuellen Situation anpassen – pragmatischer Start oder gezielter Ausbau?

Der zweite Schritt ist die Wahl des passenden Ansatzes:

• Pragmatischer Start: Wenn interne Kapazitäten fehlen, ist es sinnvoll, mit viel externer Expertise zu arbeiten. Ein erfahrener Partner übernimmt Struktur, Buchungsprozesse und Reporting, während das Unternehmen entlastet wird.
• Gezielter Ausbau interner Verantwortlichkeiten: Gibt es bereits Strukturen oder eine interne Person mit Reise-Know-how, lohnt es sich, diese Rolle auszubauen. Der externe Partner ergänzt dann, anstatt die Hauptlast zu tragen.
• Besonderheiten berücksichtigen: Manche Unternehmen haben branchenspezifische Anforderungen (z. B. komplexe Genehmigungsprozesse, internationale Visa-Themen). Hier sollte die Strategie von Beginn an auf diese Besonderheiten ausgerichtet werden.

Strategische Begründung:
Ein Travel Management darf kein starres Konzept sein, sondern muss die Realität des Unternehmens widerspiegeln. Nur so entstehen Strukturen, die nachhaltig greifen – unabhängig davon, ob man klein anfängt oder direkt umfassender plant.

3. Verantwortung definieren – wer steuert das Thema?

Ein häufiger Fehler: Geschäftsreisen sind undefinierte „Nebenaufgabe“ in Assistenz, Buchhaltung oder HR. Besser ist es, eine klare Verantwortlichkeit für das Travel Management zu benennen – auch wenn diese zunächst nur einen Teil der Arbeitszeit beansprucht.

Strategische Begründung:
Ohne feste Zuständigkeit bleibt das Thema diffus, Fortschritte verpuffen. Mit klarer Verantwortung gibt es eine Instanz, die Regeln durchsetzt und Ansprechpartner für externe Partner ist.

4. Reiserichtlinie einführen – Orientierung statt Unsicherheit

Eine praxisnahe Reiserichtlinie definiert:

• zugelassene Buchungskanäle
• Freigabeprozesse
• Standards für Flug, Bahn, Hotel oder Mietwagen
• Beschreibungen von Prozessen inklusive Alternativen

Strategische Begründung:
Mitarbeitende haben Sicherheit, das Unternehmen gewinnt Steuerung. Fehlbuchungen, Diskussionen und nachträgliche Korrekturen werden reduziert.

5. Digitale Grundlagen schaffen – kleine Schritte, große Wirkung

Ein modernes Travel Management basiert auf digitalen Lösungen. Sinnvolle erste Schritte:

• Einführung eines Online-Buchungstools
• Nutzung von Firmenzahlungslösungen (statt Vorkasse der Mitarbeitenden)
• Verknüpfung mit Abrechnungs- oder Buchhaltungssystemen

Strategische Begründung:
Selbst mit wenigen digitalen Bausteinen lassen sich Prozesse standardisieren und spürbar vereinfachen. Gerade wachsende Unternehmen (Typ A) verhindern so frühzeitig Chaos, während etablierte Unternehmen (Typ B) alte Zettelwirtschaft und Insellösungen ablösen.

6. Den richtigen Partner wählen – lokal verankert, global vernetzt

Für ein nachhaltiges Travel Management braucht es einen Partner, der beides versteht:

• die pragmatische Situation von Unternehmen ohne große Ressourcen
• die Anforderungen internationaler Geschäftsreisen

Strategische Begründung:
Ein lokaler Partner mit internationalem Netzwerk – wie Intertours – kann Unternehmen mit niedrigen Einstiegshürden begleiten und gleichzeitig Strukturen aufbauen, die später auch Enterprise-Standards erfüllen.

7. Schrittweise ausbauen – vom Start zur Strategie

Travel Management muss wachsen dürfen. Ein bewährtes Modell ist der stufenweise Aufbau:

1. Go: Schneller Start mit Buchungstool, Service-Team, zentraler Abrechnung.
2. Fit: Anpassung an Prozesse des Unternehmens, z. B. Schnittstellen zur Buchhaltung, erweiterte Richtlinien, Reporting.
3. Scale: Professionalisierung mit Datenanalysen, Nachhaltigkeitskonzepten und internationaler Integration.

Strategische Begründung:
Dieser Weg vermeidet Überforderung. Jeder Schritt bringt greifbare Verbesserungen, die Mitarbeitende und Management überzeugen.

8. Fortschritte messen – Transparenz schafft Akzeptanz

Ergebnisse sichtbar zu machen ist entscheidend:

• Anteil der Reisen, die über den definierten Prozess laufen
• Entwicklung der Kosten
• Zufriedenheit der Reisenden

Strategische Begründung:
Messbare Fortschritte motivieren und sichern den Rückhalt der Geschäftsführung. Das Unternehmen erkennt klar, dass der Aufbau des Travel Managements kein Selbstzweck ist, sondern messbaren Mehrwert liefert.

Fazit: Travel Management aufbauen bedeutet, den richtigen Weg zu wählen

Ob junges, schnell wachsendes Unternehmen oder etabliertes lokales Haus: Travel Management aufbauen heißt, Strukturen zu schaffen, die Effizienz, Transparenz und Sicherheit bringen. Entscheidend ist, dass die Strategie immer der aktuellen Situation folgt – sei es mit einem pragmatischen Start, mit gezieltem Ausbau interner Verantwortlichkeiten oder unter Berücksichtigung branchenspezifischer Besonderheiten.

Mit einem Partner wie Intertours, der kleine Instanzen pragmatisch startet und gleichzeitig den Weg bis zur Enterprise-Lösung kennt, lassen sich Geschäftsreisen so organisieren, dass sie nicht länger Belastung sind, sondern echten Mehrwert schaffen.