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Damit Sie genau wissen was damit gemeint ist.
Im Abrechnungsbereich gibt es viele Begrifflichkeiten, die je nach Unternehmen, genutzt werden und beispielsweise in Reiserichtlininen oder Organisationsanweisungen zu finden sind.
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Wir erklären was ein Tagegeld ist. |
Was ist Tagegeld?
Auf Geschäfts- und Dienstreisen müssen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit erhöhtem finanziellem Aufwand für die Verpflegung rechnen. Das betrifft nicht nur die Kosten für Mahlzeiten, sondern auch für Getränke und Snacks zwischendurch. Dieser finanzielle Mehraufwand kann entweder von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in Form von Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden oder vom Arbeitgeber ausgezahlt und als Betriebsausgabe verrechnet werden. Insbesondere im öffentlichen Dienst werden diese pauschal gezahlten Beträge als Tagegeld (oft auch Kostgeld genannt) bezeichnet. Die Höhe der Pauschalen wird im Bundesreisekostengesetz geregelt (mehr dazu weiter unten). Das Tagegeld deckt nicht die eigentlichen Reise- und Unterbringungskosten ab: Diese werden nicht pauschal abgerechnet, sondern nach den konkret entstandenen Aufwendungen. Wenn ein Beleg für die Übernachtung nicht vorgelegt werden kann, ist ausnahmsweise auch die pauschale Abrechnung der Übernachtungskosten möglich. Da dieser Übernachtungsgeld genannte Betrag aber auf lediglich 20 € festgeschrieben ist, ist es empfehlenswert, die Hotelkosten per Beleg abzurechnen. Reisekosten Tagegeld und andere Spesen müssen auch bei pauschaler Abrechnung separat aufgeführt werden: Eine Komplettpauschale ist weder im Bundesreisekostengesetz noch in den Vorschriften und Gesetzen der Länder vorgesehen.
Das Bundesreisekostengesetz
Das Bundesreisekostengesetz (kurz BRKG, manchmal auch fälschlich als Bundesreisegesetz bezeichnet) regelt im Kern, wie die Dienstreisen von Bundesbeamtinnen und -beamten, Richterinnen und Richtern sowie Soldatinnen und Soldaten abgerechnet werden. Insbesondere legt § 6 BRKG fest, dass im Bundesdienst Beschäftigten die Erstattung desselben Verpflegungsmehraufwands zusteht, wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in der freien Wirtschaft. Damit greifen auch für diese Berufsgruppe die in § 9 Einkommensteuergesetz festgelegten Beträge. Diese können unter bestimmten Umständen, zum Beispiel wenn im Rahmen der Unterbringung bereits für die Verpflegung gesorgt wird, allerdings noch gemindert werden. Konkret wird das Tagegeld dabei um 20 % für ein gestelltes Frühstück und jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen gekürzt. § 6 BRKG betrifft allerdings ausschließlich Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Für Auslandsreisen gelten weitere Bestimmungen, die in sogenannten Verwaltungsvorschriften geregelt werden. Das ausgezahlte Dienstreise Tagegeld wird dort für jedes Reiseland einzeln festgelegt.
Bis 2005 wurde das Tagegeld für Dienstgänge im BRKG separat geregelt. Inzwischen werden Dienstgänge aber abgerechnet wie An- und Abreisetage bei Dienstreisen. Voraussetzung dafür ist, dass sie mehr als acht Stunden Abwesenheit vom Arbeitsplatz erfordern. In den Reisekostengesetzen der Länder werden Tagegelder für Dienstgänge aber teils bis heute separat behandelt.
Tagegeld im öffentlichen Dienst – die Lage in den Bundesländern
Auch im öffentlichen Dienst steht den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auf Dienstreisen Tagegeld zu. Auf Länder- und Kommunalebene handelt es sich dabei rechtlich aber nicht um das BRKG Tagegeld. Die Einzelheiten regeln stattdessen Verordnungen und Gesetze der Bundesländer. Die Höhe der Pauschalerstattungen bemisst sich hier wie beim BRKG an den im Einkommensteuergesetz definierten Beträgen. Damit stehen Beamtinnen und Beamten sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes auf Landes- und auch Kommunalebene bei Dienstreisen dieselben Pauschalbeträge zu wie Bundesangestellten. In Berlin, Brandenburg, Schleswig-Holstein und Sachsen-Anhalt gibt es keine eigenen Reisekostenregelungen. Stattdessen gelten hier für die von Ländern und Kommunen beschäftigten Angestellten die Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (teilweise mit Ausnahmebestimmungen, die aber das Tagegeld nicht betreffen).
Damit ist die Berechnung von Tagegeld Reisekosten öffentlicher Dienst im Kern denselben Regeln unterworfen, wie sie das Bundesreisekostengesetz für Bundesangestellte vorschreibt. Speziell bei Dienstgängen kann es aber Unterschiede geben, was die Grundlagen der Einstufung betrifft. Insbesondere bei grenzüberschreitenden Dienstgängen, die im Rahmen der alltäglichen Berufsausübung notwendig werden, kann es zu Abweichungen vom Tagegeld Bundesreisekostengesetz kommen.
Ist Tagegeld steuerpflichtig?
Auf ausgezahltes Tagegeld fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Anders als wenn keine Pauschale gezahlt wird, ist es den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern aber nach Auszahlung des Betrags nicht mehr möglich, die Kosten bei der Einkommensteuererklärung abzusetzen. Da öffentliche Einrichtungen sowohl auf Bundes- als auch untergeordneten Ebenen verpflichtet sind, mit Steuergeldern sparsam umzugehen, besteht hier auch keine Möglichkeit, mehr als das vom Gesetz erlaubte Tagegeld zu zahlen. Anders sieht es in der freien Wirtschaft aus. Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber steht es Ihnen selbstverständlich frei, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern höhere Tagegelder für Geschäftsreisen auszuzahlen. Beträge, die über die gesetzlichen Pauschalen hinausgehen, werden dann allerdings, da sie im Sinne des Gesetzgebers einen geldwerten Vorteil darstellen, wie zusätzliches Gehalt oder Bonuszahlungen besteuert.
Tagegeld Deutschland – diese Beträge gelten bei Dienstreisen in Deutschland
Die für Dienstreisen innerhalb Deutschlands zugebilligten Tagegelder werden regelmäßig an die Preisentwicklung angepasst. Die bislang letzte Anpassung erfolgte zum 1. Januar 2020. Seitdem werden für Dienstreisen die folgenden Pauschalen abgerechnet:
- bei mehrtägigen Reisen für volle Kalendertage: 28 €
- für die An- und Abreisetage, sofern die Abwesenheit vom Arbeitsplatz mehr als acht Stunden in Anspruch nimmt: 14 €
- bei mindestens acht Stunden andauernden Dienstgängen im Laufe eines Kalendertages: 14 €
Im letzteren Fall ist zu berücksichtigen, dass notwendige und nennenswerte räumliche Entfernung vom Arbeitsplatz vorliegen muss. Für einen Dienstgang, der lediglich auf die andere Straßenseite führt, wird also kein pauschales Tagegeld zur Deckung eines (nicht gegebenen) Verpflegungsmehraufwandes gezahlt.
Berechnung von Tagegeld Dienstreise öffentlicher Dienst bei mehreren Dienstgängen
Erfolgen an einem Tag mehrere Dienstgänge dürfen diese für die Tagegeld BRKG Berechnung zusammenaddiert werden. Finden zum Beispiel zwei Dienstgänge, von 8-12 Uhr und von 15-19 Uhr statt, ist es möglich, für diesen Tag das Tagegeld von 14 € auszuzahlen, da beide Dienstgänge zusammen acht Stunden in Anspruch nehmen. Auch die Addition eines lokalen Dienstgangs und einer Dienstreise sind so möglich. Etwa wenn am Vormittag eine Besorgung notwendig wird und der Beginn einer mehrtägigen Dienstreise in den Nachmittag desselben Tages fällt.
Auslandsreisen – Tagegeld Ausland
Auch bei Dienstreisen ins Ausland ist die Zahlung eines Tagegelds vorgesehen. Der dabei zugestandene Satz kann sich aber in Abhängigkeit vom Reiseland von dem unterscheiden, der bei Reisen in der Bundesrepublik ausgezahlt wird. Die Höhe des Auslandstagegelds wird in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (kurz: ARVVwV) festgelegt. Teilweise werden dabei nicht nur für einzelne Staaten, sondern auch für Städte oder Regionen eigene Dienstreise Tagegeld Pauschalen festgelegt. So werden etwa für Dienstreisen in die USA grundsätzlich 42 € Tagegeld zugebilligt. Speziell bei Reisen in die besonders teuren Metropolen New York City, Washington D. C. oder Los Angeles wird jedoch ein etwas höheres Tagegeld festgelegt. Für An- und Abreisetage bei Auslandsreisen sieht das Bundesreisekostengesetz Tagegeld in Höhe von 80 % des Satzes für ganze Reisetage vor. Als pauschales Übernachtungsgeld bei Auslandsreisen dürfen ohne Beleg maximal 30 € abgerechnet werden. Auch hier lohnt also wie im Inland das Sammeln der Rechnungen.
Werden im Rahmen einer Dienstreise mehrere ausländische Staaten hintereinander bereist, wird bei der Tagegeld Dienstreise Berechnung für den betreffenden Tag immer das Land (oder die Region in einem Land) berücksichtigt, die bis 24 Uhr zuletzt erreicht wird. Anders ausgedrückt: Relevant für die Berechnung der Tagegeld Reisekosten für einen Kalendertag ist immer der Staat, in dem sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter um 23.59 Uhr befindet. Das gilt auch bei Dienstreisen, bei denen sowohl Deutschland als auch andere Staaten bereist werden. Bei eintägigen Reisen, die in Deutschland beginnen, ins Ausland führen und am selben Tag wieder in Deutschland enden, darf allerdings die Pauschale für das letzte besuchte ausländische Land abgerechnet werden.
FAQs
Mit dem Tagegeld werden Ersatzleistungen für die entstandenen Verpflegungskosten auf einer Dienstreise bezeichnet.
Die Höhe wird vom Einkommensteuergesetz vorgeschrieben und richtet sich nach der länge der Abwesenheit. Ab 8 Stunden Abwesenheit sind 6 €, ab 14 Stunden 12 € und ab 24 Stunden 24 € anzusetzen.
Das Tagegeld übersteigt die nach §9 (4) Einkommensteuergesetz festgelegten Pauschalen nicht und ist somit auch nicht steuerpflichtig, solange die 3-monatige Frist eingehalten wird.
Eine Dienstreise geht meist über 7-14 Tage. Es gibt allerdings auch Dienstreisen, die wesentlich länger gehen – in diesem Fall ist zu beachten, dass die maximale Länge der Dienstreise 3 Monate beträgt – alles darüber hinaus gilt nicht mehr als Dienstreise und kann dementsprechend auch nicht als solche behandelt werden.
Eine Dienstreise beginnt mit dem Moment, sobald der Arbeitnehmer mit dem Ziel eines auswärtigen Aufenthalts seine Wohnung oder die erste Tätigkeitsstätte verlässt. Das Ende der Dienstreise ist zu dem Zeitpunkt, zudem der Arbeitnehmer wieder seine erste Tätigkeitsstätte oder seine Wohnung betritt.
Zur Arbeitszeit zählen auch Fahrten mit dem Auto, dem Zug, sonstigen Verkehrsmitteln oder Flüge mit dem Flugzeug. Diese Zeit verlängert die Arbeitszeit.
Sämtliche Kosten, die dem Arbeitnehmer während der Dienstreise entstehen, sind vom Arbeitgeber zu erstatten.
„Amtlich unentgeltlich“ bedeutet, dass bei einer Dienstreise entweder Unterkunft oder Verpflegung gestellt werden und für den Arbeitnehmer keine Kosten entstehen. Voraussetzung dafür ist, dass man die Unterkunft oder Verpflegung des Amtes wegen kostenlos erhält.
Die Dienstreise wird entweder pauschal abgerechnet oder anhand der Einzelbelege. In der Steuererklärung ist entweder der Punkt Werbungskosten anzugeben oder man gibt die sogenannte Reisekostenpauschale an.
Die reine Organisation der Dienstreise übernimmt der Arbeitnehmer in den allermeisten Fällen nicht. Die Planung der Dienstreise erfolgt über den Arbeitgeber, das Tagegeld steht dem Arbeitnehmer ohne weitere Regularien zu.