In diesem Beitrag soll es um einen Begriff gehen, den viele schon mal gehört haben und vielleicht auch richtig einordnen können. Wird man jedoch erstmals mit der Thematik intensiver konfrontiert, ist man oft ratlos, wie man richtig damit umgehen soll — die Rede ist von Spesen. Auf Geschäftsreisen fallen mitunter hohe Kosten für zum Beispiel Essen und Trinken an, da der jeweilig beruflich Reisende sich nicht die eigene Verpflegung mitnimmt. Auch Gebühren für Toiletten- und Duschräume, Taxifahrten, Gaststätten etc. können große Aufwendungen verursachen. 

Alles über Spesen und Spesenabrechnungen.

Deshalb ist es wichtig, dass sowohl Selbständige als auch Arbeitnehmer darauf achten, diese Auslagen entweder per Erstattung oder durch Ansatz in der Einkommensteuer zurückzuerhalten. Ein beruflich bedingter Verpflegungsmehraufwand kann steuerlich geltend gemacht werden. Bevor wir das Thema weiter behandeln können sollten wir allerdings erst einmal klären, was Spesen genau sind. Wie der Begriff Spesen verwendet wird, hängt maßgeblich davon ab, in welcher Form ein Unternehmen tätig wird. 

Viele Ausgaben, die steuerlich wirksam angesetzt werden können sind auf der anderen Hand auch Spesen, welche vom Arbeitgeber vergütet werden. In der Regel werden Ausgaben als Spesen bezeichnet, die ein Angestellter auf Reisen verursacht. Sowohl Reisekosten als auch Kosten der persönlichen Versorgung und Reisenebenkosten zählen zu den Spesen welche ein Arbeitgeber vergüten kann. Reisekosten werden pro Tag abgerechnet — wichtig zu beachten ist, dass bei Flügen bedingt durch die Zeitverschiebung ein Tag bis zu 30 Stunden lang sein kann. Werden Spesen abgerechnet, sind es jedoch keine genauen Beträge der angefallenen Aufwendungen, sondern Pauschalen, sogenannte Pauschalbeträge, die abgerechnet werden und nach Möglichkeit über die Betriebsausgaben laufen. In der Regel werden Reisekosten, Fahrtkosten mit dem Firmenwagen und verschiedene vor Ort anfallende Kosten nicht als Spesen abgerechnet.

Spesen 2020 Deutschland — was ändert sich?

Das Konstrukt der Spesen hat sich auch in diesem Jahr nicht geändert. Spesen sind nach wie vor die Möglichkeit, entstandene Aufwendungen bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten pauschal zu erstatten. Was sich allerdings geändert hat, ist der Spesensatz. Nach 6 Jahren wurden die Spesen 2020 erstmals wieder angehoben. Die neuen Sätze für Spesen 2020 sind zum 1.1. des Jahres um knapp 17% erhöht worden. Nach Gesetzesbeschluss gibt es nun 2020 eine erhöhte Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen. Darunter fällt beispielsweise, dass für die Reisespesen der An- und Abreisetag sowie die Abwesenheit von mehr als 8 Stunden mit 14 € statt der üblichen 12 € vergütet wird. Die Spesen 2020 haben sich auch für die ganztägigen Abwesenheiten ab 24 Stunden geändert - diese Pauschale liegt nun bei 28 € pro Tag statt der üblichen 24 €. Im Folgenden Beispiel berechnen wir die Spesen 2020 unter Berücksichtigung der nun aktuellen Spesensätze:

Ein Dienstreisender ist von Montag bis Freitag beruflich in Deutschland unterwegs. Montag und Freitag gelten als An und Abreisetag — Dienstag bis Donnerstag sind Tage mit 24 Stunden Abwesenheit. Wir berechnen dementsprechend 14€ sowohl für den Montag als auch für den Freitag und 28 € für jeweils den Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. In Summe kommen für diese 5-tägige Dienstreise also 112 € Spesen zusammen. 

Spesenabrechnung: Was muss ich beachten?

Die Spesenabrechnung besteht aus zusammengestellten Pauschalsätzen, die jeder für sich als Spesensatz betitelt werden. Die Höhe des jeweiligen Spesensatzes richtet sich nach Reiseland und Reisedauer. Unabhängig von der tatsächlichen Spesenhöhe gehört es dazu, dass nur gesetzlich vorgegebene Pauschalbeträge als Spesensätze steuerlich geltend gemacht werden können. Um den Spesensatz herum werden Alternativbezeichnungen wir Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, „VMA-Pauschbetrag“ oder Verpflegungspauschale genutzt. 

Trotz der verschiedenen verwendeten Begriffe ist der Sinn immer der gleiche. Jede einzelne Benennung meint die pauschalierte Erstattung von Aufwendungen für Verpflegung, die durch einen mehrstündigen, berufsbedingten Aufenthalt abseits des heimischen Arbeitsplatzes entstehen. In einer sogenannten Reisekostenabrechnungen werden die Spesen 2020 üblicherweise deutlich aufgestellt und abgerechnet. Im Weiteren werden außerdem Reisekosten abgerechnet, die in sachlichem Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Reise stehen wie z.B. eine Übernachtung. Ein Arbeitnehmer mit Einkünften nicht selbstständiger Arbeit bekommt die Spesen steuerfrei erstattet während der Selbständige die Spesen als steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben behandeln darf. 

Spesenabrechnung Vorlage: Gibt es eine aktuelle?

Wer also eine dienstliche Reise plant und die dabei entstehenden Mehraufwendungen zurückerstattet bekommen möchte sollte die Möglichkeit der Spesenabrechnung nutzen. Das Internet ist voll mit Bildern und Tipps zum erstellen einer Spesenabrechnung Vorlage, doch, bevor Sie lange kämpfen müssen, bis Sie alle notwendigen Informationen aus dem Internet gezogen haben, finden Sie unter diesem Absatz einen Link zu einer kostenlosen vorgefertigten Spesenabrechnung Vorlage im Excel-Format. 

Auf der Spesenabrechnung Vorlage werden alle relevanten Informationen abgefragt, um die Spesen eindeutig zu deklarieren. Für die Angabe von Kosten muss ein Beleg vorhanden sein, der die jeweilige Zahlen nachweisen kann. Des Weiteren ist das dazugehörige Datum sowie eine treffende Beschreibung der Aufwendungen notwendig — ist die Spesenabrechnung nun ausgefüllt und alle Belege abgelegt, sollte nichts mehr schiefgehen. 

Hier gehts zur Spesenabrechnung!

https://www.klippa.com/de/blog/informativ/vorlage-fur-die-reisekosten-und-spesenabrechnung/

Um die Spesen 2020 bei Reisen ins Ausland richtig in der Spesenabrechnung aufführen zu können bedarf es allerdings auch der jeweiligen Spesentabelle und er aufgelistet ist, wie hoch die Spesensätze der einzelnen Länder sind. Dazu hat das Bundesministerium für Finanzen, kurz BMF, ein Schreiben veröffentlicht, in dem einzelnen Spesensätze für die Spesen 2020 für das Ausland aufgeführt werden. Der folgende Link führt direkt zu dem BMF-Schreiben mit der Spesentabelle.

Reisespesen: Was bedeutet das genau?

Die Bedeutung von Reisespesen ist weit mehr, als nur der Ansatz von Reisekosten und eine Erstattung. Die Erstattung von Spesen und die Abwicklung der entstandenen Reisekosten ermöglicht es Unternehmen, sich mehr auf die Expansion zu konzentrieren. Da bei Dienst- und Geschäftsreisen mitunter hohe Summen für Übernachtung und weiteres zusammenkommen ist es eine große Entlastungen für das jeweilige Reisenden, dass der Verpflegungsmehraufwand steuerlich berücksichtigt werden kann. Die jeweilige Beurteilung von Spesen ist immer abhängig von den Umständen. Entfällt die Begründung für Ausgaben teilweise oder in Gänze, so werden die Spesen gekürzt.  Wenn der auswärts Berufstätige beispielsweise bewirtet wird, sprich, eingeladen wird, so können ihm diese Aufwendungen selbstverständlich nicht erstattet werden, da er effektiv keinen Verpflegungsmehraufwand zu tragen hatte. 

Ebenso wie die Spesensätze werden auch die Kürzungen von Spesen pauschal geregelt. Für das Frühstück werden üblicherweise 20 % gekürzt und für das Mittag- und Abendessen 40 %. Spesen können zwar gekürzt werden, allerdings nicht ins Minus. Wenn sich also ein höherer Spesenabzug als die Spesenzahlung ergibt bleibt es dabei, sodass der Betroffene nicht zuzahlen muss. Geldmäßig erfolgt die Spesenkürzung in Euro — die Kürzung geht von dem für eine 24h angesetzten pauschalen Spesensatz in Höhe von 28 € aus.