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Der Sinn einer Reiserichtlinie

Klare Rahmenbedingungen und abgestimmte Grenzen sind Grundvoraussetzungen, will man ein effektives Travel Management und eine Reduzierung von Reisekosten erreichen. Diese Aufgabe fällt in allererster Linie der Geschäftsführung zu, die nicht nur etwaige Veränderungen vorgeben muss, sondern die Vorgaben müssen im Unternehmen auch gelebt und vorgelebt werden.

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Welchen Sinn hat eine Reiserichtlinie? Und kann man darauf verzichten?

Im folgenden Bericht wird erläutert, auf welche Weise Reiserichtlinien in unternehmen wirken und diese bereichern.

Warum sind klare Reiserichtlinien Grundvoraussetzung?

Reiserichtlinien sollen das Ziel haben, die Mitarbeiter, die viel reisen müssen bei Reiseplanung und Durchführung mit eindeutig formulierten und detaillierten Vorgaben zu unterstützen.
Fast alle großen Unternehmen ab ca. 2500 Mitarbeitern geben den Mitarbeitern Reiserichtlinien an die Hand.


Reiserichtlinien sind zentrales Element zur Senkung von Reisekosten:

- Grundlage für ein ausgewogenes Controlling

- arbeitsrechtlicher Rahmen für Abteilungen und Dienstleister

- dienen dem Zweck Kostenreduzierung im Reisekostenprozess

- geben dem Reisenden Sicherheit bei Planung und Durchführung

- bilden einen abteilungsübergreifenden Organisationsrahmen ab

 

Reiserichtlinien sollen Regelungen angeben:

- Abläufe von Genehmigungsverfahren

- Buchungsvorgänge und Buchungsbestimmungen

- Hinweise zur Abrechnung (auch von Externen / Kunden)

- Informationen im Falle eines Notfalls auf Reisen

- Umsetzungsvorgaben zur Reisekostenabrechnung

- firmenspezifische Vorgaben

- Benennung steuerrechtlicher Vorgaben

Reiserichtlinien bringen Einsparungen

Wir übernehmen Ihre Arbeit

Der Buchungsprozess und Abrechnungsprozess ist in aller Regel sehr zeitaufwendig. Kostenvergleiche bei Hotelauswahl und Recherchen nach den günstigsten Flugverbindungen, oder nach guten Bahnanreisemöglichkeiten sind sehr arbeitsintensiv, kosten Zeit und binden den Mitarbeiter, der sich anstatt dessen bereits auf die Präsentation beim Kundentermin vorbereiten könnte.
Hier bringen wir Ihnen anhand Ihrer Reiserichtlinien mit unserem Know-how schnelle Entlastung und Einsparmöglichkeiten auf der Basis Ihrer Vorgaben. Der Genehmigungs-, Buchungs- und Abrechnungsprozess kann von uns als Komplettlösung übernommen werden.
Ihre Reiserichtlinien bilden dazu die Grundlage unserer Tätigkeit. Es werden Schritte ausgespart, die die Prozesskosten deutlich senken. Dazu wird die Kontrolle übe die Einhaltung der vorgegebenen Reiserichtlinien für Sie erheblich erleichtert.

Abläufe auf Basis der Reiserichtlinien

Verhandlungen mit verschiedenen Leistungsträgern gestalten sich oft schwierig. Und wenn das Hintergrundwissen auf der Seite des Unternehmers nicht oder nicht ausreichend vorhanden ist, werden die Verhandlungen kompliziert und zumeist verteuern sich die angestrebten Leistungen dann zusätzlich. Als Experten auf dem Gebiet der Business-Reisetätigkeit stehen wir Ihnen zur Seite als kompetenter Partner gegenüber der Vielzahl der Anbieter. Sie definieren die einzuhaltenden Kriterien und auf dieser Basis führen wir die Verhandlungen mit den Leistungsanbietern

- Hoteliers und Hotelketten

- Bundesbahn BahnCard für Geschäftsreisende, Parken am Bahnhof, City-Ticket, City-Mobil, Chauffeurservice

- umweltbewusst mit bahn-corporate

- Firmenförderprogramme bei Flugreisen, wie z.B. PartenerPlusBenefit und PartnerPlusProgress bei Lufthansa, Sonderraten bei Air Berlin, On Business bei British Airways, Blue Biz bei Air France und KLM, oder wir schließen für Sie bei Emirates einen Corporate Discount Deal ab


Nach einer genauen Analyse Ihrer geschäftlichen Reisetätigkeit und dem Gesamtvolumen Ihres Reiseaufkommens beraten wir Sie über die verschiedenen Möglichkeiten, die Geschäftsreiseabkommen in Ihre Reiserichtlinien zu übernehmen und einen gewinnbringenden Nutzen daraus zu ziehen.
Gerne stellen wir Ihnen Reiserichtlinien als Mustervorlage zusammen. Wenn Sie dann über uns Ihre Dienstreise buchen, gewährleisten wir die Einhaltung Ihrer Vorgaben. Wir achten darauf, dass lt. Ihren Reiserichtlinien die entsprechenden Kategorien bei Mietwagen gebucht werden und die Mietwagenvermieter nach Ihrem Wunsch berücksichtigt werden.
Weitere Details, wie z.B. Reisespesen werden durch unser Travel Management überwacht und Hotels und Verkehrsmittel im öffentlichen Verkehr gemäß den Reiserichtlinien ausgewählt. Sie legen in den Reiserichtlinien fest, welche Mitarbeiter berechtigt sind, bei einem Flug die höheren Klassen zu buchen oder beim Mietwagen bestimmen Sie die Typen-Klasse.
Weitere Parameter bei den Reiserichtlinien sind der Zeitpunkt der Reisebuchung nachdem die Notwendigkeit der Reise feststeht. Dabei gilt: je früher die Reise gebucht wird, desto günstiger gestalten sich bei Flug und Bahn die anfallenden Kosten.

Größtmöglicher Nutzen und Flexibilität durch Richtlinie

INTERTOURS | Reiserichtlinien müsse alle mittragen
INTERTOURS | Reiserichtlinien müsse alle mittragen

Setzen Sie zur Bezahlung der Dienstreisen Ihre Firmenkreditkarten ein. Legen Sie den Einsatz der Kreditkarten in den Reiserichtlinien fest. Gleichgültig ob es MasterCard, Visa oder American Express oder die Lufthansa AirPlus Karte ist, Sie behalten leicht den Überblick über die Einhaltung der vorgegebenen Reiserichtlinien. Sie optimieren die Abläufe der Geschäftsreisen durch automatische Abrechnungen und nutzen die Vorteile der einzelnen Kreditkarten in vollem Umfang. Ihre Buchhaltung wird entlastet und muss sich nicht um termingerechte Überweisungen kümmern.
Wir liefern Ihnen die professionelle Auswertung durch unser Reporting und Sie haben immer aktuell den Überblick über einen straffen internen Prozess, über Ausgaben und Reisetätigkeit Ihrer Mitarbeiter.

Reiserichtlinien auf dem Prüfstand

Da sich das Marktumfeld ständig ändert und sich neue Möglichkeiten auftun, ist auch unser Travel Management fortlaufenden Überprüfungen und Nachbesserungen unterworfen. Auch die einmal verfassten Reiserichtlinien müssen immer wieder auf den Prüfstand, ob die Anordnungen noch dem Reiseaufkommen der Firma entsprechen, ob neue Angebote genutzt werden können, ob alle Optionen ausreichend dargestellt sind oder ob eine weitere Auswahl an Optionen hinzugefügt werden muss. Dies nicht zu tun, würde bedeuten, dass Sie unkontrolliert Geld verschenken und Zeitersparnis nicht nutzen.
Wir übernehmen die Verwaltung und Transparenz der Reiserichtlinien und die Verwaltung der Abkommen mit den Leistungsträgern und die Überprüfung von Sonderkonditionen, ebenso wie die Pflege der internen Eingaben und Pflege und Weitergabe aktueller Reiseinformationen, wie z.B. Krisen, politische Unruhen, Naturkatastrophen oder Visa-Bestimmungen oder Einfuhrbestimmungen und Einfuhrbeschränkungen.
Reisesicherheit spielt in der heutigen Zeit eine zunehmend große und stärkere Rolle. Im Rahmen der Reiserichtlinien sollte festgelegt werden, dass entsprechende Vorbeugemaßnahmen und Kontaktmaßnahmen vor jeder Geschäftsreise von jedem Reisenden zu ergreifen sind. Es ist unabdingbar für einen reibungslosen Reiseverlauf über Streiks, Naturkatastrophen und Unregelmäßigkeiten gut informiert zu sein. Visabestimmungen können sich ändern und die Reisedokumente und Reisepässe müssen immer wieder auf ihre Gültigkeit überprüft werden. Bei Reisebuchungen über uns halten wir uns strikt an die in den Reiserichtlinien vorgegebenen Informationsverpflichtungen und werden Sie ständig über aktuelle Geschehnisse und Veränderungen.

Reiserichtlinien auch bei Eventplanung

Da sich das Marktumfeld ständig ändert und sich neue Möglichkeiten auftun, ist auch unser Travel Management fortlaufenden Überprüfungen und Nachbesserungen unterworfen. Auch die einmal verfassten Reiserichtlinien müssen immer wieder auf den Prüfstand, ob die Anordnungen noch dem Reiseaufkommen der Firma entsprechen, ob neue Angebote genutzt werden können, ob alle Optionen ausreichend dargestellt sind oder ob eine weitere Auswahl an Optionen hinzugefügt werden muss. Dies nicht zu tun, würde bedeuten, dass Sie unkontrolliert Geld verschenken und Zeitersparnis nicht nutzen.

Wir übernehmen die Verwaltung und Transparenz der Reiserichtlinien und die Verwaltung der Abkommen mit den Leistungsträgern und die Überprüfung von Sonderkonditionen, ebenso wie die Pflege der internen Eingaben und Pflege und Weitergabe aktueller Reiseinformationen, wie z.B. Krisen, politische Unruhen, Naturkatastrophen oder Visa-Bestimmungen oder Einfuhrbestimmungen und Einfuhrbeschränkungen.

Reisesicherheit spielt in der heutigen Zeit eine zunehmend große und stärkere Rolle. Im Rahmen der Reiserichtlinien sollte festgelegt werden, dass entsprechende Vorbeugemaßnahmen und Kontaktmaßnahmen vor jeder Geschäftsreise von jedem Reisenden zu ergreifen sind. Es ist unabdingbar für einen reibungslosen Reiseverlauf über Streiks, Naturkatastrophen und Unregelmäßigkeiten gut informiert zu sein. Visabestimmungen können sich ändern und die Reisedokumente und Reisepässe müssen immer wieder auf ihre Gültigkeit überprüft werden. Bei Reisebuchungen über uns halten wir uns strikt an die in den Reiserichtlinien vorgegebenen Informationsverpflichtungen und werden Sie ständig über aktuelle Geschehnisse und Veränderungen.

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