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Eine optimale Büroorganisation setzt an verschiedenen Bereichen an. Greifen alle Maßnahmen der Büroorganisation ineinander, trägt dies am meisten dazu bei, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern.

Bei einem durchorganisierten Büro entsteht für alle, Mitarbeiter, Chef und Kunden, das Gefühl, dass es im Geschäft rund läuft. So macht die Arbeit allen mehr Spaß und Sie erzielen bessere Ergebnisse.

1. Was beinhaltet eine optimale Büroorganisation

Hier geben wir Ihnen einen Überblick über einzelne Teilbereich der Büroorganisation:

Eine gute Büroorganisation fängt schon bei der Büroeinrichtung an.

Mitarbeiter arbeiten mit der größten Motivation, wenn sie dies in einem ordentlichen und durchdacht eingerichteten Büro tun können. Eine gute Büroorganisation hilft auch in kleinen Räumen auf der Arbeit für Ordnung zu sorgen. Schreibtische, Schränke und gemeinschaftlich genutzte Geräte sollten so angeordnet sein, dass jeder von seinem Platz schnellen Zugriff auf alle benötigten Arbeitsmittel hat. Dies möglichst ohne die Kollegen häufig bei Ihrer Arbeit unterbrechen zu müssen. Im Idealfall folgt die Büroorganisation dem Arbeitsablauf. So sollte ein Auftrag nicht kreuz und quer durch das Büro geleitet, sondern durchlaufend weiterbearbeitet werden können.

Eine Schriftliche Fixierung von Aufgaben und Abläufen unterstützt die Büroorganisation.

Die schriftliche Festlegung von Arbeitsanweisungen, aber auch von Zuständigkeiten oder Vertretungsregelungen, trägt entscheidend zur Motivation der Mitarbeiter bei. Dieser Bereich der Büroorganisation sorgt nämlich dafür, dass Aufgaben klar definiert sind. So stapeln sich keine Aufträge bei Mitarbeitern, die gar keine Möglichkeiten (Kenntnisse oder Berechtigungen) zu deren Erledigung haben. Klare Regelungen von Abläufen in der Büroorganisation steigern die Motivation, weil sie den Mitarbeitern einen Rahmen vorgeben.

Zeitmanagement – ein wesentlicher Pfeiler der Büroorganisation

Ein gutes Zeitmanagement sorgt dafür, dass Zeit für wichtige Themen bleibt, ohne Nebentätigkeiten zu vernachlässigen. Die Motivation Ihrer Mitarbeiter sinkt, wenn sie täglich mit dem Gefühl nachhause gehen, Wesentliches am Tag nicht geschafft zu haben. Eine strukturierte Büroorganisation unterstützt das Zeitmanagement durch geeignete Tools und automatisierte Arbeitsabläufe.

Ablage und Dokumentenorganisation sind der Kern der Büroorganisation

Die Motivation, Unterlagen und Dokumente zeitnah und richtig abzulegen steigt erheblich, wenn Ablage und Dokumentenorganisation gut strukturiert sind. Zudem hilft oftmals eine eindeutige Beschriftung der Dokumentenordner. Ziel jeder guten Büroorganisation ist es schließlich, Informationen in kürzester Zeit, als Richtwert gelten in durchorganisierten Büros und Sekretariaten 30 Sekunden, aufzufinden. Heute, im Jahr 2018, lohnt es sich, bei der Büroorganisation auf ein möglichst papierloses Büro zu setzen. Das erleichtert Abläufe erheblich und sorgt dafür, dass Routinetätigkeiten und wiederkehrende Aufgaben ohne Umwege direkt am PC bearbeitet werden können.

Ausdruck guter Büroorganisation: Der aufgeräumte Schreibtisch

Kennen Sie Schreibtische, bei denen die Mitarbeiter förmlich hinter Papierbergen verschwinden? Das ist ein Zeichen fehlender Technik und einer unzureichenden Büroorganisation. Niemand kann in einem Chaos strukturiert und mit Motivation arbeiten. Im Gegenteil, eine solche Art von Büroorganisation führt häufig dazu, dass Mitarbeiter die Motivation verlieren, überhaupt etwas abzuarbeiten. Sie haben ständig das Gefühl, dem Chaos ohnehin nicht Herr werden zu können. Die Einführung einer strukturierten Büroorganisation sorgt für Ordnung auf jedem einzelnen Schreibtisch. Und für Mitarbeiter, die mit Spaß und Motivation ihrer Arbeit nachgehen.

2. Was bringt mir und meinem Unternehmen eine gute Büroorganisation

Eine gute Büroorganisation hat viele Vorteile, allen voran die Motivation der Mitarbeiter. Dies hat natürlich auch seine Gründe.

Ordnung am Schreibtisch sorgt beispielsweise dafür, dass die hohen Papierstapel der Arbeitnehmer verschwinden. Dies passiert durch verschiedene Elemente der Büroorganisation: Viele Aufgaben können in den Büros heute mit entsprechender Software automatisiert ausgeführt werden. Gute Programme ermöglichen zum Beispiel die Technisierung von Buchungen. Somit laufen viele Abläufe direkt am PC ab. Ist dort im Rahmen der Büroorganisation erst einmal ein vernünftiges Ablagesystem entstanden, ist auch die ungeliebte Ablage mit einem Klick erledigt. Die schwindenden Papierberge haben noch weitere Vorteile, die die Motivation der Mitarbeiter steigern. Routinearbeiten sind beispielsweise deutlich schneller ausgeführt und es bleibt mehr Zeit für spannende Aufgaben. Diese Aufgaben sorgen bei den meisten Mitarbeitern für deutlich mehr Motivation. Für die Kunden ist eine gute Büroorganisation ebenfalls bemerkbar. Sie können schneller und besser beraten und bedient werden, wenn alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar und leicht auffindbar sind.

Fassen wir zusammen: Eine gute Büroorganisation sorgt für Motivation, weil

- Routinearbeiten schneller erledigt werden können und mehr Zeit für spannende Aufgaben bleibt;

- viele Tätigkeiten automatisiert werden können;

- es mehr Spaß macht, in einem gut organisierten Büro ohne Papierchaos zu arbeiten;

- Kunden besser bedient werden können.

- Sie am Tag mehr schaffen und beruhigt in den Feierabend gehen können

3. Was hat ein unorganisiertes Büro für Auswirkungen auf die Motivation

Schlechte oder fehlende Büroorganisation macht früher oder später jegliche Motivation zunichte. Chaotische Büroorganisation führt dazu, dass wichtige oder dringende Aufgaben nicht rechtzeitig wahrgenommen und ausgeführt werden.

Es unterlaufen häufiger Fehler und es kommt dadurch noch zu Ärger mit dem Vorgesetzten.

Deshalb ist eine gute Büroorganisation nicht nur in größeren Unternehmen wichtig. Gerade in kleineren Teams kommt es auf jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen Motivation an. Sehen Mitarbeiter sich einem undurchdringlichen Papierchaos gegenüber, führt die nachlassende Motivation dazu, dass noch weniger abgearbeitet wird. Schlechte Büroorganisation lässt daher einen Teufelskreis aus immer mehr werdenden Aufgaben und weiter sinkender Motivation entstehen. So weit sollte es nicht kommen.

4. Tipps/Tools/Checkliste für Ihre Büroorganisation

In Sachen Büroorganisation lautet der wichtigste Tipp: Fangen Sie am besten direkt damit an! Nutzen Sie Checklisten für die Einführung einer optimierten Büroorganisation und für die jeweiligen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Einen Vorschlag für eine Checkliste zur Verbesserung der Büroorganisation finden Sie hier:

1. Sind die Arbeitsplätze gemäß der Bearbeitungsreihenfolge strukturiert?
2. Sind die Aufgaben am jeweiligen Arbeitsplatz klar definiert und schriftlich festgehalten?
3. Ist vom jeweiligen Arbeitsplatz ein direkter Zugriff auf alle notwendigen Dokumente und Arbeitsmittel gegeben?
4. Ist die Ablage strukturiert und eindeutig beschriftet?
5. Ist die Dokumentenorganisation im PC bzw. Netzwerk organisiert und eindeutig beschriftet?
6. Sind notwendige Tools zur Automatisierung von Prozessen vorhanden?
7. Sind Informationen in 30 Sekunden auffindbar?

Bei der Einführung notwendiger Tools für die Technisierung von Buchungen unterstützen wir von Intertours Ihr Unternehmen gerne. Mit unserem Service im Bereich Office- und Reisemanagement unterstützen wir Ihre Mitarbeiter durch automatisierte Abläufe und deutlich weniger Papier. Informieren Sie sich jetzt über unser Angebot.

Die 5 besten Tipps und Tools für Ihre perfekte Büroorganisation!