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Revolution in der Reisekostenabrechnung
Die Neufassung von der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), welche vom Bundesfinanzministerium am 18. Juli 2019 veröffentlicht wurde, führt ab sofort das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone auf.
Diese Bestimmung erleichtert Unternehmen!
Diese offizielle Möglichkeit zur digitalen Belegerfassung entlastet Unternehmen und Mitarbeiter ungemein - besonders in Bezug auf die Reisekostenabrechnung. In wie fern diese Regelung Vorteile hat und was zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Bericht.
Revolution für die Reisekostenabrechnung
Die kürzlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte Neufassung der GoBD beinhaltet einen Absatz zur Erfassung von Belegen mit dem Smartphone und anderen elektronischen Geräten. Genau findet man unter dem Punkt 9.2 folgenden Wortlaut: "Eine bildliche Erfassung kann [...] mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen". In der bisherigen Fassung des GoBD-Leitfadens war ausschließlich das Scannen vorhandener Belege beschrieben.
Gleichzeitig gibt es in der Neufassung keinerlei Restriktionen, wie die zu erfassenden Belegfotos über entsprechende Endgeräte aufgenommen werden müssen. Dementsprechend können Belegfotos mit sogenannten Scanner Apps sowie über die übliche Fotofunktion des Smartphones erfasst werden. Aus diesem Grund können geschäftsreisende Mitarbeiter in Zukunft ihre Belege noch einfacher für die Reisekostenabrechnung erfassen - eine Erleichterung für die reisende Mitarbeiter und eine Entlastung für die Buchhaltung im Unternehmen. Zweitere profitiert vor allem davon, dass nach der bildlichen Erfassung von einem Beleg, der Papierbeleg laut der Randziffer 140 vernichtet werden darf - mit der Einschränkung, dass diese nicht "nach außersteuerlichen oder steuerliche Vorschriften im Original aufzubewahren sind".
Reisekostenabrechnung On-The-Go
Mit dieser neuen Regelung der GoBD können Unternehmen ihren Reisekostenabrechnungsprozess zunehmend digitalisieren indem sie die Erfassung und langfristige Aufbewahrung von elektronischen Belegen GoBD-konform ausüben. So können mittlerweile über verschiedenste Dienstleistungsunternehmen der Geschäftsreisebranche mobile Applikationen erworben werden, welche den Geschäftsreisenden erlaubt, die Reisekostenabrechnung noch während der Reisetätigkeit zu erledigen. Somit ist die unbeliebte Belegerfassung, eine Zettelwirtschaft sowie potenzielle Verlustmöglichkeit von Belegen auf Geschäftsreise verringert. Durch solche mobilen Applikationen steigt daher auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da eine enorme Arbeitserleichterung entsteht. Im selben Zug kann die Arbeitgebermarke gestärkt werden - ein Unternehmen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter ernst nimmt und daher technische Langzeitlösungen implementiert, hat auf dem Arbeitgebermarkt gute Chancen sich abzuheben.
Papierbelege - aufbewahren oder entsorgen?
Abgesehen von der Berücksichtigung der Randziffer 140 kann jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, ob die Ursprungsbelege in Papierform nach der Digitalisierung weiterhin aufbewahrt oder stattdessen vernichtet werden sollen. Dennoch sollte folgendes berücksichtigt werden: Die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation ist trotz Erneuerung der GoBD gültig. Diese Verfahrensdokumentation beschreibt Ihren internen Prozess und ist ein wichtiger Bestandteil bei einer GoBD konformen Vorgehensweise. Unter dem Strich müssen Sie sicherstellen, dass die Unveränderlichkeit von Belegen und Dokumenten zu gewährleistet werden kann - beginnend mit dem Zeitpunkt der Ablichtung bis hin zur Ablage im Buchhaltungsarchiv. Dies ist zum einen die Voraussetzung dafür, dass die Finanzverwaltung die mit dem Smartphone erfassten Belege umsatzsteuerlich anerkennt. Zusätzlich ist auch bei einer Betriebsprüfung notwendig, dass auch die digital erfassten Belege nachvollziehbar sind.
Digitale Reisekostenabrechnung
Geschäftsreisen buchen und abrechnen in einem System.