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Reiserichtlinie im Mittelstand

Haben Sie den ein oder anderen Schmerzpunkt im Reisemanagement? Wir helfen Ihnen, diesen auf den Grund zu gehen!

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Wofür dienen Reiserichtlinien im Mittelstand?

Was bedeuten Reiserichtlinien für mittelständische Unternehmen und was passiert, wenn diese fehlen? Dieser Bericht gibt einen kleinen Denk- & Handlungsanstoß.

Auswirkungen fehlender Reiserichtlinien

Kostenkontrolle durch Reiserichtlinie

Zwei kurze Beispiele für wirkliche Probleme, die sich aufgrund fehlender Reiserichtlinien in Unternehmen einschleichen:

a) Abläufe wie vor Jahrzehnten

Wenn ich mit Geschäftspartnern über die Entwicklung unserer Branchen austausche (das mache ich sehr gerne um den Blick nach außen zu bekommen) werde ich oft belächelt. Eine guter Lieferant von uns vertreibt Printing Solutions (Hain GmbH -Lösungen für Drucker und Prozesse, die damit zu tun haben). Dort geht es um Themen wie die vollständige Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es werden beispielsweise Dokumente unternehmensweit "durchsuchbar" gemacht - eine riesige Zeitersparnis für eine Großzahl von Unternehmen. Oder die automatische Ablage von eingescannten Dokumenten in unterschiedlichen System in verschiedenen Abteilungen. Das sind Entwicklungen, die Personal einsparen und Unternehmen wettbewerbsfähiger machen.

Von solchen Entwicklungen kann ich im Kontakt mit unseren Key Accounts auch berichten, aber die überwiegende Anzahl der kleinen und mittelständischen Kunden sind von solchen Themen im Reisemanagement weit weg. Die Zeit scheint stehen zu bleiben. Nach außen sind Unternehmen kostenorientiert, modern und wachstumsorientiert, aber intern sieht es immer wieder anders aus. Die Zahl der Unternehmen mit Reisekostenabrechnungen auf Papier oder einer Barkasse für Reisevorschüsse nimmt nicht ab. So müssen Reisende die Verwaltung aufsuchen um sich für eine anstehende Reise Geld bar auszahlen zu lassen. Allein der Zeitaufwand die Verwaltung für einen solchen Standartprozess zu besuchen, die nachfolgende Dokumentation der Barauszahlung und die Buchungen der Finanzabteilung sind echte Effizienzkiller.

b) Kostenkontrolle 4.0, wohl eher 0.0

In einem Gespräch über die Potenziale einer Klinik im Reisemanagement antwortete man kurzerhand: "Vorgesetzte sollten nicht buchen was Sie wollen!" Hier wurde die Auswirkung der fehlenden Reiserichtlinie auf den Punkt gebracht. Keine festgelegte Handlungsvorschrift = keine Kontrolle. Nicht das die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens unter Kostenverschwendung leidet, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter leidet offensichtlich. In der Praxis ist so einfach, wie für viele unverständlich. Ein immer gleicher Personenkreis buchte neben 5 Sterne Hotels, sehr gerne First-Class-Flugtickets - für das übliche Personal eine unvorstellbare Überwindung. In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter für die eigene Regeln mehr zählen als kollektive Ziele. In diesem Beispiel gehe ich - ohne weiteres- von einem Einsparpotenzial von bis zu 30.000 € aus. Ohne Reiserichtlinie fehlt die Grundlage zur Änderung des Verhaltens.

Zusammenfassend kann man anhand der kurzen Beispiele bereits erkennen, dass Motivation, Einstellung zum Unternehmen und Leistungsbereitschaft stark unter einer fehlenden Reiserichtlinie leiden können - neben den unkontrollierten Mehrkosten.

 

Ihre Schmerzpunkte

Sie kennen diese oder andere Schmerzpunkte? Lassen Sie uns darüber in einem kurzen Erstkontakt sprechen - 10 Minuten, dann haben Sie mit Sicherheit einen Eindruck wie es besser weitergeht!

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