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Viele Arbeitnehmer wie Arbeitgeber sind mit dem Thema Reisekostenpauschale und Reisekostenabrechnung nicht vertraut. Um hier Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir für Sie die wichtigsten Punkte im folgenden Bericht zusammengefasst.

Von der Begriffserläuterung bis zu den Veränderungen zum neuen Jahr 2020, finden Sie alles was für Ihre oder die Reise Ihres Arbeitnehmers relevant ist.

Was hat es mit der Reisekostenabrechnung und der Reisekostenpauschale auf sich?

Arbeitnehmer ärgern sich oftmals über die komplexen Formulare, die sie nach einer Dienstreise ausfüllen müssen, um die Reisekostenpauschale zu erhalten. Der Arbeitgeber benötigt genaue Angaben über die Zeitpunkte von Reiseantritt, Start und Ziel der Geschäftsreise und der Rückkehr. Ohne diese wird die Reisekostenpauschale nicht gewährt. Die zurückgelegte Strecke muss auf den Kilometer deklariert werden, um die Pauschalen zu erhalten.

Die meisten Beschäftigten haben für diese Angaben noch ein gewisses Verständnis. Bei der Frage, ob und welche Mahlzeiten der Mitarbeiter während der Reise von Dritten erhalten hat, wird gerne der betriebliche Datenschutzbeauftragte zugezogen. Der Arbeitgeber erhebt diese Daten zwecks Gewährung der Reisekostenpauschale nicht aus übertriebenem Geiz oder Neugierde, er bekommt dies vom Finanzamt vorgegeben.

Ursächlich sind die steuerlichen Vorschriften zu dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand, wie die Reisekostenpauschale auf Amtsdeutsch genannt wird. Diese steuerlichen Vorschriften reglementieren die Reisekostenpauschale und die Voraussetzungen für deren Gewährung. Damit Sie sich im Steuerdschungel besser zurecht finden, erläutern wir Ihnen nachfolgend das wichtigste zu den Themen Verpflegungsmehraufwand und Reisekostenabrechnung.

Was ist der sog. Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwendungen kommen durch die im Vergleich zum Arbeits- und Wohnplatz höheren Verpflegungskosten im Ausland  zustande. Während der Arbeitnehmer daheim selber kochen und Mittags die Kantine nutzen kann, bestehen diese Möglichkeiten während einer Dienstreise oftmals nicht. Ist eine Reise beruflich veranlasst, sind die Kosten von der Steuer absetzbar. Dazu gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten für die Geltendmachung der Reisekostenpauschale.

Ein Verpflegungsmehraufwand kann entweder direkt ersetzt oder nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Erhält der Reisende keinen Ersatz, kann er die Reisekostenpauschale im Rahmen der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Die Rechtsgrundlage für den Verpflegungsmehraufwand bildet § 9 Absatz 4a EStG.

Ein Verpflegungsmehraufwand darf steuerlich ausschließlich als Pauschalbetrag geltend gemacht werden, die Berücksichtigung von Einzelnachweisen ist nicht erlaubt. Einzelne Mahlzeiten können nicht als Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden.

Wenn die Reisekostenpauschale erstattet wird, muss sich exakt an die Vorgaben des Staates gehalten werden. Bekommt der Arbeitnehmer mehr Geld, handelt es sich aus Sicht des Finanzamtes um einen lohnsteuerpflichtigen Gehaltsbestandteil. Hierauf werden Sozialabgaben fällig. Bei ungenauer Abrechnung der Reisekostenpauschale muss mit einer Nachzahlung gerechnet werden. Dies geschieht im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder durch die Sozialversicherungsträger. Die Unterdrückung von Sozialabgaben ist gemäß § 266a StGB ein Straftatbestand.

Wer legt die Höhe der steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen fest?

Die Höhe der erstattbaren Reisekosten sowie die ergänzenden Bestimmungen wird von der Finanzverwaltung festgelegt.

Das Bundesfinanzministerium hat hierzu ein umfangreiches Einführungsschreiben veröffentlicht (BMF vom 24.10.2014 – IV C 5 – S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412). Die Höhe der Reisekostenpauschale wird regelmäßig an die Entwicklung der Lebenshaltungskosten angepasst. Im Jahr 2014 wurde von der sogenannten dreistufigen Methode auf die zweistufigen Methode umgestellt. Seither gelten grundsätzlich folgende Regelungen für die Reisekostenpauschale:

Inlandreisen
Die Höhe der Reisekostenpauschale bei Inlandsreisen richtet sich ausschließlich nach der Dauer der Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden beträgt die erstattungsfähige Reisekostenpauschale 24 Euro (durch die Erhöhung ab dem 01.01.2020 liegt die Tagespauschale bei nun 28 Euro), bei einer Abwesenheit von mehr als 8, weniger als 24 Stunden, kann eine Reisekostenpauschale von 14 Euro (ab dem 01.01.2020, davor 12 Euro) erstattet werden. Beträgt die Dauer der Abwesenheit weniger als 8 Stunden erhält der Arbeitnehmer keine Reisekostenpauschale.

Mehrtägige Dienstreisen
Handelt es sich um eine mehrtägige Dienstreise, zahlt der Arbeitgeber für den Tag der Anreise und der Rückreise 50% des Tageshöchstsatzes der Reisekostenpauschale, 12 Euro 14 Euro.

Die Reisekostenpauschale hängt in diesem Fall nicht von der Dauer der Abwesenheit ab. Die 12 Euro 14 Euro  stehen dem Arbeitnehmer auch dann zu, wenn er Montagabends von Berlin nach Frankfurt fliegt und Mittwochmittags zurück im Büro ist. Die maximale steuerfreie Reisekostenpauschale, beträgt jeweils 14 Euro für den Tag der An- und der Abreise. 28 Euro beträgt die Reisekostenpauschale, wenn ein ganzer Tag in Frankfurt verbracht wurde. Somit würde der Arbeitnehmer durch die Pauschalen insgesamt 48 Euro 56 Euro erhalten.

Die Reisekostenpauschale wird vom Fiskus um jede nicht eigenständig bezahlte Mahlzeit gekürzt.

Wenn bei einer Auswärtstätigkeit im Hotel übernachtet wird, frühstückt der Reisende dort in der Regel. In diesem Fall werden von der Reisekostenpauschale 20 Prozent des vollen Tagessatzes, 4,80 Euro 5,60 Euro, abgezogen. Dies gilt ebenfalls, wenn der Reisende am An- oder Abreisetag maximal 14 Euro erhält. Viele Hotels weisen das Frühstück bei Geschäftsreisenden nicht mehr gesondert auf der Rechnung aus, sondern deklarieren stattdessen eine Servicepauschale. In diesem Fall können weder der Arbeitgeber noch das Finanzamt mit Bestimmtheit sagen, ob in dem Hotel gefrühstückt wurde. Wenn tatsächlich dort gefrühstückt wurde ist es illegal die unverminderte Reisekostenpauschale steuerfrei zu vereinnahmen.

Spendierte Mahlzeiten
Ein erhaltenes Mittag- oder Abendessen muss bei der Ermittlung der Reisekostenpauschale ebenfalls berücksichtigt werden. Trägt ein Dritter die Kosten für eine komplette Mahlzeit kürzt dies die Reisekostenpauschale um 40 Prozent, 10,60 Euro (vorher 9,60 Euro). Egal ist, ob es sich explizit um ein Abendessen handelt, oder ob zum Essen mit verbundenen Vortrag oder Feier eingeladen wurde.

Die gebotene Verköstigung muss geeignet sein, eine Hauptmahlzeit zu ersetzen. Wenn ausschließlich Snacks, Finger Food und Getränke gereicht werden, hat dies keine Auswirkungen auf die Reisekostenpauschale. Wenn in der Kantine des Kunden eine verbilligte Mahlzeit eingenommen wird, diese vom Reisenden bezahlt wird, erfolgt keine Kürzung der Reisekostenpauschale.

Fortbildungen
Die dargelegten Grundsätze der Reisekostenpauschale gelten ebenfalls für Fortbildungen. Bei Teilnahme an einem Seminar mit inkludierten Mahlzeiten, müssen diese von der Reisekostenpauschale abgezogen werden. Bezahlt der Reisende sein Essen eigenständig, erhält er die vollen 14 bzw. 28 Euro der Reisekostenpauschale. Werden in den Pausen kleine Erfrischungen sowie Kaffee und Kuchen gereicht, ist das steuerlich irrelevant. Hier gilt ebenfalls der Grundsatz, dass die erhaltene Verköstigung objektiv geeignet sein muss, eine Hauptmahlzeit zu ersetzen.

Welche Besonderheiten gelten für Auslandsreisen bei der Reisekostenpauschale?

Im Ausland gelten andere Regelsätze für die Reisekosten als in Deutschland. Durch den Unterschied zu Reisekostenpauschalen für Auslandsreisen wollen die Finanzbehörden den abweichenden Lebenshaltungskosten am Zielort Rechnung tragen. Im Ausland kann es sich wegen der deutlich höheren Reisekostenpauschale lohnen, bei Freunden zu übernachten. Wenn die Dienstreise innerhalb Deutschlands stattfindet und auswärts genächtigt wird, ist es möglich ohne Hotelrechnung pauschal Übernachtungskosten von 20 Euro geltend zu machen.

Die Sätze für die Reisekostenpauschale fallen bei beruflichen Auslandsreisen meist deutlich höher aus. Die Übernachtungspauschale für New York beträgt zum Beispiel 282 Euro. Noch höher ist die Reisekostenpauschale bei Übernachtungen für San Francisco (314 Euro) und den ostafrikanischen Staat Dschibuti (305), der für deutsche Geschäftsreisende eher ein nachrangiges Ziel darstellen dürfte.

Länderübergreifend
Zu beachten sind die besonderen Regelungen für Reisekosten bei länderübergreifenden Dienstreisen. Hier gilt die Reisekostenpauschale des Landes, welches am Reisetag vor Mitternacht erreicht wird, sofern es sich um einen reinen Reisetag handelt.

Fährt der Reisende Montagnachmittags von Deutschland nach Zürich, um von dort am nächsten Morgen nach Mailand zu fliegen, gilt Montags die Schweizer Reisekostenpauschale. Am Dienstag gilt wiederum die Reisekostenpauschale für Italien. Wenn montags vor der Weiterfahrt nach Zürich zuerst noch ein Kunde in Konstanz besucht wird, gilt montags die deutsche Reisekostenpauschale. Dies begründet sich daraus, dass der Reisende in Deutschland tätig war, in der Schweiz dagegen nur auf den Flug gewartet hat. Diese komplexen Regelungen zur Reisekostenpauschale sind ebenfalls in dem oben genannten BMF-Schreiben festgelegt und werden dort anhand von Beispielen erläutert.

Die Pauschale für einen Verpflegungsmehraufwand kann maximal für drei Monate an der selben Tätigkeitsstätte berücksichtigt werden. Handelt es sich um einen vier monatigen Aufenthalt in New York, kann für den letzten Monat kein Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Wird die Pauschale weiter bezahlt, sind diese ausgezahlten Beträge lohnsteuerpflichtig. Außer der Reisende ist für unterschiedliche Auftraggeber tätig. Wird in den ersten drei Monaten Kunde A und im vierten Monat Kunde B betreut, stehen dem Arbeitnehmer Reisekostenpauschalen für die vier Monate zu.

Sofern das Bundesfinanzministerium für einen Staat keinen Verpflegungsmehraufwand festgesetzt hat, gelten bei Reisekosten die Regelsätze für Luxemburg. Hier beläuft sich der volle Tagessatz auf 47 Euro. Am An- und Abreisetag sowie bei einem Aufenthalt von über 8 und unter 24 Stunden, können 32 Euro geltend gemacht werden. Die Pauschale für Übernachtungskosten beträgt 130 Euro.

Für Kolonien und überseeische Gebiete gilt die Reisekostenpauschale für das Mutterland, sofern das BMF nichts anderes festgelegt hat. Bei einer Dienstreise nach Gibraltar würde der Verpflegungsmehraufwand für Großbritannien greifen. Die Reisekostenpauschale für Großbritannien, die USA und Russland, hat sich 2018 nicht geändert. Für andere wichtige Dienstreiseziele wurden die Verpflegungspauschale und Übernachtungspauschale 2018 angepasst.

Was hat sich 2020 geändert?

Der Verpflegungsmehraufwand für das Inland bleibt auch ab dem 01. Januar 2018 unverändert. Bei den Regelsätzen für Reisen ins Ausland kam es mit Wirkung zum 1. Januar 2018 zu einigen Änderungen gegenüber 2017. Diese hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 8. November 2017 (BMF, Aktenzeichen IV C 5 - S 2353/08/10006 :008) bekannt gegeben. Die bisher geltenden Verrechnungssätze, die im BMF-Schreiben vom 14. Dezember 2016 niedergelegt sind, gelten noch für Reisen, die bis zum 31. Dezember 2017 stattfanden. Wenn eine Auswärtstätigkeit aus 2017 erst in 2018 abgerechnet oder als Werbungskosten geltend gemacht wird, müssen die alten Verrechnungssätze berücksichtigt werden.

Die Tagespauschale für die japanische Hauptstadt Tokio stieg ab Januar 2018 von 53 auf 66 Euro. Für den An- und Abreisetag sowie bei einem Aufenthalt von 9-23 Stunden, wurde die Verpflegungspauschale von 36 auf 44 Euro gesteigert. Für die restlichen Teile Japans gab es dagegen keine Anpassungen. Die Tagespauschale liegt weiterhin bei 51 Euro. Die Übernachtungspauschale beträgt in Tokio stattliche 233 Euro, im restlichen Japan 156 Euro.

Für Kanada haben sich die Regelsätze der Reisekosten seit Januar auch geändert. Die Verpflegungspauschale für einen vollen Reisetag stieg von 44 auf 47 Euro. Für Ottawa und Vancouver gelten Sonderregelungen. Der Tagessatz für Ottawa erhöhte sich von 35 auf 47 Euro. In Vancouver sind die Lebenshaltungskosten nach Auffassung des BMF dagegen weniger stark gestiegen. Hier gibt es mit 50 Euro künftig 2 Taler mehr als bisher. Toronto wurde billiger, weshalb die Tagespauschale hier künftig 51 statt 52 Euro beträgt.

Veränderungen gab es auch für Australien. Während die Tagespauschale von 56 auf 51 Euro sank, wurde die Übernachtungspauschale von 133 auf 158 Euro erhöht. Die Kosten für ein Essen in Sydney stiegen im Januar 2018 ebenfalls. Hier steht dem Reisenden künftig eine Tagespauschale von 68 statt 59 Euro zu. Der Regelsatz für Übernachtungen sank allerdings um zwei Euro auf 186 Euro.

Handlungsbedarf sah das BMF bei den Regelsätzen für Brasilien. Hier wurde der Tagessatz um drei Euro auf 51 Euro gesenkt. Die Übernachtungspauschale in Brasilien sank dagegen stärker, von 110 Euro auf 84 Euro. Für Rio de Janeiro wurde der Tagessatz um gut 21 Prozent auf 57 Euro erhöht. In Sao Paulo stieg die Übernachtungspauschale von 120 auf 132 Euro.

In Europa hingegen scheinen die Preise, nach Überzeugung unseres Finanzministeriums, eher stabil zu sein. Großartige Anpassungen gab es keine. Für Frankreich wurde die Übernachtungspauschale von 81 auf 115 Euro erhöht, für Paris können nun 152 Euro geltend gemacht werden. Leicht gesunken sind die Sätze für Dänemark, hier beträgt die neue Tagespauschale 58 und die Übernachtungspauschale 143 Euro. Damit liegt Dänemark nicht im skandinavischen Trend. Für Norwegen klettert die Tagespauschale von 64 auf 80 Euro und für Finnland von 39 auf 50 Euro.

Das BMF-Schreiben vom 8. November 2017, welches die vollständige Tabelle mit den aktuellen Regelsätzen enthält, können Sie direkt von der Homepage des Ministeriums herunterladen (BMF-Schreiben) [Link nicht mehr aktiv].

Wie bei Dienstreisen im Inland, kürzen erhaltene Mahlzeiten die Verpflegungspauschale. Dies entspricht rund 20 Prozent des vollen Tagessatzes für ein spendiertes Frühstück und jeweils 40 Prozent für ein spendiertes Mittags- oder Abendessen. Hier werden auch die Essenskosten im Flugzeug berücksichtigt, sofern es sich tatsächlich um vollwertige Mahlzeiten handelt. Getränke und kleine Snacks sind dagegen steuerunschädlich und mindern die Tagespauschale nicht.

Was Sie über die Reisekostenpauschale noch wissen sollten !

Auf die Pauschale der Reisekosten hat der Reisende keinen gesetzlichen Anspruch. Sofern individual- oder tarifvertraglich nichts anderes vereinbart ist, muss der Arbeitgeber diese Pauschalen nicht auszahlen. Die Beträge können dann als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Fahrtkosten
Wer lieber mit dem eigenen Auto unterwegs ist, kann vom Arbeitgeber die entstandenen Fahrtkosten pauschal ersetzt bekommen. Die steuerfreie Pauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Sie deckt sowohl die Spritkosten, als auch die Abschreibungen für Abnutzung sowie die Versicherungskosten ab. Für motorisierte Zweiräder beträgt das Kilometergeld 20 Cent. Zahlt der Arbeitgeber einen höheren Satz, wird für den überschießenden Betrag Lohnsteuer fällig.

Die Verpflegungsmehraufwendungen kann der Arbeitnehmer bei jeder beruflichen Reise geltend machen, beispielsweise bei Fahrten zu einem Vorstellungsgespräch. Ersetzt der Arbeitgeber nur die Übernachtung und das Kilometergeld, können diese Mehraufwendungen als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Beteiligt sich der Arbeitgeber nicht an den Reisekosten, ist das Kilometergeld und die Übernachtungspauschale absetzbar.

Bei beruflich bedingter Gründung eines zweiten Haushalts, können die Mehraufwendungen für die ersten drei Monate am neuen Tätigkeitsort steuerlich geltend gemacht werden. Dies hat sich in den Jahren 2015, 2016 und 2017 nicht geändert und wird voraussichtlich auch in 2018 bestehen bleiben.

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