Reisekostenerstattung aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmersicht

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist die tägliche Realität vieler Arbeitnehmer. Das ist der Grund, warum Reisekosten und deren Rückerstattung in Unternehmen jeder Größe und Branche ein wichtiges Thema sind. Die reibungslos funktionierende Reisekostenabrechnung steigert die Mitarbeitermotivation. Wartet ein Beschäftigter zu lange auf die Reisekostenerstattung, kann sich das auf sein Verhältnis zum Arbeitgeber bzw. Unternehmen negativ auswirken. Die korrekte und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung ist ebenfalls aus steuerlicher Sicht von hoher Priorität. Dieser Beitrag zeigt auf, welche Besonderheiten hierbei zu beachten sind.

 

Das deutsche Steuerrecht bezeichnet Reisekosten als Aufwendungen, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Die angedeutete Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber  bzw. Unternehmen außerhalb der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte dienstlich tätig ist. Diesbezüglich sei daran erinnert, dass der Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ seit dem 1. Januar 2008 früher geltende Begriffe „ Dienstreise “, „Einsatzwechseltätigkeit“ und „Fahrtätigkeit“ zusammenfassen lässt.

An dieser Stelle muss erwähnt werden, dass ein Arbeitnehmer nach § 9 - Einkommensteuergesetz (EStG) nur eine erste Tätigkeitsstätte pro Arbeitsverhältnis hat. In der Regel handelt es sich hierbei um die ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers. Lässt sich die erste Tätigkeitsstätte nicht eindeutig bestimmen, geht der deutsche Gesetzgeber davon aus, dass die erste Tätigkeitsstätte diejenige ist, die der Wohnung eines Arbeitnehmers örtlich am nächsten liegt. Gleichzeitig ist darauf hinzuweisen, dass ein Beschäftigter auf die Festlegung seiner ersten Tätigkeitsstätte in schriftlicher Form verzichten kann.

Was die einzelnen Kostenpositionen anbelangt, sind Fahrtkosten jene Aufwendungen, die durch Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Zu Übernachtungskosten zählen hingegen jene Aufwendungen, die mit der dienstlichen und notwendigen Übernachtung in einem Hotel oder einer privaten Unterkunft verbunden sind. Wichtig dabei ist, dass Übernachtungen im (Dienst-)Fahrzeug nicht als Übernachtungskosten gelten. Demgegenüber bedeutet Verpflegungsmehraufwand nichts anderes als Mehraufwendungen für Verpflegung.

Wie der Name vermuten lässt, definieren sich diese Kosten als jene Aufwendungen, die während einer beruflich veranlassten Dienstreise nebenbei anfallen. Damit grenzen sie sich von oben dargestellten Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand ab. Anders als bei sonstigen Reisekosten ist bei Reisenebenkosten der Einsatz von Pauschalen gesetzlich untersagt. Man darf sie jedoch steuerlich absetzen – vorausgesetzt, dass die entsprechenden Belege vorhanden sind. Diese Art der Kosten umfasst unter anderem Eintrittskosten, Park- und Mautgebühren, dienstliche Telefongespräche und Trinkgelder.

Dazu gehören ebenfalls jene Aufwendungen, die durch Beförderung oder Aufbewahrung von (Dienst-)Gepäck entstehen. Als gutes Beispiel können Schließfachkosten dienen. Kommt es zur Beschädigung oder zum Verlust von (Dienst-)Gepäck, lassen sich die dadurch verursachten Kosten als Nebenkosten einstufen. Es ist hier die Rede von Sonderfällen, bei denen es in erster Linie die betrieblichen Versicherungen für diese Arten von Schäden zu beachten gilt. Ansonsten kann ein Angestellter die Kostenerstattung einreichen.

Nicht unter Reisenebenkosten fallen Aufwendungen, die während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufgrund des Privatvergnügens entstehen. Dabei denkt man an Tickets für private Kinobesuche und Telefongespräche, um nur zwei Beispiele zu nennen. Das gleiche gilt für Kleidungsstücke und Ausrüstungsgegenstände auch in dem Fall, wenn diese für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit notwendig sind. Je nach Art der Tätigkeit lassen sich die speziellen Kleidungsstücke und Ausrüstungsgegenstände als persönliche Bedürfnisse einstufen und über Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Zuallererst muss gesagt werden, dass ein Angestellter keinen gesetzlichen Anspruch auf die Reisekostenrückerstattung hat. Ob er die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstandenen Ausgaben von seinem Arbeitgeber bzw. Unternehmen in Form einer Erstattung zurückbekommt oder nicht, hängt ausschließlich von einer individuellen Vereinbarung ab. Deshalb empfiehlt es sich, bereits vor Antritt einer neuen Arbeitsstelle alle relevanten Aspekte bezüglich einer zugewiesenen Auswärtstätigkeit, darunter Reisekostenrückerstattung, abzuklären und vertraglich zu vereinbaren. Grundsätzlich bieten sich in diesem Zusammenhang folgende zwei Möglichkeiten an:

• Ein Arbeitgeber kompensiert relevante Reisekosten.
  
  Auch wenn sich ein Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf die Rückerstattung angefallener Kosten einigen, muss ein Arbeitnehmer alle anfallenden Kosten erstmal selbst tragen. Nach einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit bekommt er diese erstattet. Hier sind zwei Varianten möglich: Ein Arbeitgeber bzw. Unternehmen kompensiert die Kosten über gesetzlich geltende Gesamtvergütungen oder übernimmt in voller Höhe die tatsächlichen während der Reise entstandenen Ausgaben. Offizielle Belege für relevante Transaktionen stellen eine unabdingbare Voraussetzung für die Reisekostenrückerstattung dar. In Ausnahmefällen kann ein Beschäftigter ersatzweise Eigenbelege ausstellen.

 

• Ein Arbeitnehmer macht Werbungskosten geltend.
  
  Sofern keine Reisekostenrückerstattung durch einen Arbeitgeber bzw. Unternehmen gewährleistet ist, steht es einem Angestellten frei, die angefallenen Kosten als Werbungskosten steuerlich abzusetzen. Um dies tun zu können, benötigt er alle relevanten Nachweise, sprich Belege für seine Aufwendungen während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Eine andere Möglichkeit ist es, die rechtlich vorgeschriebenen Pauschalen in der Steuererklärung anzuwenden. Im Fall, dass eine teilweise Reisekostenerstattung erfolgt, kann ein Angestellter die dadurch entstandene Differenz steuerlich geltend machen.

Kurzer Blick auf Varianten der Reisekostenabrechnung

Es gilt daran zu erinnern, dass Reisekosten entweder mittels der eingereichten Belege oder in Form einer Pauschale abgerechnet werden können. Es liegt generell im Ermessen eines Arbeitgebers, sich für eine der beiden Varianten frei zu entscheiden, sofern keine strikten gesetzlichen Vorgaben bestehen. Es lässt sich nicht sagen, welche Variante besser und günstiger für einen Arbeitgeber ist, denn es hängt von internen Faktoren ab. Das übergeordnete Ziel ist es, ein reibungslos funktionierendes Kostenmanagement zu gewährleisten.

Wählt ein Arbeitgeber zwecks der Reisekosten-Erstattung eine Pauschalabrechnung aus, ist folgendes zu beachten:

In Bezug auf Fahrtkosten lässt sich der pauschale Kilometerersatz von 0,30 € bei Kraftwagen und 0,20 € bei Motorräder/-rollern ansetzen. Weitere Kosten, einschließlich für Verschleiß oder Reparatur, sind bereits enthalten. Die aktuelle Übernachtungspauschale (ohne Verpflegung) beträgt lediglich 20 €. Im Rahmen der gesetzlich klar geregelten Verpflegungspauschale gelten folgende Werte: 12 € und 24 €, wenn die Auswärtstätigkeit jeweils mehr als 8 und 24 Stunden dauert. Findet diese im Ausland statt, gibt es andere Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand.

Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf die vollständige Reisekostenerstattung, ist folgendes zu beachten:

Wie bereits erwähnt, dienen offizielle Belege für alle relevanten Transaktionen als Grundlage für die Reisekostenrückerstattung. Aus Sicht eines Beschäftigten ist diese Variante der Reisekostenabrechnung attraktiver als Pauschalabrechnung, weil er die tatsächlich angefallenen Reisekosten in Form einer Erstattung zurückbekommt. Besonders sichtbar wird dies bei Übernachtungskosten, die in der Regel wesentlich höher als die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalwerte sind. Was Fahrtkosten angelangt, sind die zuvor vereinbarte An- und Abreisemethode sowie die Komfortklasse einzuhalten.

Das „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ vom 20. Februar 2013 legt das Fundament für die korrekte und gesetzlich konforme Reisekostenabrechnung. Es ist darauf ausgerichtet, einerseits die Rechtssicherheit und -klarheit zu schaffen, andererseits die lang erwünschte Vereinfachung und Vereinheitlichung zu gewährleisten. Es steht außer Zweifel, dass dieses Gesetz in der deutschen Unternehmenswelt begrüßt worden ist und bis heute eine große Hilfe leistet.

Die im Gesetz verankerte Änderung und Vereinfachung betrifft Einzelgesetze, darunter das Einkommensteuergesetz (EstG). Nach § 3 Nr. 16 EstG darf ein Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstatten, was für einen Angestellten von Vorteil ist. Gehen sonstige Reisekosten über die Grenzen dieser rechtlichen Regelungen hinaus, kann ein Angestellter diese nach § 9 EstG als Werbungskosten absetzen und dadurch seine Steuerlast verringern. Zu diesem Zweck kann er entweder Einzelnachweise oder gesetzlich geltende Pauschalwerte nutzen.

Jeder Arbeitgeber sollte sich dessen bewusst sein, dass die Reisekostenabrechnung der Kontrolle seitens des zuständigen Finanzamtes unterliegt. Dabei prüft das Finanzamt die einzelnen Angaben auf ihre Plausibilität. Hier stellen sich folgende Fragen: Stimmen der Ort, die Zeit und das Datum einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit denjenigen auf offiziellen Belegen überein? Werden eingehende Belege GoBD-konform erfasst und aufbewahrt? Reicht ein Angestellter ausschließlich relevante Belege ein? Diese und andere Fragen stehen im Mittelpunkt des Reisekostenmanagements.