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Die Reisekostenabrechnung

Wenn wir uns damit befassen, wie unser Unternehmen steuerlich behandelt wird, gibt es vieles zu beachten. Dazu gehört unter anderem, dass eine korrekte Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben mit den dazugehörigen Belegen vorliegt. Zu den steuerlich vergünstigenden Kosten gehören die Betriebsausgaben. Betriebsausgaben sind Ausgaben, die der Unternehmer im Rahmen seines Unternehmens tätigt, um das wirtschaftliche Wachstum und den Fortbestand von seinem Unternehmen zu sichern. 

bild   Info´s zur Reisekostenabrechnung.

Einer dieser Bereiche sind die Reisekosten. Sobald wir beruflich auf Reisen sind, spricht man im Allgemeinen von einer Geschäfts- bzw. Dienstreise. Um die dabei entstehenden Reisekosten, wie Übernachtungskosten und Fahrtkosten, richtig kalkulieren und dementsprechend steuerlich wirksam auflisten zu können bedarf es einer bestimmten Art der Abrechnung — die sogenannten Reisekosten-Abrechnung. Abgerechnet werden bei einer Reisekostenabrechnung Verpflegung, Fahrtkosten, Reisenebenkosten und Übernachtungskosten. In der Theorie klingt es einfach, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, doch der Gesetzgeber stellt uns hier vor einige Hindernisse, die wir mit Ihnen zusammen überwinden möchten. Damit die Reisekostenabrechnung steuerlich wirksam wird, müssen wir erst einmal klären, was überhaupt eine Dienstreise bzw. Geschäftsreise ist, denn nur die dabei entstandenen Reisekosten dürfen in der Reisekostenabrechnung angesetzt werden. 

Der Begriff der Geschäftsreise taucht im Steuerrecht zwar nicht auf, im allgemeinen Sprachgebrauch hingegen schon. Dabei spricht man von einer Geschäftsreise, wenn der Unternehmer selbst oder ein Angestellter aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner privaten Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte ist. Im Steuerrecht wird das wiederum als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bezeichnet. Die bei dieser Auswärtstätigkeit dem jeweils Verreisten entstandenen Reisekosten sind die Kosten, die in der Reisekostenabrechnung aufgeführt werden. Wenn wir uns dementsprechend Gedanken darüber machen, in welcher Form wir die Reisekosten abrechnen möchten, dann werden uns viele Angebote über den Weg laufen. 

Gibt es eine Reisekostenbrechnung Excel Vorlage? 

reisekostenabrechnungWer geschäftlich verreist und die dabei entstehenden Reisekosten, beispielsweise die Übernachtungskosten und den Verpflegungsmehraufwand, zurückerstattet bekommen möchte, greift zu einer Reisekostenabrechnung. Wenn es um Auflistungen und Rechnungen geht, greifen wir ab liebsten zu dem Tabellenkalkulationsprogramm unseres Vertrauens doch die wenigsten haben die Zeit und die Muße, sich selbst eine Reisekostenabrechnung Excel Vorlage zu erstellen. Glücklicherweise gibt es bereits einige Anbieter, die eine Reisekostenabrechnung Vorlage excel-kompatibel erstellt haben und diese zum kostenlosen Download anbieten. 

Meistens sind die jeweiligen Dokumente für die gängigen Textverarbeitungsprogramme und Tabellenkalkulationsssoftware nutzbar, sodass Sie keine großen Probleme mit der Konvertierung haben. In einer solchen Excel Vorlage tragen Sie nun die Informationen ein, die für die jeweilige Abrechnung von Belang sind — wie? — wann? — von wo nach wo? — mit wem? — welche Kosten sind dabei entstanden? Diese Punkte werden auf der Abrechnung der Reisekosten niedergeschrieben — Sie sollten sehr auf Genauigkeit achten, da eine ungenaue Abrechnung dazu führen kann, dass diese nicht anerkannt wird. Um Probleme dieser Art direkt auszuschließen haben wir im Folgenden einen Link zu einem Reisekostenabrechnung Excel Muster, das alle wichtigen Punkte enthält und für Sie kostenlos zur Verfügung steht! Sie können die Vorlage sowohl für Excel als auch als Pdf-Dokument verwenden.

 

Reisekostenabrechnung monatlich

Eine Reisekostenabrechnung monatlich zu einem festen Stichtag zu erstellen ist situationsabhängig. Viele Unternehmer und Arbeitnehmer sind regelmäßig seitens ihrer Arbeit unterwegs — an dieser Stelle macht es Sinn, die Reisekostenabrechnung monatlich an einem fixen Tag zu erstellen, da ein Reisekostenabrechnung-Unternehmer-Formular beispielsweise, genau wie das für den Arbeitnehmer, direkt die Möglichkeit der tabellarischen Anordnung mitbringt. Ob Sie also monatlich eine Reisekostenabrechnung machen, entscheiden Sie am besten anhand der Reisehäufigkeit. So gehen Sie sicher, dass Sie sich nicht mehr Aufwand machen müssen als unbedingt nötig. 

Wer darf überhaupt eine Reisekosten-Abrechnung erstellen? Grundsätzlich darf jeder die Reisekostenabrechnung erstellen, der auf Geschäftsreise war. Dabei wird kein Unterschied gemacht, ob es sich um den Geschäftsführer oder einen Angestellten handelt. Es gibt für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung keine gesetzliche Grundlage, dass es keine Pflicht ist. Es ist lediglich gesetzlich geprüftFirmen müssen also ihren Mitarbeitern keine Pauschale für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand zahlen. In diesem Fall kann der jeweilige Angestellte die ihm entstandenen Kosten als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Reisekostenabrechnung Pauschalen 

 

Reisekostenabrechnung Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale beispielsweise fasst in der Reisekostenabrechnung Pauschalen zusammen, die in direkter Verbindung mit der Fahrt entstanden sind. Im Rahmen der Reisekostenabrechnung fallen unter die alle Aufwendungen, die dem Reisenden im Zusammenhang mit der Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Zielort und Zwischenheimfahrten entstehen. Voraussetzung für den Ansatz in der Reisekostenabrechnung ist, dass die Fahrten mit dem Privatwagen, Mietwagen, Bahn, Taxi oder Flugzeug absolviert wurden. Bei den öffentlichen Verkehrsmitteln gelten die Tickets als Belege für den Reiseverlauf. Diese werden in der Reisekostenabrechnung mit beigelegt. Fahrtkosten werden in voller Höhe erstattet, sofern der entsprechende Beleg vorliegt. 

Der größte Spielraum für Geschäftsreisende besteht in der privaten PKW-Nutzung, da dort entweder die Kilometerpauschale oder der fahrzeugindividuelle Kilometersatz als Möglichkeit genutzt werden kann. Der Kilometersatz ist zwar aufwendiger in der Berechnung, dafür meist aber auch ertragreicher. In beiden Fällen ist es notwendig, das ein Fahrtenbuch geführt wird.


Reisekostenabrechnung Pauschale für Verpflegungsmehraufwand

Betrachten wir die Aufwendungen für das Essen auf Dienstreisen, die wir in der Reisekostenabrechnung aufnehmen können, dann geht der Gesetzgeber davon aus, dass die Kosten dafür unterwegs höher sind als in der Betriebsstätte. Dienstreisende haben daher die Möglichkeit, bis zu 24 Euro pro Tag zu erhalten, sofern sie sich innerhalb Deutschlands bewegen. Um beispielsweise in der Reisekostenabrechnung Frühstück ansetzen zu können, muss die dafür notwendige Rechnung vorgelegt werden. Es gilt der Grundsatz, dass Kosten nur dann erstattet werden können, wenn die dafür ausgestellte Rechnung vorliegt. 

 

Reisekostenabrechnung Inland

Die Pauschalen für den inländischen Verpflegungsmehraufwand sehen wie folgt aus: (Stand 2020)

Reisekostenabrechnung Inland

   

eintägige Auswärtstätigkeit

Nimmt weniger als 8 Stunden in Anspruch

0 Euro

eintägige Auswärtstätigkeit

Nimmt mehr als 8 Stunden in Anspruch

14 Euro

Mehrtägige Auswärtstätigkeit

An- und Abreisetag

14 Euro

Mehrtägige Auswärtstätigkeit

Volle 24 Stunden Tage 

28 Euro



Reisekostenabrechnung Beispiel 

Um Ihnen für die Reisekostenabrechnung ein Beispiel für Verpflegungsmehraufwand zu geben, gehen wir davon aus, Sie reisen beruflich von Hamburg nach Frankfurt a. M.  Ihr Aufenthalt beläuft sich auf 4 Tage inklusive An- und Abreisetag. Sie würden für den Tag der Anreise 14 Euro pauschal erstattet bekommen. Die beiden darauf folgenden Tage verbringen Sie komplett in Frankfurt a. M.. Das bedeutet, für diese beiden Tage erhalten Sie jeweils 28Euro. Der vierte Tag ist der Rückreisetag - er wird also wie der Anreisetag mit 14 Euro pauschaliert. In Summe können Sie für diese viertägige inländische Dienstreise 84 Euro in der Reisekostenabrechnung ansetzen.

 

Reisekostenabrechnung Ausland

Da unter Umständen die berufsbedingten Auswärtstätigkeiten nicht nur auf das deutsche Inland beschränkt sind gibt es für Aufenthalte im Ausland dementsprechend Verpflegungspauschalen. Für die Reisekostenabrechnung Ausland ist die Vorgehensweise im Grunde die gleiche, lediglich die Pauschalsätze sind unterschiedlich. Um Ihnen eine unnötig komplizierte und langwierige Suche im Internet zu ersparen, welcher Pauschalsatz nun der richtige ist, haben wir für Sie im Folgenden das Schreiben des Bundesfinanzministeriums verlinkt, dass die jeweiligen Pauschalen für die einzelnen Länder in Tabellenform beinhaltet.

 

Reisenebenkosten — Ein wichtiger Teil Ihrer Reisekostenabrechnung

Neben den Reisekosten gibt es auch Reisenebenkosten. Park- oder Mautgebühren beispielsweise können ebenso als Kosten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in Ihrer Reisekostenabrechnung angesetzt werden. Andere mögliche Reisenebenkosten können unter anderem Gebühren für dienstliche Telefonate (vor allem im Ausland) sein, Gepäckaufbewahrungsgebühren, Diebstahl von beruflichen Gegenständen oder privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden oder Reisegepäckschäden. Sollten Sie keinen Beleg zu dem jeweiligen Kostenpunkt haben, erstellen Sie einen Eigenbeleg und legen diesen Ihrer Reisekostenabrechnung bei. Auf einer Geschäfts- oder Dienstreise entstehen viele Arten von Kosten, beispielsweise das Frühstück oder Fahrtkosten, die alle im Rahmen des jeweiligen Unternehmens entstanden sind und jeder Dienstreisende hat das Recht, diese Kosten anzusetzen. Achten Sie bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung auf die Aktualität der Pauschalsätze und die Korrektheit der Form — ist alles korrekt und nachgewiesen, kann nichts mehr schief gehen!

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