Ab hier 7 Minuten Lesezeit!

Viele Beschäftigte, besonders im Office Management, haben ständigen Kontakt mit E-Mails und diese sind meist von größerer Bedeutung. Deshalb ist es umso wichtiger, dass solche Mails nicht verloren gehen.

Zudem verursacht ein volles Postfach oftmals Stress und nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Dies muss aber nicht sein, wenn Sie die folgenden Punkte einhalten.

E-Mails spielen eine immer größere Rolle in unserem Alltag. Meistens rufen wir unsere E-Mails rund um die Uhr ab und dabei nicht immer nur die privaten Mails. Wir sind durch Email Apps rund um die Uhr erreichbar und es wird immer schwieriger Job und Privatleben zu trennen. Um das zu umgehen, empfehlen wir zwei verschiedene Postfächer anzulegen. Wie Sie Ihre Postfächer in den Griff bekommen, erfahren sie im folgenden Bericht.

Warum sollte ich meinen Posteingang sauber halten?

Jeden Tag gehen sämtliche E-Mails in unserem Postfach ein und aus und erfordern viel Zeit zur Bearbeitung. Ein ungeordneter nimmt dabei noch wesentlich mehr Zeit in Anspruch, unwichtige Mails werden beantwortet und dabei geraten die Hauptaufgaben in den Hintergrund. Zudem verursacht allein der Blick auf den vollen Posteingang Stress bei den Verantwortlichen. Eine richtige Büroorganisation beinhaltet auch einen geordneten Posteingang um zusätzlichen Stress zu verhindern und Zeit zu sparen.

Gehen Ihnen im Chaos Ihres Posteingangs Mails mit wichtigen Nachrichten verloren, kann das zu schwerwiegenden Problemen und Konsequenzen führen. Sie bekommen eine Mail von einem wichtigen Kunden mit einer Einladung zu einem Meeting. Sie sollen alles einleiten und die Einladungen weiterleiten. Nun geht diese Mail in Ihrem Posteingang unter, da Ihre Posteingang überquillt und Sie andere Mails zuerst beantworten. Sie entdecken die wichtige Mail viel zu spät oder übersehen sie komplett. Der Termin ist vorüber und der Kunde sitzt alleine im Meeting. Natürlich schwächt ein solcher Vorfall die Kundenbindung und wirft ein schlechtes Licht auf Ihre organisatorischen Fähigkeiten. Deshalb sollten sie solche Situationen möglichst vermeiden. Outlook bietet die Möglichkeit Termine direkt in den systemeigenen Kalender zu übertragen und erinnert Sie vorher an Ihren Termin.

Zudem birgt eine fehlende Organisation in Ihrem Posteingang zusätzlich Sicherheitsrisiken. Viren und Trojaner befinden sich in den Anhängen von E-Mails. Wenn eine solche E-Mail in Ihrem Posteingang eintrifft, ist das zuerst ungefährlich. Sobald Sie jedoch den Anhang öffnen, haben Sie meist sofort den Virus oder Trojaner auf ihrem Rechner.

Ihnen würde das nicht passieren? Leider kommt genau dieser Fall aber doch vor und ist einem unübersichtlichen und überfüllten Posteingang geschuldet. Sie sind unter Stress und Zeitdruck und lesen weder den Absender noch den Betreff der angezeigt wird gründlich. Somit öffnen Sie ohne großartig darüber nachzudenken den Betreff und schon sind Sie betroffen. Denken Sie vor dem öffnen immer darüber nach, ob Sie die Adresse des Absenders der Mail kennen und ob der Betreff sinnvoll ist. Außerdem sollten Sie sich fragen, ob Sie einen Anhang vom entsprechenden Absender erwarten, bevor Sie antworten oder den Anhang öffnen. Datenschutz ist ein wichtiger Punkt, weshalb Sie, um zusätzlich Hackerangriffe zu vermeiden, Ihr Postfach mit einem sicheren Kennwort versehen sollten.

1. Setzen Sie sich ein Zeitfenster in dem Sie Ihren Posteingang bearbeiten

Um nicht zu viel Zeit mit einer unwichtigen eMail zu verbringen und dadurch Ihre Hauptaufgaben zu vernachlässigen, sollten Sie sich Bearbeitungszeiten für Ihren Posteingang setzen. Schauen Sie maximal 2-4mal am Tag für eine bestimmte Zeitspanne in Ihren Posteingang und schließen Sie Ihren Posteingang, sobald die Bearbeitungszeit vorbei ist. Die Einhaltung dieser Bearbeitungsperioden ist wichtig, um Ihre Zeit optimal zu organisieren und Ihr Tagespensum zu schaffen. Da Sie diese Bearbeitungszeiten individuell ansetzen können, erspart es Ihnen viel Zeit und Stress beim Beantworten der Mail.

Schließen sollten Sie ihr Postfach, da jede Pop-Up-Nachricht über eine neu eingetroffene Mail in Ihrem Posteingang eine erneute Ablenkung verursacht und Ihren Workflow unterbricht. Sie sollten sich nur zu Ihren selbst gesetzten Bearbeitungszeiten in Ihrem Postfach anmelden.

2. Misten Sie Ihren Posteingang nach Relevanz aus

Meist reicht schon das Lesen eines Betreffs, um zu entscheiden, wie wichtig diese Mail ist. Unwichtige Mails sollten Sie nur kurz überfliegen und danach löschen, oder direkt aus Ihrem Posteingang entfernen. Mails die in unter 4 Minuten beantwortet werden können, sollten Sie direkt bearbeiten. Wichtige Mails, die mehr als 4 Minuten Bearbeitungszeit beanspruchen, sollte später in Ruhe bearbeiten werden.

Gehen Sie nach dem Eisenhower-Prinzip vor und unterscheiden Sie zwischen der Relevanz der Mails in Ihrem Posteingang.

- Die wichtigen und dringlichen Mails, sollten möglichst sofort bearbeitet und beantwortet werden.

- Wichtige aber nicht dringliche Mails, können Sie in einen Ordner verschieben, sollten jedoch die Beantwortung planen.

- Dringliche aber unwichtige Mails sollten Sie an andere zur Bearbeitung weiterleiten und um Bearbeitung beten. Sind Sie die einzig verantwortliche Person für den Mailverkehr, sollten Sie diese Mails trotzdem erst nach den dringlich und wichtigen Mails bearbeiten.

- Mails die weder wichtig noch dringlich sind, sollten direkt aus Ihrem Posteingang entfernt werden.

3. Sie benötigen klare Strukturen in Ihrem Posteingang

Beansprucht die Antwort auf eine Mail mehr als 4 Minuten, sollten Sie diese vor Bearbeitung in einen entsprechenden Ordner verschieben. Direkt im Posteingang sollten nur die Mails bleiben, die am wichtigsten und gleichzeitig am dringlichsten sind.

Die Erstellung von Ordnern ist ein wesentlicher Punkt in der Organisation Ihres Posteingangs. Mit der Hilfe dieser Ordner können Sie Ihre Mails bestimmten Themen zuordnen und dadurch den Posteingang säubern.

Zum einen können Sie Ihre Ordner nach Prozessen sortieren und Ihnen verschiedene Überschriften geben. Mails die rein informativ sind könnten Sie in einen Ordner "Lesen" verschieben, um diese bei Gelegenheit zu lesen.

Haben Sie Fragen zu bestimmten Mails, wäre ein Ordner mit der Bezeichnung "Nachhaken" eine gute Möglichkeit. Somit können Sie sich später noch einmal mit diese Mails beschäftigen oder per Rückfrage eine Antwort bekommen. Mails die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt werden müssen, sollten Sie in einen Ordner verschieben, der zum Beispiel nach Datum/ Deadline oder Periode benannt ist.

Zum anderen können Sie Ihre Ordner nach Kategorien wie bestimmte Projekte oder Kunden bzw. Personen, oder nach Verwaltung wie zum Beispiel "Rechnungen", "Daten" anlegen.

Bearbeitete Mails, die jedoch noch nicht gelöscht werden sollen, verschieben Sie einfach in einen Ordner "Bearbeitet", "Erledigt" oder "Archiv". Wie Sie Ihre Ordner benennen liegt ganz individuell bei Ihnen. Erstellen Sie Ihre Ordner so wie es für Sie am übersichtlichsten ist und wie Sie am besten arbeiten können.

Wenn Sie Ihre Ordner mit Zahlen versehen, wird der Ordner meist automatisch an diese Stelle gesetzt und geht nicht verloren. Beziffern Sie also Ihre Ordner möglichst nach Relevanz.

4. Komplexen Mailverkehr umgehen

Halten Sie sich manchmal ewig lange an Mails auf, weil Sie den Inhalt nicht verstehen?

Es werden dann etliche Mails hin und hergeschickt und meist redet man noch aneinander vorbei. Dies zieht die Bearbeitung einer Mail unnötig in die Länge und verzögert möglicherweise einen wichtigen Workflow. Gelangen Mails mit komplexen Inhalten öfters in Ihren Posteingang verschiebt sich womöglich die Bearbeitung Ihrer gesamten Mails. Ihr Posteingang wird immer voller und Sie kommen mit der Bearbeitung nicht hinterher, das wiederum führt erneut zu Stress und Zeitproblemen, da Hauptaufgaben zurückbleiben.

Bei diesen Mails ist es oftmals einfacher die betreffende Person per Telefon zu kontaktieren. Verständnisfragen können so persönlich gestellt werden und man muss nicht erst auf eine Rückantwort warten. Die Person am anderen Ende hat wahrscheinlich einen ähnlich vollen Posteingang wie Sie und wenn dieser zudem nicht organisiert aufgebaut ist, kann es sein, dass Sie Ihre Antwort erst nach Stunden oder sogar Tagen erhalten.

Nehmen Sie sich also etwas Zeit und rufen Sie an, anstatt Unmengen von Mails zu versenden. Meist nimmt ein Telefonat weitaus weniger Zeit in Anspruch als der Mailverkehr und das Thema ist schneller erledigt.

5. KISS-Prinzip als Hilfe für die Bearbeitung Ihres Posteingangs

Dieses Prinzip wird von verschiedenen Menschen unterschiedlich übersetzt und interpretiert. Die gängigste Version ist

"Keep it short [and] simple"

Weitere Versionen sind: "Keep it simple [,/and] stupid", "keep it simple and smart", "Keep it simple and Straightforward"

Alle beinhalten jedoch das Wort "simple". Die Länge Ihrer Mails entscheidet, wie lange Sie selbst dafür brauchen und auch wie lange es dauert, bis Sie eine Antwort darauf erhalten. Deshalb ist es wichtig, Ihre Mails möglichst kurz zu halten und sich auf das Wichtigste zu beschränken. Hierbei ist es hilfreich wichtige Aspekte fettgedruckt oder sogar direkt in den Betreff zu schreiben.

Entscheiden Sie sich dafür die Hauptaussage direkt in den Betreff zu schreiben, empfiehlt es sich "Ende" an den Schluss der Aussage zu setzen. Somit weiß der Empfänger, dass er die Mail nicht öffnen brauch und kann je nach Betreff handeln und sich einen Termin eintragen, jemanden anrufen oder eine bestimmte Aufgabe erledigen.

Diese Art der Mailverfassung erspart Ihnen und dem Empfänger viel Zeit und ist gerade bei kurzen Anmerkungen wie die Informationen über einen Termin, ein Meeting etc. von Vorteil.

Sie versenden einfach eine leere Mail und schreiben beispielsweise, "Teammeeting 19.03. 15:00 in Raum 2.3! ENDE", in den Betreff. Somit haben Sie die wichtigsten Informationen weitergeben. Natürlich kann es dennoch sein, dass Fragen dazu aufkommen und sich nochmal an Sie gewendet wird. Da dies eher die Ausnahme sein wird, ist dieses Prinzip trotzdem eine enorme Zeitersparnis.

6. Nehmen Sie Hilfen des Portals für Ihren Posteingang an

Haben Sie Fragen zu der Organisation Ihren Posteingangs, können Sie sich an den Service Ihres Portals wenden.

Mögliche Hilfestellungen bietet auch die Funktion der Eingangsbestätigung. Damit bekommt jeder, der Ihnen eine Mail schickt, eine Schnellantwort und bekommt die Information, dass die Mail durchgegangen ist. Zum anderen ist es hilfreich sich eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, dass nicht unnötig viele Mails in Ihrem Posteingang landen, obwohl Sie im Urlaub sind. Außerdem gibt es die Möglichkeit Mails die Sie erreichen, obwohl Sie im Urlaub sind, diese an eine Vertretung automatisch weiterleiten zu lassen.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit individuelle Filter einzurichten, welche bestimmte Begriffe aus dem Betreff, der Absenderadresse oder aus der Nachricht herausfiltern und die Mail automatisch in den entsprechende Ordner verschiebt.

Die Planung und Organisation von Tagungen ist meist mit einer Vielzahl von E-Mails verbunden und eine einzige Tagung kann Ihr Postfach sprengen.

Einladungen, Informationsmails und die Beantwortung von Rückfragen, wie die Bestätigungen verursachen einen enormen Mailverkehr. Um Sie und Ihren Posteingang zu entlasten, bieten wir Ihnen unser Tagungstool. Über diese Tool verlaufen alle Einladungen und Anmeldungen, wovor Ihr Postfach geschont wird. Außerdem bietet es automatisierte Mails, was ebenfalls eine Zeitersparnis bietet.