Ab hier 6 Minuten Lesezeit!

Wenn man sich auf der Geschäftsreise zu einem wichtigen Meeting befindet, kann man weder einen vergessenen Laptop noch einen fehlenden Anzug gebrauchen. Für das Reisemanagement der Geschäftsreise ist meist die Business Travel Abteilung verantwortlich. Doch um das eigene Reisegepäck muss sich jeder Geschäftsreisende selber kümmern.

Da Geschäftsreisen oftmals keine einmalige Sache sind und Pannen und Probleme beim Planen schnell auftreten können, gibt es eine nützliche Packliste Geschäftsreise. Eine Packliste erleichtert das Kofferpacken erheblich und kann dem Reisenden eine Menge Arbeit und Stress abnehmen.

Warum sollte ich als Travel Managerin eine Packliste für Geschäftsreisen erstellen?

Im Business Travel Bereich fallen alle Aufgaben zur Planung der Reise auf die Travel Manager. Die Reisenden selbst bekommen davon meist nicht viel mit. Natürlich will man den Planenden nicht noch zusätzlich zumuten, dem Reisenden mit dem Kofferpacken zu helfen. Eine kleine Hilfe stellt jedoch eine im Voraus erstellte Packliste dar. Diese wird selbstverständlich einmalig erstellt, um nicht bei jedem Reisenden erneut das Business Travel Team damit zu belasten.

Die positiven Seiten der Packliste Geschäftsreise:

Eine Geschäftsreise bereitet dem Business Travel Bereich sowie ungeübten Reisenden eine Menge Druck und Stress zugleich. Hierbei kann man dem Reisenden etwas Stress abnehmen, indem man ihm eine Packliste für die nächste Geschäftsreise zur Verfügung stellt. Somit kann er ganz entspannt die Reise antreten, ohne sich Gedanken über fehlende Gepäckstücke machen zu müssen. Damit einhergehend kann auch Zeit gespart werden, da man nicht überlegen muss, ob man alles Wichtige für die Geschäftsreise eingepackt hat. Auch kann man mit einer Packliste bequem alle bereits eingepackten Dinge abhaken. So geht das Ganze schneller von der Hand. 

Das Reisemanagement weiß oftmals besser, was benötigt oder was unterwegs öfter vergessen wird, da sie in der Not meist Anlaufstelle für die verzweifelten Geschäftsreisenden sind. Will also das Reisemanagement einen späteren Anstrom an Notfallmails aufgrund von vergessenen Unterlagen, Geräten usw. vermeiden, ist es auch für sie hilfreich den Reisenden eine Packliste Geschäftsreise zur Verfügung zu stellen.

Ein paar Utensilien wie die vergessende Zahnbürste können natürlich auch vor Ort noch gekauft werden und sind demnach kein Weltuntergang. Es gibt jedoch bestimmte Dinge, die auf keinen Fall vergessen werden dürfen. Diese gilt es im Vorhinein herauszufiltern und aufzulisten.

Die "Herausforderungen" der Packliste Geschäftsreise:

Da nicht für jeden Reisenden die gleichen Umstände gelten, zum Beispiel aufgrund von unterschiedlicher Aufenthaltsdauer, Reisezielen und Reisezwecken, ist eine pauschale Packliste Geschäftsreise meist schwierig zu erstellen. 
Eine Packliste Geschäftsreise kann somit bei jeder Reise erneut einen Mehraufwand bedeuten. Wird eine Packliste nicht selbst erstellt, muss man erstmal eine geeignete Packliste finden und ausdrucken. Eventuell können Dinge fehlen oder es stehen einfach zu viele Dinge dort drauf, die für die Reise nicht relevant sind.

Wer sich seine eigene Packliste erstellt, muss obendrein einiges an Zeit aufwenden. Zusätzlich muss man dabei aufpassen, dass bei der Erstellung auch wirklich alle wichtigen Dinge gelistet werden.

Dabei hilft, dass die Geschäftsreisen oftmals zur gleichen Destination gehen, da z.B. ein Geschäftspartner, eine zweiter Standort oder auch ein Kunde dort lokalisiert ist. Es müssen also bestimmte Packlisten nur einmalig erstellt werden, die auf das jeweilige Ziel und den Reisezweck passen. Diese Packlisten kann das Travel Management dann einfach an die Bestätigungsmails heften oder den Reisenden anderweitig zum Download zur Verfügung stellen.

Im Business Travel bekommt man mit der Zeit einiges mit und kann somit die passenden Tipps vor Reiseantritt geben. Die Reisenden sind Ihnen meist für jeden Tipp und jede Hilfe dankbar, besonders dann, wenn es nicht gerade Vielflieger sind.

Diese Aspekte gilt es bei einer Packliste Geschäftsreise zu beachten:

Eine Packliste ist wie wir schon erfahren haben, nicht gleich Packliste. Im Internet findet man überwiegend Packlisten für den typischen Urlaub mit der Familie. Da diese Listen meist nur zum Teil auch für Geschäftsreisen zu verwenden sind, ist es wichtig eine Packliste Geschäftsreisen zur Hand zu haben.

Listen Sie nach Relevanz auf!

Haben Sie im Reisemanagement schon öfter Erfahrung damit gemacht, dass die passenden Socken für die Schuhe vergessen wurden? Dann kann dies auf der Packliste auch nach Relevanz ganz oben aufgelistet werden. Natürlich klingt ein Paar vergessener Schuhe oder Anzugsocken erstmal nicht dramatisch, kann im Geschäftsreisebereich, gerade wenn es zu einem wichtigen Meeting geht, doch ziemlich ärgerlich sein.

Steht ein Reisender ohne Anzugschuhe da, wird vom Travel Management meistens verlangt, das Problem zu lösen.

Daher können Fragen auf Sie zukommen wie zum Beispiel:  Woher soll man jetzt noch Schuhe bekommen, können sie geschickt werden? Um jetzt nur beim Thema Schuhe zu bleiben. Natürlich gibt es einige Utensilien bei denen es fatal sein kann diese zu vergessen und es muss so schnell wie Möglich eine Lösung gefunden werden. 

Die Länge der Packliste kann variieren!

Je nach Ziel und Dauer der Geschäftsreise sollte die Packliste auf die Umstände angepasst sein. Beispielsweise braucht man auf einer Geschäftsreise, bei der man am selben Tag wieder abreist, keinen großen Koffer, denn ein Handgepäck reicht hier oftmals aus. Dauert die Geschäftsreise länger, ist ein Aufenthalt im Hotel meist unumgänglich. Hier ist also in jedem Fall ein Koffer nötig, der natürlich sorgfältig zu packen ist. Wird allein mit Handgepäck gereist, muss sich an die von der Fluggesellschaft vorgeschriebenen Angaben, wie Maße und Gewicht gehalten werden. Will man trotz mehrtägigem Hotelaufenthalt nur mit Handgepäck reisen, muss einem bewusst sein, dass Flüssigkeiten wie zum Beispiel Shampoo und sonstige Hygienemittel vor Ort gekauft werden müssen.

Auch bei einem längeren Aufenthalt mit Koffer oder sogar einer Geschäftsreise Übersee, gelten die Vorschriften der Fluggesellschaften und sollten im Voraus abgeklärt werden.
Je länger die Geschäftsreise dauert, desto umfangreicher ist die Packliste und desto mehr Platz muss man im Koffer einplanen. Für längere Reisen sollte der Planende ausreichend Kleidung, Hygieneartikel und am besten auch Medikamente einplanen. Auf keinem Fall dürfen auf der Packliste die notwendigen Papiere und Unterlagen fehlen. Dazu gehören unter anderem ein Personalausweis, Krankenversichertenkarte, Hotelunterlagen, sowie ein Reisepass und eventuell der KFZ-Führerschein. Da wichtige Unterlagen bei allen Geschäftsreisen unabdingbar sind, kann eine ausführliche Packliste Geschäftsreise auch bei kürzeren Reisen verwendet, und überflüssige Aspekte wie genug Klamotten etc. auch einfach ignoriert werden. 

• Eine Geschäftsreise bereitet bedingt durch die Zeitverschiebung oftmals Kreislaufbeschwerden oder Kopfschmerzen. Daher sollten Kopfschmerz- und Reisetabletten sowie weitere Medikamente in jedem Fall auf der Packliste stehen.
• Handelt es sich um einen Auslandsaufenthalt sollte auch der Impfpass auf dem neusten Stand sein.
• Technisches Equipment: Laptop, Geschäftstelefon, oder auch ein Laserpointer für Präsentationen sind bei Geschäftsreisen hilfreich und ein Must-Have auf einer Packliste.
• Für das Meeting sollte angemessene Kleidung auf der Packliste notiert sein. Dazu gehört ein Anzug mit Krawatte und passenden Schuhen oder ein schickes Kleid auf der Packliste.
• Auch mit Geld und Finanzen sollte sich im Voraus beschäftigt werden.

1. Gilt am Reiseziel eine andere Währung?
2. Muss gegebenenfalls eine andere Geldkarte beantragt werden?
3. Muss ich im Hotel noch etwas nachzahlen? 

Diese Fragen gilt es auf jeden Fall im Voraus zu klären und sind wichtiger Teil einer Packliste Geschäftsreisen.

• Bei Geschäftsreisen ins Ausland ist zu empfehlen, immer etwas Bargeld entsprechend der Währung dabei zu haben.
• Achten Sie auch auf Warnungen von erhöhten Diebstahlsraten am Reiseziel und denken Sie daran, wichtige Dokumente wie Reise- und Impfpass, sowie immer etwas Geld im Safe aufzubewahren, falls der Reisende Opfer von Taschendieben wird. 

Solche Warnhinweise gehören zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und müssen dem Reisenden in jedem Fall vor Reiseantritt nahegelegt werden. Hilfreich ist hier, solche Informationen mit auf die Packliste Geschäftsreise zu setzten. Somit ist ein Teil der Fürsorgepflicht abgedeckt und Ihr Arbeitgeber verringert das Haftungsrisiko.

Sammeln Sie Ideen mit unserer Packliste

Wie Sie sehen, bietet eine Packliste eine Menge Vorteile für den Geschäftsreisenden und das Geschäftsreiseumfeld.

Um künftige Geschäftsreisen zu vereinfachen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, bietet Intertours dem Travel Management ihren Service an und unterstützt die Travel Manager/-innen.

Intertours unterstützt bei der Planung rund um die Geschäftsreise und kann durch die jahrelange Erfahrung, auf (fast) jedes Problem antworten.

Mit dieser Packliste Geschäftsreise haben sie im Travel Management Zeit gespart, helfen den Reisenden und vermeiden, dass die Geschäftsreisenden in Panik verfallen, weil wieder einmal was daheim liegen geblieben ist.

Drücken Sie den Grünen Button für eine Packliste

Das Kofferpacken

Ein paar Tipps und hilfreiche Videos für die Reisenden, um den Koffer so optimal wie möglich zu packen:

Gerade bei Klamotten wie Hemden, Sakkos, Hosenanzüge und Kleider ist es meist unmöglich sie faltenfrei zum Zielort zu transportieren.

Tipp1: Damit der Koffer den Kragen des Hemdes nicht zerdrückt, ist es von Vorteil, einen eingerollten Gürtel an der Kragen-Innenseite entlang zu legen. Der Gürtel hält den Kragen aufrecht und ist gleichzeitig gut verstaut.

Tipp2: Zudem sollten Hemden ganz nach oben gelegt werden und nicht unter schweren Klamotten und anderen Gegenständen liegen.

Tipp3: Für den unversehrten Transport von Sakkos, wird in diesem Video mit Seidenpapier ausgeholfen.

Haben Sie Lust auf weitere Tipps?