Maschinenbauer verlieren durchschnittlich 20.000 € Marge. Nicht im Einkauf, sondern unterwegs
In vielen mittelständischen Maschinenbauunternehmen laufen Projektkalkulationen heute auf Kante. Rohstoffpreise, Löhne, Energie - alles muss stimmen, damit am Ende eine gesunde Marge bleibt. Doch was oft übersehen wird: Einige der größten Verluste entstehen nicht im Einkauf, sondern unterwegs.
Ob beim Serviceeinsatz, bei einer spontanen Reparatur, der Inbetriebnahme einer Maschine oder auf dem Weg zum nächsten Kundeneinsatz - Servicetechniker, Monteure oder Projekttechniker treffen täglich Dutzende Entscheidungen, bei denen Geld ausgegeben wird: Tanken. Werkzeug. Hotel. Ersatzteile. Entweder wird bar bezahlt oder mit der eigenen Karte. Aber Ihre Mitarbeiter wollen Ihr Geld bei der Abrechnung zurück.
Das Problem? Der Beleg.
Damit Sie die Ausgabe korrekt verbuchen und dem richtigen Projekt zuordnen können, braucht es den Beleg. Nicht nur für die steuerliche Absetzbarkeit, sondern vor allem für die transparente Nachkalkulation und interne Kostenkontrolle.
Aber in der Realität verschwinden Belege sehr gerne in der Hosentasche oder im Fahrzeug. Mit etwas Glück kommt er vielleicht doch noch in der Buchhaltung an. Mit drei Wochen Verspätung. Aber in vielen Fällen taucht er nie wieder auf.
Solche "Einzelfälle" häufen sich und werden in Summe zu einem echten Margenproblem.
|
„Wenn bei 1.000 Vorgängen im Jahr nur 400 sauber erfasst sind, reden wir schnell über 15.000 bis 20.000 Euro pro Jahr. Nicht gebucht, nicht dokumentiert, nicht nachvollziehbar – und damit bares Geld verloren.“ Marc Will, Geschäftsführer Intertours Reisen & Events GmbH |
 |
Wo in der Praxis Margen verloren gehen
Einige Beispiele aus dem Alltag zeigen, wie schnell es zu Verlusten kommt:
Beim Tanken
Der Monteur tankt am Freitagabend, bezahlt bar und steckt den Beleg ins Seitenfach seines Fahrzeugs. Am Montag ist er verschwunden.
Bei Spontankäufen
Ein Satz Bohrköpfe wird spontan beim Fachhändler gekauft – privat bezahlt, ohne dass klar ist, welchem Projekt die Ausgabe zugeordnet werden soll.
Bei Übernachtungen
Die Hotelrechnung für eine Übernachtung wird an die private E-Mail-Adresse des Servicetechnikers geschickt – und die Projektleitung erfährt nie davon.
Diese Situationen sind keine Ausnahmen. Sie passieren täglich in vielen mittelständischen Betrieben – und sie folgen fast immer denselben Mustern.
Die vier Hauptursachen für unsichtbare Kosten unterwegs
Obwohl die Beträge oft klein wirken, sind es meist dieselben Fehlerquellen, durch die wichtige Projektkosten nicht erfasst werden:
Belege fehlen
Quittung verlegt, Tankbeleg im Fahrzeug vergessen, private Zahlung ohne späteres Einreichen.
Belege zu spät
Belege werden erst Wochen nach dem Einsatz abgegeben, z. B. nach dem Urlaub oder gesammelt am Monatsende.
Belege unklar
Ausgaben ohne Projektbezug, falsche Kostenstelle, kein Hinweis auf den Einsatzort oder die betroffene Maschine.
Belege fehlerhaft
Beleg unleserlich, unvollständig (z. B. ohne Betrag oder Datum), handschriftlich und nicht prüfbar.
Diese Probleme bleiben selten ohne Konsequenzen – sie führen zu ständigen Rückfragen, fehlender Transparenz und vermeidbarem Aufwand im ganzen Unternehmen.
Was nicht dokumentierte Ausgaben wirklich kosten
Nicht dokumentierte Ausgaben sind mehr als nur ein kleiner Umstand im Tagesgeschäft – sie verursachen stille, aber systematische Verluste. Wenn Servicetechniker und Projektverantwortliche Zeit damit verbringen, Quittungen zu suchen oder Rückfragen zu klären, fehlt diese Zeit an anderer Stelle. Laut internen Analysen führen allein diese Abstimmungsprozesse zu einem durchschnittlichen Mehraufwand von 15 Minuten pro Fall. Multipliziert mit 1.000 Vorgängen pro Jahr summiert sich das auf mehr als 20 volle Arbeitstage – also rund 10 % der Jahresarbeitszeit eines Mitarbeitenden. Zeit, die nicht für Kunden, Projekte oder wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden kann, sondern in Rückfragen, Nachverfolgung und Abstimmung verloren geht.
Doch damit nicht genug: Wenn Belege fehlen oder verspätet kommen, können Kosten nicht korrekt ins Projekt eingehen. Das Controlling arbeitet auf Basis lückenhafter Daten, Projektbudgets erscheinen verzerrt, und Nachkalkulationen verlieren ihre Aussagekraft. Dadurch werden nicht nur Ressourcen gebunden – es werden auch falsche Entscheidungen getroffen.
Die Folge: Ein systemischer Blindflug mit echten wirtschaftlichen Auswirkungen.
18.000€ Verlust im Jahr: Ein klassischer Fall aus Baden-Württemberg
Ein mittelständisches Unternehmen aus Baden-Württemberg setzt täglich drei Servicetechniker im Außeneinsatz ein. Im Durchschnitt tätigt jeder Mitarbeitende pro Tag drei bis vier Ausgaben – vom Tanken über Material bis zur spontanen Übernachtung. Bei einem vier Tage langen Einsatz kommen so schnell 35 Einzelbuchungen zusammen.
Vor der Einführung eines digitalen Tools wurden davon im Schnitt nur rund zwei Drittel korrekt dokumentiert. Die restlichen Belege gingen verloren, wurden verspätet eingereicht oder waren nicht eindeutig einem Projekt zuordenbar. Jährlicher Verlust allein durch nicht erfasste Ausgaben: rund 18.000 Euro.
Wie groß ist das Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen?
Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Serviceeinsätzen, Projekten oder Kundenterminen arbeitet, dann entstehen diese Art von Verlusten auch bei Ihnen – oft unbemerkt.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo genau in Ihrem Prozess unerkannte Kosten entstehen – und wie Sie diese mit wenig Aufwand vermeiden können.
Warum das Problem lange nicht gelöst wurde
Diese Ausgaben sind unkontrollierbar – und sie lassen sich auch nicht vermeiden. Sie sind ein Teil des Geschäftsalltags im Service, in der Projektarbeit und im technischen Außendienst.
Lange Zeit galt deshalb: Was unterwegs passiert, lässt sich eben nicht zentral steuern. Also wurde die manuelle Abrechnung zum Standard: Servicetechniker oder Monteure zahlen vor, sammeln Belege, reichen Excel-Listen ein. Die Buchhaltung sortiert nachträglich zu. Für viele mittelständische Betriebe war das pragmatisch, aber nie effizient.
Heute ist das anders. Mit modernen Lösungen für Kreditkartenmanagement lassen sich auch spontane Ausgaben unterwegs strukturiert, steuerbar und projektbezogen erfassen. Ohne Mehraufwand für das Team. Und ohne Vorkasse.
Was modernes Kreditkartenmanagement heute leisten kann
Wenn sich Zahlungen nicht zentral und im Voraus vom Unternehmen tätigen lassen, kann ein modernes Kreditkartensystem die Lösung sein.
Eine moderne Lösung wie Intertours Pay erlaubt es Ihnen sofort individuelle Kreditkarten zu erstellen und diese Einsatzzwecken, Teams oder einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen.
Die digitalen oder physischen Karten lassen sich mit klaren Regeln steuern – etwa projektbezogene Limits, vordefinierte Kategorien oder zeitliche Freigaben. Jede Transaktion kann in Echtzeit überwacht udn automatisch einer Kostenstelle zugewiesen werden. Ihr Serviceteam muss nichts weiter tun, als den Beleg sofort nach dem Erhalt zu fotografieren und per App hochzuladen.
So wird aus einer einfachen Zahlung ein vollständiger, steuerbarer und prüfsicherer Vorgang – ohne Mehraufwand für das Team. Und das Unternehmen behält jederzeit den Überblick, wo welches Budget gerade eingesetzt wird.
So profitiert Ihr gesamtes Team:
Servicetechniker & Monteure
Kein Vorkasse-Stress mehr, keine Zettelwirtschaft – sofort mit Karte zahlen und Beleg per App hochladen.
Buchhaltung
Keine Nachfragen, keine Excel-Listen, alle Informationen direkt im System – klar zugeordnet und buchbar.
Projektleitung
Live-Transparenz über Projektbudgets, keine Überraschungen bei der Nachkalkulation.
Controlling
Lückenlose Datenbasis für fundierte Entscheidungen und revisionssichere Auswertungen.
Die Lösung: Kontrolle, wo sie heute fehlt
Moderne Tools wie Intertours Pay ermöglichen es, unterwegs entstehende Ausgaben sofort zu erfassen, gezielt zu steuern und transparent in die Projektkosten einfließen zu lassen:
- Mitarbeitende nutzen vorkonfigurierte Firmenkarten – kein Vorkasse-Stress mehr
- Belege werden direkt per App abfotografiert und zugeordnet
- Projektleitung & Buchhaltung sehen alle Ausgaben in Echtzeit
- Budgets lassen sich live überwachen und automatisch zuordnen
- Die Buchhaltung erhält alle Informationen live und arbeitet Sie ab. Ohne Nachfragen und Verzögerungen
Ergebnis: Keine verlorenen Belege. Kein Theater mit Excel. Und keine Projektmarge, die unterwegs versickert.
Wenn Sie in Ihren Projekten keine 20.000 Euro verlieren möchten, sollten Sie nicht nur die großen Rechnungen im Blick haben – sondern auch die kleinen Ausgaben unterwegs. Denn die Summe macht den Unterschied.
Erleben Sie live, wie Sie mit Intertours Pay Ihre Projektmargen schützen und endlich volle Kontrolle über unterwegs entstandene Kosten gewinnen.
Jetzt Ihr kostenloses, persönliches Gespräch vereinbaren auf: https://go.intertours.de/pay-fuer-maschinenbau