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Kilometerpauschale von Geschäftsreisen richtig abrechnen

Für beruflich veranlasste Fahrten können Sie über die Kilometerpauschale Dienstreise 0,30 € pro gefahrenem Kilometer geltend machen, ohne dem Finanzamt einzelne Kosten nachzuweisen.

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Alles rund um die Kilometerpauschale und die Reisekostenabrechnung!

Grundlage für den Ansatz der Kilometerpauschale bei Dienstreisen ist das Einkommensteuergesetz. Zur Ermittlung der Höhe der Pauschale wird dort auf das Bundesreisekostengesetz verwiesen. Aktuell beträgt sie 0,30 € pro gefahrenem Kilometer bei Fahrten mit dem privaten Pkw.

Wann die Kilometerpauschale angesetzt werden darf

Berufliche Auswertsaktivitäten

Ansetzen können Sie die Kilometerpauschale immer dann, wenn beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten die Fahrten verursachen. Dagegen gilt bei Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstrecke nur die einfache Entfernungspauschale. Zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten gehören zum Beispiel:

- Fahrten im Außendienst und zu Kundenterminen
- Teilnahme an Seminaren oder Kongressen
- Messebesuche
- Montagearbeiten an wechselnden Arbeitsorten (Einsatzwechseltätigkeiten)
- Fahrten zu anderen Firmenstandorten
- Befristete Abordnungen zu anderen Unternehmen


Als Arbeitnehmer können Sie sich die Kilometerpauschale bei Dienstreisen über Ihre Reisekostenabrechnung vom Unternehmen steuerfrei erstatten lassen. Für das Unternehmen handelt es sich bei der Kilometerpauschale von Dienstreisenden um betrieblich veranlasste Kosten, die ebenfalls den steuerlichen Gewinn mindern.
Der Vorteil der Kilometerpauschale Dienstreise liegt darin, dass tatsächlich jeder gefahrene Kilometer abgerechnet werden darf. Es gilt also nicht, wie bei der Entfernungspauschale, nur die einfache Strecke. Grundsätzlich beginnen und enden dienstlich veranlasste Fahrten an der privaten Wohnungstür. Alternativ kann eine Dienstreise natürlich auch im Unternehmen beginnen oder enden. Dann gilt der Betrieb als Start- oder Zielpunkt für die Abrechnung der Kilometerpauschale.

Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen stellt eine Alternative zur Anwendung individueller Kilometersätze dar. Individuelle Sätze müssten durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Tatsächliche und pauschale Fahrtkosten können nicht gleichzeitig geltend gemacht werden. Es ist immer nur eines von beidem möglich. Die Kilometerpauschale Dienstreise deckt eine Vielzahl von Einzelkosten ab. Dazu zählen natürlich die Spritkosten, aber auch noch viele weitere Kosten. Hier wären zum Beispiel die Aufwendungen für die Haftpflicht- und Kaskoversicherung zu nennen, die Kfz-Steuer und auch die Absetzungen für Abnutzung (die sogenannten Abschreibungen). Selbst übliche Wartungs- und Reparaturarbeiten zählen zu den Einzelkosten, die von der Kilometerpauschale Dienstreise erfasst werden. Ausnahme sind allerdings außergewöhnliche Reparaturkosten, die einzeln geltend gemacht werden dürfen. Ansonsten deckt die Kilometerpauschale bei Dienstreisen aber alle eventuell entstehenden Kosten ab. Das heißt, dass Einzelkosten dann auch nicht mehr berücksichtigt werden dürfen. Ein Anheben der Kilometerpauschale ist ebenfalls nicht möglich. Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Ausgaben pro Kilometer höher sind, müssen Sie dieses dem Finanzamt anhand eines detaillierten Fahrtenbuches nachweisen. Die Kilometerpauschale Dienstreise einfach auf z. B. 0,32 € zu erhöhen, weil Sie einen großen Geländewagen mit hohem Verbrauch fahren, ist keine Option.

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Wie bereits eingangs festgehalten, beträgt die Kilometerpauschale bei Dienstreisen 0,30 € pro Kilometer bei der Nutzung privater Kraftfahrzeuge. Andere motorbetriebene Fahrzeuge dürfen mit 0,20 €/km pauschal abgerechnet werden. Fahrradfahrer gehen leider leer aus. Noch vor einigen Jahren gab es einen Aufschlag, wenn Dienstreisende ihre Kollegen im Auto mitgenommen haben. Dieser ist inzwischen jedoch weggefallen. Bei der Nutzung des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs wie Bussen und Bahnen greift die Kilometerpauschale Dienstreise auch nicht. Hier bekommen Sie immer die tatsächlichen Kosten gegen Vorlage der Belege erstattet. Gar keine Erstattung über die Kilometerpauschale gibt es, wenn die Fahrt mit einem vom Arbeitgeber gestellten Dienstwagen erfolgt. Da Arbeitnehmer hier bereits den Vorteil genießen, nicht für die laufenden Fahrzeugkosten selbst aufkommen zu müssen, gewährt das Finanzamt keine weiteren Vergünstigungen.

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Warum das Fahrtenbuch nicht immer eine Alternative ist

Das Fahrtenbuch bietet sich an, wenn Sie einen höheren individuellen Kilometersatz als die Kilometerpauschale Dienstreise geltend machen wollen. Dazu müssen Sie mindestens 12 Monate lang akribisch alle Belege aufbewahren und die Fahrten, getrennt nach beruflicher und privater Veranlassung, aufzeichnen. Neben dem hohen Aufwand, den das Führen des Fahrtenbuches mit sich bringt, gibt es bei dieser Variante noch ein weiteres Problem: Das Finanzamt stürzt sich gerne auf diese Aufzeichnungen und prüft das Fahrtenbuch ganz genau. Bei Fehlern, auch aus Unwissenheit, oder unplausiblen Einträgen kann das Finanzamt das gesamte Fahrtenbuch verwerfen und die Anerkennung der Kosten verweigern. Es ist also immer ein Abwägen zwischen Nutzen und Kosten, ob das Führen eines Fahrtenbuches eine günstige Alternative zur Kilometerpauschale Dienstreise für Sie ist.

Die Kilometerpauschale Dienstreise im Vergleich zu weitere Pauschalen

Übernachtungspauschale bei Dienstreisen
Übernachtungspauschale bei Dienstreisen

Der Kilometerpauschale am nächsten ist die einfache Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte. Beide Pauschalen können mit 0,30 €/km angesetzt werden, ansonsten gelten sie genau für gegensätzliche Sachverhalte. Dazu kommt, dass die Kilometerpauschale bei Dienstreisen für alle gefahrenen Kilometer gilt. Die einfache Entfernungspauschale greift immer nur für die einfache Strecke, anders ausgedrückt für die Hälfte der zwischen Wohnung und Betrieb gefahrenen Kilometer.

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen können, ebenso wie die Kilometerpauschale Dienstreise, bei Auswärtstätigkeiten angesetzt werden. Sie ersetzen die Kilometerpauschale bei Dienstreisen allerdings nicht, sondern entstehen bei entsprechenden Voraussetzungen zusätzlich.

Die Kilometerpauschale von Dienstreisen als Werbungskosten geltend machen

Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen
Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen

Für das Finanzamt zählt die Kilometerpauschale bei Dienstreisen zu den Werbungskosten und mindert dadurch den steuerlichen Gewinn. Eine ordnungsgemäße und vollständige Reisekostenabrechnung spart daher bares Geld. Die sich immer wieder ändernden Vorschriften bei der Kilometerpauschale Dienstreise erfordern allerdings, dass Sie sich ständig aktiv mit dem Thema auseinandersetzen. Alternativ können wir Ihnen mit unserer Reisekostensoftware diese Aufgabe jedoch abnehmen. Sie erhalten eine gültige Reisekostenabrechnung nach aktueller Rechtsprechung und haben gleichzeitig mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

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