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Kick off Meetings sind bereits fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Die verschiedenen Möglichkeiten bei der Durchführung, geben Unternehmen die Möglichkeit, ihr eigenes individuelles Profil darin einfließen zu lassen.

Die kommunikative Komponente solcher Team-Meetings unterstreicht das noch einmal, egal ob das Kick-off-Meeting auf Firmenreise oder in der eigenen Stadt stattfindet.

Die Aufgaben des Kick off Meetings im Überblick

Kick off Meetings beinhalten vor allem Aufgaben zur Verbesserung der Kommunikation:

- Alle Teilnehmer des Kick-off-Meetings sollen denselben Informationsstand erhalten.

- Alle verbleibenden offenen Posten und Kompetenzen sollen gefüllt werden.

- Die Methoden bei der Projektdurchführung sollen genau besprochen werden.

- Letztlich sollen Teilnehmer des Kick off Meetings sich miteinander unterhalten und den Kontakt untereinander fördern und damit den Teamgeist stärken.

Neben Veranstaltungen im eigenen Land bietet sich ebenfalls ein Kick off Meeting auf einer Firmenreise an.

Was ist ein Kick off Meeting?

Ein Kick off Meeting ist die optimale Möglichkeit, eine neue Projektphase zu starten.

Dabei kann es sich anbieten, die Projektplanung mit einer Gruppenreise zu verbinden. Projektleiter laden ihre Teams oder Investoren zu einem Get-together ein. Gut gelungene Kick off Meetings können den Start eines Projektes positiv beeinflussen – außerdem ist es eine Möglichkeit, um zusammen zu kommen.

Das Zusammenkommen für die Projektplanung, ist gerade für Unternehmen interessant, deren Abteilungen nicht zentral an einem Ort liegen.

Ziele solcher Kick off Meetings können variieren, oftmals jedoch werden sie für eine klare Strukturierung der Arbeitsfelder einzelner Mitarbeiter genutzt. Falls alle Kompetenzen im Vorfeld des Kick off Meetings verteilt wurden, ist die Erarbeitung einer Roadmap ein weiteres mögliches Ziel. Eine Roadmap zeichnet die genauen Ziele inklusive zeitlicher Ziele für das Management dieses Projekts auf.

Neben einem Meeting im Büro oder einer Lokalität in der eigenen Stadt kann es sich zudem lohnen, das Kick off Meeting im Ausland zu veranstalten. Eine solche Firmenreise kann die beteiligten Mitarbeiter zusätzlich motivieren. Aus diesem Grund sollte am Ende eine Feedbackrunde moderiert werden, in der jeder Einzelne die Erlebnisse des Kick off Meetings aus seiner Sicht präsentieren kann.

Die Vorbereitung auf ein Kick off Meeting:

In der Vorbereitung auf das Kick off Meeting sollte der Ablauf unbedingt geregelt werden.

Zunächst stellen sich Fragen der Destination: Wohin soll die Reise gehen? Wo kann ich dort das Meeting veranstalten? Wo kommen die Beteiligten unter und dann muss jemand noch die Gruppenflüge buchen. Bei der Auswahl der Location sollte beachtet werden, was am besten zum Unternehmen und zum gemeinsamen Projekt passt.

Danach sollte alles personenbezogene organisiert werden: Sind Namensschilder notwendig? Müssen eventuelle Sitz- oder Saalpläne vorbereitet werden? Muss die Kompetenzverteilung innerhalb des Projekts noch besprochen werden oder steht sie bereits fest?

Erst wenn all diese Fragen geklärt sind, geht es an die Organisation des eigentlichen Kick off Meetings. Alle Abläufe, Zeitmanagement, Pläne, Ziele und Methoden, die mit dem Kick off Meeting erreicht werden sollen, werden jetzt notiert und zusammengetragen. Hier kommt es zur Buchung rund um die Firmenreise und der Räumlichkeiten des Kick off Meetings.

Das wichtigste Ziel von Kick-off-Meetings, sei es im Inland oder über eine Firmenreise, betrifft die kommunikative Ebene. Alle Mitarbeiter, die vom Projektmanagement zum Kick off Meeting eingeladen wurden, sollen auf den gleichen Wissensstand gebracht werden. Das heißt, Unterlagen müssen schon vor Projektstart sorgfältig vorbereitet werden. Doch nicht allein die Kommunikation vergangener und aktueller Projekte sollte thematisiert werden, die künftige Form verbalen Austauschs sollte ebenfalls geregelt werden:

Wie wird von wem, was an wen in welchen Fällen weitergegeben?

Welche Kommunikationskanäle werden verwendet?

Wer erstellt und archiviert in Zukunft welche Dokumente im Bereich der Projektentwicklung?

Für die weitere Entwicklung des Projekts kann das von außerordentlicher Bedeutung sein, daher sollte in der Vorbereitung auf das Kick off Meeting unbedingt darauf geachtet werden.

Vorteile einer Zusammenführung von Firmenreise und Kick off Meeting

Eine gemeinsame Reise zum Team Meeting kann vor allem die Motivation bezüglich des Projektes erheblich steigern. In einer Umfrage gaben 81 Prozent der Deutschen an, dass Dienst- oder Firmenreisen die Arbeit interessanter machen.

In fernen Ländern und anderen Kulturen erlebt man die Welt oft mit anderen Augen. Eine solche Firmenreise kann also ein Anreiz sein, aber auch für die nötige Gelassenheit in den Projektgesprächen sorgen.

Ein weiterer Vorteil von Firmenreisen ist die teambuilding Funktion: Während bei einem Kick off Meeting im eigenen Land jeder direkt aus seinem Alltag kommt und nach der Veranstaltung auch wieder genau dorthin entschwindet, bleiben die Mitarbeiter auf Firmenreisen auch in der Zeit nach dem projektbezogenen Abschnitt oftmals länger beisammen. Damit können solche Firmenreisen ebenfalls einen positiven Effekt auf die Grundstimmung haben.

Kleiner Tipp nebenbei: Mehr als jeder zweite Europäer befürchtet, dass bei Firmenreisen nicht auf ökologische Aspekte geachtet wird. Auch in diesem Aspekt kann sich ein Unternehmen während eines Kick off Meetings positiv beweisen. Klar ist jedenfalls, dass sich eine Firmenreise vom Alltag klar abhebt und daher etwas Besonderes für die Mitarbeiter darstellt. Demnach hat eine Zusammenführung von Kick off Meeting und Firmenreise mitarbeiterbindende Vorteile, auch wenn die Firmenreise die teurere Alternative ist.

Hilfreiche Tipps und Links für eine perfekte Firmenreise

Am Schluss möchten wir Ihnen ein paar Tipps und hilfreiche Links zum Thema Firmenreisen mitgeben, damit Ihr Kick off Meeting ein richtiger Erfolg wird. Wie Sie zum Beispiel das richtige Reisebüro für Firmenreisen finden, erklären wir Ihnen hier.
Genauere Informationen rund um die Herausforderung Teambuilding finden Sie hier, damit Sie Ihr Kick off Meeting auch für diesen Aspekt nutzen können.

Barcelona ist nicht nur kulturell interessant und schön anzusehen, eine Reise in die Hauptstadt Kataloniens kann durchaus zu teambuilding Zwecken oder für ein Kick Off Meeting genutzt werden.