Ab hier 5 Minuten Lesezeit!

Stellen Sie sich einmal vor, Sie sitzen entspannt als Travel-Manager oder Vertriebsleiter in Ihrem Büro und verlassen sich darauf, dass alles wunderbar seinen gewohnten Gang geht. Sie haben Ihre Fürsorgepflicht erfüllt und freuen sich mit gutem Gewissen auf den Feierabend.

Auch ihre Geschäftsreisenden sind mit wichtigen Aufgaben im In- und Ausland unterwegs und wie gewohnt gut vorbereitet. Doch dann klingelt Ihr Telefon und einer Ihrer Geschäftsreisenden ruft aus einem fernen Hotel mit der Nachricht an, erkrankt zu sein. Was ist zu tun?

Laut Arbeitsrecht unterliegen Arbeitgeber einer gewissen Fürsorgepflicht für ihre Arbeitnehmer. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter sich am Arbeitsplatz oder auf Geschäftsreise befindet. Der Arbeitgeber ist stets verpflichtet den Schutz des Arbeitnehmers zu gewährleisten. Bei Verletzung der Fürsorgepflicht, wodurch das Leben des Mitarbeiters gefährdet wurde, hat der Geschädigte Anspruch auf Schadensersatz. Doch für den Arbeitgeber kann eine solche Verletzung seiner Pflichten auch erheblich größere Konsequenzen nach sich ziehen.  

Da immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter beruflich auf Reisen senden, nimmt das Thema Fürsorgepflicht im Arbeitsverhältnis noch einmal ganz andere Dimensionen an. Der Reisende hat, wenn er zur Arbeit in ein anderes Land geschickt wird, ein Recht auf Schutz seiner selbst. Arbeitnehmern ist im Zuge der Fürsorgepflicht auf Geschäftsreise ein westlicher Standard zu garantieren. Wollen Sie mehr zu den Fürsorgepflichten des Arbeitgebers erfahren?

Unsere Tipps, wenn es einen auf der Geschäftsreise doch mal erwischt:

Die folgenden Punkte sollten Sie dem Reisenden nahe legen:

1. Halten Sie ihren Stresspegel niedrig!
Am wichtigsten ist es auch hier, die eigene Gesundheit zu schützen und auch andere Aufgaben darunter nicht leiden zu lassen. Holen Sie also erst einmal tief Luft.
Dann raten Sie ihrem Geschäftsreisenden bitte, den Arzt aufzusuchen. Auch wenn der sich im Ausland befindet. Wurde die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers hier eingehalten, wurde schon im Voraus geschaut, dass gute Ärzte mit den "westlichen Standards" vor Ort sind. Bei manchen Versicherungen müssen Sie dann zwar in Vorleistungen treten, doch diese Gelder werden meist zurück erstattet.
Auch wer auf Geschäftsreisen spürt, dass es ihm zunehmend schlechter geht, sollte sich früh schlafen legen und auch die nötigen Medikamente zu sich nehmen. Es hilft niemandem, wenn Kunden während einer beginnenden Krankheit besucht werden. Sie sollten im Zuge der Fürsorgepflicht im Voraus Notfallnummern erhalten haben, in denen Sie jemanden erreichen können. Auch ist es manchmal notwendig, die Termine zu verschieben oder anders mit den Partnern in Kontakt zu treten. 

2. Verhalten Sie sich ganz wie zu Hause
Sie sollten sich ohnehin genau so verhalten, wie Sie es auch zu Hause tun würden. Greifen Sie ruhig auf die altbewährten Hausmittel zurück. So können Sie zum Beispiel Ingwertee bei Halsentzündungen zu sich nehmen. Aber auch die bekannte heiße Milch mit Honig wirkt noch immer Wunder und sorgt für einen ruhigen Schlaf. Fragen Sie dafür einfach im Hotel nach, die kennen sich meist mit kranken Hotelgästen aus. Nur selten zeigen die Angestellten eines Hotels kein Verständnis und bei einem guten Service wird man dort alles tun, damit Sie ihre heiße Milch mit Honig auch bekommen.

Wer kommt im Krankheitsfall für die Kosten auf?

Während man bei privaten Urlaubsreisen ins Ausland selbst für seine Behandlungskosten aufkommen muss, ist bei dienstlichen Auslandsaufenthalten der Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht (Sozialgesetzbuch V, §17). Die jeweilige Krankenkasse erstattet zwar im Rahmen einer Entsendung anschließen die Kosten bis zu einer Höhe, die im Vergleich eine inländische Behandlung gekostet hätte, doch sind gesetzliche Standards in vielen anderen Ländern oft deutlich geringer als in Deutschland.
So raten auch Verbraucherschützer im Rahmen der Fürsorgepflicht, selbst bei Reisen in Länder, wo die EHIC (Europäische Krankenversicherungskarte) gilt, zum Abschluss einer persönlichen Auslandsreisekrankenversicherung. Wird Ihnen die Fürsorgepflicht vom Arbeitgeber als Travel-Manager übertragen, können Sie die Mitarbeiter Ihres Betriebes um einen Abschluss der Versicherung bitten.

In vielen Fällen sind Arbeitgeber bereit, die Prämiengebühren zu übernehmen und im Krankheitsfall in Vorleistung zu treten. Wichtig ist für die Reisenden nur, dass sie sich auf Geschäftsreise in Sicherheit wissen, da die Fürsorgepflicht erfüllt wurde. 

3. Vorsicht Flug
Wenn Sie oft mit dem Flugzeug reisen, wissen Sie, wie wichtig es ist die Nase und die Atemwege frei zu halten. Nur so können Sie sicher sein, dass Sie dem Druckausgleich gut gewappnet sind.

Führen Sie also immer ein Nasenspray oder ähnliches mit. Selbstverständlich in einem Beutel verpackt, wie sie in den Automaten beim Check-In angeboten werden.
Aber auch wenn Sie gerade eine Zahnbehandlung hinter sich gebracht haben, müssen Sie vorsorgen. Druckschwankungen können sich schmerzhaft auf frische Zahnfüllungen auswirken. Es spricht überhaupt nichts dagegen, Schmerzmittel dabei zu haben. Falls Sie einmal Ihre eigenen Präparate vergessen haben, sprechen Sie einfach die Flugbegleitung an, denn leichte und rezeptfreie Medikamente sind meist an Bord.

Natürlich wird kein Arbeitgeber jedem Reisenden vorher einzeln aufzählen, welche Medikamente in die Reiseapotheke gehören. Die Fürsorgepflicht ist auch dann schon erfüllt, wenn es z.B. eine PDF mit den wichtigsten Tipps oder eine Checkliste gibt. Oftmals wir die Fürsorgepflicht somit an das Office Management weitergeleitet, welches sich auch gleichzeitig um die Buchung und Organisation der Geschäftsreise kümmert. Das ist natürlich kein Problem, soweit der Arbeitgeber den Planenden über die Fürsorgepflichten aufgeklärt und die nötigen Dokumente und Quellen zur Verfügung gestellt hat. 

4. Die Ernährung zählt
Manche Geschäftsreisende vergessen regelmäßig und gesund zu essen. Oft fehlt einem in der Hektik einer Reise auch einfach das Hungergefühl. Auch wenn es nicht wirklich in die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gehört, sollte der Reisende darauf achten, genügend und bekömmliche Nahrung zu sich zu nehmen. Selbstverständlich sollten Sie auch das Trinken nicht vergessen. Und sowie Sie eine aufkommende Krankheit spüren, trinken Sie noch mehr!

Die Krankenversicherung bei der Auslandsreise

Jetzt zu einem wichtigen Punkt der Fürsorgepflicht - die Versicherungen.

Vor der Aufnahme einer Geschäftsreise sollte zur Erfüllung der Fürsorgepflicht immer abgeklärt werden, ob die Kranken- oder eine andere Versicherung für den Rücktransport bei schweren Krankheiten oder Unfällen aufkommt. Ist ein Mitarbeiter auf Grund des Arbeitsverhältnisses im Ausland unterwegs und es passiert etwas, sollte ihm bestmöglichst und sofort geholfen werden. Ist dies wegen unzureichend ausgeführter Sicherungsvorkehrungen dem Geschädigten verwehrt, wurde die Fürsorgepflicht missachtet und der Reisende wurde fahrlässig in Gefahr gebracht. In richtige Schwierigkeiten kommt der Arbeitgeber dann, wenn auf Vorsatz plädiert wird. Somit hätte der Arbeitgeber die Fürsorgepflicht mit Wissen und Wollen missachtet und den Reisenden vorsätzlich in Gefahr gebracht.

Arbeitgeber sollten sich also lieber schon im Voraus mit Ihrer Fürsorgepflicht und mit der ausreichenden Versicherung des Reisenden.
Auch als Travel-Manager sollten Sie sich im Zuge der Fürsorgepflicht darum kümmern und Ihre Reisenden nicht mit diesen Fragen allein lassen.
Bei dienstlichen Auslandsaufenthalten ist der Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht, für Behandlungskosten aufzukommen. So bestimmt es das Sozialgesetzbuch. Es ist also im Interesse aller, für einen reibungslosen Ablauf vorzusorgen und die Fürsorgepflicht nicht zu missachten.
Eine private Auslandsreisekrankenversicherung wird dennoch von allen Verbraucherverbänden dringend empfohlen und zählt somit auch in die Fürsorgepflicht.
Arbeitgeber, die mehrere Mitarbeiter entsenden, können zur Erfüllung der Fürsorgepflicht Gruppenversicherungen abschließen und so Kosten und Aufwand gering halten.

Die Dienstreiseversicherung

Eine Alternative bieten Dienstreiseversicherungen, die vom Arbeitgeber im Sinne der Fürsorgepflicht abgeschlossen werden und mit denen weitere Risiken abgesichert werden können.
Auch als Travel-Manager müssen Sie die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Geschäftsreisenden berücksichtigen.
Die Fürsorgepflicht muss für den Arbeitgeber nicht mit hohen Kosten verbunden sein. Alle Kosten, die der Arbeitgeber für Behandlungen ihrer erkrankten Mitarbeiter im Auslandsjob übernimmt, gelten grundsätzlich als steuerfrei. Dies auch dann, wenn sie über dem Satz liegen sollten, den die jeweilige Krankenkasse erstattet. Entscheidend ist lediglich, dass die Kosten der Behandlung nicht höher sind, als es die bei einer privaten Reise gewesen wären. So gehören Chefarztbehandlungen zum Beispiel nicht zu den steuerfreien Kosten und sind auch kein Muss in der Fürsorgepflicht.

Die Fürsorgepflicht beinhaltet zusätzlich, dass Sie Ihre Mitarbeiter über die Notwendigkeit einer Versicherung aufklären. In einigen Fällen kann es für die Mitarbeiter wichtig sein, dass sie zum Beispiel bei längeren Auslandsaufenthalten im Sozialversicherungssysten Deutschlands verbleiben. Die gilt vor allem bei bei Aufenthalten in einem Staat ohne Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland.

Travel ManagerInnen oder Office ManagerInnen die den Job der Reiseplanung übernehmen, sollten über ihre Rolle bei der Fürsorgepflicht Bescheid wissen und gut ausgestattet sein.