Grüne Wiese im Travel Management – wo anfangen?

Wenn das Travel Management zur Kostenfalle wird

Kürzlich führte ich ein Gespräch mit einem Global Player, das mich nachdenklich stimmte. Ein großes, international agierendes Unternehmen mit tausenden von Mitarbeitern weltweit stand vor einem Problem, das symptomatisch für viele Organisationen ist: Ihr Travel Management war über die Jahre zu einem unkontrollierbaren Flickenteppich geworden.

Die Symptome waren eindeutig: Jede Ländergesellschaft hatte ihre eigenen Lieferanten, Tools und Prozesse entwickelt. Was einst als flexible, lokale Lösung gedacht war, hatte sich zu einem Albtraum aus ineffizienten Strukturen, explodierenden Kosten und frustrierten Mitarbeitern entwickelt. Kein Überblick über die globalen Ausgaben, keine einheitliche Steuerung, und vermutlich mehr Unsicherheit als Klarheit bei den Geschäftsreisen.

Sound familiar? Falls ja, sind Sie nicht allein.

Das Dilemma des gewachsenen Chaos

Viele Unternehmen befinden sich in genau dieser Situation. Was mit gut gemeinten, lokalen Entscheidungen begann, entwickelt sich über die Jahre zu einem System, das mehr kostet als nutzt. Die typischen Anzeichen:

Fehlende Transparenz: Niemand hat den Überblick über die tatsächlichen Reisekosten des Unternehmens. Budgets werden gesprengt, ohne dass jemand weiß, warum.

Prozess-Wirrwarr: Jede Abteilung, jedes Land, manchmal sogar jeder Mitarbeiter hat seine eigene Art, Reisen zu buchen und abzurechnen. Compliance? Fehlanzeige.

Tool-Dschungel: Zehn verschiedene Buchungsplattformen, fünfzehn Abrechnungssysteme, zwanzig verschiedene Richtlinien – und keins davon spricht mit dem anderen.

Mitarbeiter-Frust: Anstatt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, verbringen Ihre Mitarbeiter Stunden damit, herauszufinden, wie sie überhaupt eine Reise buchen sollen.

Der Mut zur grünen Wiese

Manchmal ist der Punkt erreicht, an dem Reparieren teurer wird als Neubauen. Genau hier kommt das Konzept der "grünen Wiese" ins Spiel. Statt zu versuchen, das gewachsene Chaos zu ordnen, starten Sie komplett neu – mit einem durchdachten, einheitlichen Travel Management System.

Aber wo fangen Sie an, wenn alles neu aufgebaut werden muss?

Der strukturierte Weg aus dem Chaos

Phase 1: Bestandsaufnahme ohne Beschönigung

Bevor Sie irgendetwas ändern, müssen Sie verstehen, wo Sie stehen. Das bedeutet:

• Vollständige Kostenanalyse: Sammeln Sie alle reisebezogenen Ausgaben der letzten 12-24 Monate. Wirklich alle – auch die versteckten Kosten für interne Abwicklung.
• Lieferanten-Mapping: Listen Sie jeden einzelnen Dienstleister auf, mit dem Sie weltweit zusammenarbeiten.
• Prozess-Dokumentation: Kartieren Sie alle existierenden Abläufe, auch wenn sie noch so chaotisch erscheinen.
• Mitarbeiter-Feedback: Hören Sie zu. Ihre Reisenden wissen genau, wo der Schuh drückt.

Phase 2: Vision entwickeln – aber realistisch

Jetzt wird's spannend: Wie soll Ihr ideales Travel Management aussehen? Definieren Sie klar:

• Strategische Ziele: Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung, bessere Compliance oder Mitarbeiterzufriedenheit?
• Governance-Modell: Zentral gesteuert oder föderal organisiert? Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile.
• Technologie-Vision: Eine einheitliche Plattform oder beste Lösungen pro Bereich, die aber perfekt integriert sind?
• Service-Level: Self-Service für Standardreisen oder Full-Service mit persönlicher Betreuung?

Phase 3: Der große Umbau – aber clever orchestriert

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ein Big Bang mag verlockend erscheinen, ist aber meist der Weg ins Verderben. Besser:

Pilotprojekt starten: Wählen Sie eine überschaubare Einheit (ein Land, eine Division) als Testfeld. Hier können Sie Ihre neue Lösung verfeinern, ohne das gesamte Unternehmen zu gefährden.

Change Management von Tag 1: Die beste Lösung nützt nichts, wenn sie nicht akzeptiert wird. Investieren Sie massiv in Kommunikation, Schulung und kontinuierliche Betreuung.

Schnelle Erfolge kommunizieren: Zeigen Sie regelmäßig auf, was bereits besser funktioniert. Das schafft Vertrauen und Momentum.

Iterativ vorgehen: Perfektion ist der Feind des Fortschritts. Starten Sie mit einer soliden Grundlösung und verbessern Sie kontinuierlich.

Die kritischen Erfolgsfaktoren

Aus meiner Erfahrung sind drei Faktoren entscheidend für den Erfolg:

1. Bleiben Sie sich treu

Mentalität und Kultur spielen im Travel Management eine zentrale Rolle. Finden Sie Ihr Konzept und Ihren Weg. Man muss keinen sicheren Standard übernehmen - sondern eine Konzeption, die passt. Konservativ, agil, technisch versiert - verlieren Sie das nicht aus den Augen.

2. Leadership Commitment – mehr als nur Lippenbekenntnisse

Die Geschäftsführung muss das Projekt nicht nur unterstützen, sondern aktiv vorleben. Wenn der CEO weiterhin seine Assistentin bittet, Flüge "wie immer" zu buchen, können Sie Ihre schöne neue Plattform gleich wieder einpacken.

3. Konsequent und ausdauernd

Sie haben die Rückendeckung jetzt. Nutzen Sie sie. Mit dem Mandat können haben Sie einen klaren Fahrplan.

4. Datenqualität von Anfang an

Schlechte Daten führen zu schlechten Entscheidungen. Investieren Sie früh in saubere, standardisierte Stammdaten. Das zahlt sich später tausendfach aus.

5. Kontinuierliche Optimierung

Travel Management ist kein Projekt mit einem definierten Ende, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Planen Sie von Beginn an Ressourcen für die laufende Weiterentwicklung ein.

Was Sie unbedingt vermeiden sollten

Den Perfektionismus-Trap: Warten Sie nicht, bis Sie die perfekte Lösung gefunden haben. Die gibt es nicht.

Unterschätzen des Change Managements: Technologie ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte sind Ihre Menschen.

Isolierte Betrachtung: Travel Management berührt HR, Finance, Compliance, IT und Operations. Denken Sie ganzheitlich.

Vendor-Lock-In: Achten Sie auf offene Schnittstellen und Flexibilität. Die Welt ändert sich schnell.

Der Lohn der Mühe

Falls Sie sich jetzt fragen, ob sich der ganze Aufwand lohnt: Die Antwort ist ein klares Ja. Unternehmen, die ihr Travel Management professionell aufstellen, berichten regelmäßig von:

• 15-30% Kosteneinsparungen bei den direkten Reisekosten
• 50-70% Zeitersparnis bei den administrativen Prozessen
• Deutlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Bessere Compliance und Risikokontrolle
• Echte Transparenz über die Reiseaktivitäten

Fazit: Der erste Schritt ist der schwerste

Die grüne Wiese im Travel Management mag zunächst einschüchternd wirken. Aber manchmal ist ein kompletter Neustart der einzig sinnvolle Weg. Das erwähnte Unternehmen hat übrigens den Mut gefasst und ist mittlerweile mittendrin in der Transformation. Die ersten Erfolge sind bereits sichtbar – und die Mitarbeiter beginnen zu verstehen, dass Geschäftsreisen auch einfach und stressfrei sein können.

Wenn Sie vor einer ähnlichen Situation stehen: Zögern Sie nicht zu lange. Jeder Tag, den Sie warten, kostet Geld, Zeit und Nerven. Aber mit dem richtigen Plan, dem nötigen Commitment und einer gesunden Portion Pragmatismus ist auch Ihr Travel Management-Chaos zu bewältigen.

Die grüne Wiese wartet. Wann fangen Sie an zu bauen?

Vielleicht mit Intertours & ALTOUR?