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Geschäftsreisen mit dem Firmenwagen - worauf Unternehmer achten sollten

Dienst- und Geschäftsreisen sind für Unternehmer und Mitarbeiter ein alltäglicher Bestandteil des Berufs in vielen Branchen. 2015 beliefen sich die Gesamtkosten der Geschäftsreisen auf knapp 51 Milliarden Euro (Link mittlerweile inaktiv). Diese Zahl stammt aus der VDR Geschäftsreiseanalyse 2016 und spiegelt wider, wie hoch das Aufkommen bei den Dienstreisen geworden ist. Im Jahr 2017 stieg dies erneut um 1.5 Prozent.

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Alles Wesentliche zu Geschäftsreisen mit dem Firmenwagen, damit es rund läuft.

Die Hälfte der Kosten entfällt auf die Reisemittel wie: 

  • Flieger 
  • Bahn 
  • Mietwagen. 

Nicht in der Statistik tauchen jene Dienstreisen mit dem Firmen-Pkw auf oder der Zeitaufwand, welcher in die Vorbereitungen investiert werden muss. Dabei gibt es viele Aspekte, welche die Planung beeinflussen, sich einfach ins Auto setzen und losfahren – schnell haben Unternehmer hier den einen oder anderen wichtigen Punkt vergessen.

Routenplanung mit dem Firmenwagen: Clever vorbereiten, entspannt ankommen 

Geschäftsreisen mit dem Firmenwagen bringen andere Herausforderungen mit sich als andere Arten der Reise.
Geschäftsreisen mit dem Firmenwagen bringen andere Herausforderungen mit sich als andere Arten der Reise.

Es wurde 2017 ein neues Rekordniveau an Ausgaben für Geschäftsreisen erreicht, welches zeigt, dass Geschäftsreisen mehr Bestandteil der Arbeitswelt werden. Es ist wichtig, ob als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, die Reise vorher gut zu durchplanen und vorzubereiten. Jedes Unternehmen ist anders auf eine Geschäftsreise vorbereitet. Es vor, dass Unternehmen ihre Arbeitnehmer mit Geldwerten ausstatten, in diesem Fall mit einem Firmenwagen, welcher dann genutzt wird. Viele Unternehmen, schicken ihre Arbeitnehmer mit Mietwagen auf die Reise. Unternehmer, die auf ihrer Dienstreise mit einem Firmenwagen unterwegs sind verschaffen sich einen Vorteil, denn sie schlagen mehrere Fliegen mit einer Klappe. Einerseits punktet der Firmenwagen mit einem hohen Maß an Flexibilität. Auf der anderen Seite muss – anders als bei vielen Mietwagen – nicht auf die Kilometer geachtet werden. 

Dienstwagen haben auch Nachteile – wie z.B in Bezug auf die Staugefahr, Steuerzahlung oder die Suche nach dem Parkplatz. Dazu, müssen die Unternehmer sich eigens um die optimale Route kümmern. Bedeutet: Ein Navigationsgerät und eine Stau-App gehören zur Grundausstattung für den Firmenwagen. 

Die Regelung besagt, dass der Arbeitnehmer diesen geldwerten Vorteil ( Firmen-Pkw ) monatlich versteuern lassen muss. Mit einem Fahrtenbuch können private und geschäftliche Fahrten klar voneinander getrennt werden. Wenn er auf eine private Nutzung des Firmenwagens weitestgehend verzichtet hat, kann ihm das vor dem Finanzamt zugute kommen, die steuer sinkt.

Mittlerweile bieten viele Navigations-Apps eine Kombination beider Funktionen an. Und deren Funktionsumfang ist (durch zusätzliche Module) in vielen Fällen noch erweiterbar. 

Hierbei muss es sich nicht um kostenpflichtige Angebote handeln. Community-basierte Lösungen haben mit einem entsprechend großen Nutzerkreis gerade im Hinblick auf die Verkehrslage und Warnung vor Gefahrenstellen Potenzial. Ein heikles Thema sind die sogenannten Blitzer-Apps. Deren Einsatz ist – genauso wie die Verwendung eigens extra angeschaffter Geräte – verboten. Die Palette der Strafe erstreckt sich von einem Bußgeld und Punkten im Inland bis zu mehreren tausend Euro Strafe im Ausland. Haftstrafen drohen beispielsweise in der Schweiz oder Belgien. 

Firmenwagen tanken, Hotel & Co.: Die Reisekasse muss stimmen 

Die Unterkunft bei einer Geschäftsreise soll funktionell und gemütlich sein.
Die Unterkunft bei einer Geschäftsreise soll funktionell und gemütlich sein.

Eine gute Planung gehört zur Dienstreise dazu. Wer als Unternehmer mit einem Firmenwagen unterwegs ist, nutzt das Navi/die Navi-App ebenfalls zum Umfahren der Staus. Hierbei zeigen sich regelmäßig Unterschiede zwischen verschiedenen Programmen. Es ist anzuraten, diesen Aspekt in der Vorbereitung im Auge zu behalten. Eine Nutzung von Programmen, welchen sie auch privat nutzen, um Komplikationen auf der Fahrt zu vermeiden, ist ebenfalls zu empfehlen.

Als Unternehmen das öfters auf Geschäftsreise geht, sollte man sich über den Listenpreis im klaren sein. Auch so kann ein Unternehmen während der Geschäftsreise an Geld sparen, z.B. bei der Hotelwahl. Auch Finanzen und Steuern sind ein Thema, über das man sich vor einer Geschäftsreise informieren sollte. 

Ein weiterhin wesentlicher Punkt betrifft das Budget. Für jede Geschäftsreise sind die Ausgaben ungefähr zu planen. Was gehört alles dazu? 

Generell tauchen in diesem Bereich: 

  • Übernachtung 
  • Verpflegung 
  • Stellplatz/Parkgebühren
  • Tanken 

auf. Direkt keine Rolle spielt zwar die Versicherung. Gerade für eine Dienstreise ins Ausland sollte die Police jedoch berücksichtigt werden. Was hat es mit den einzelnen Bereichen auf sich? 

1. Übernachtung und Verpflegung 

Grundsätzlich folgt die Definition Dienstreise bestimmten Grundsätzen: Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn aus beruflichen Gründen Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstätte und Wohnung vorgenommen werden. Wie lange oder wie weit eine Dienstreise geht (oder gehen muss), darüber sagt diese Erklärung nichts aus. 

Gerade wenn es um wichtige Termine geht, die auch mal etwas länger dauern können, planen viele Unternehmer eine Übernachtung ein. Heißt: Es fallen Kosten für ein Hotelzimmer an. Hier wird in wenigen Fällen auf Luxus und Annehmlichkeiten wie ein Spa zur Privatnutzung geachtet. Für Dienstreisen muss eine Unterkunft funktional und bequem sein. Hier kommen die Listenpreise ins spiel. Häufigere Geschäftsreisen in die selbe Stadt, können als treuer Hotelkunde Rabatte sichern. So spart der Arbeitgeber durch gute Planung an Geld.

Parallel ist während einer Dienstreise ein gewisser Verpflegungsaufwand zu stemmen. Dessen Umfang variiert – je nach Dauer der Geschäftsreise. Das Budget darf hier nicht zu knapp kalkuliert werden. Beim Treffen mit Geschäftspartnern ist es nicht unüblich, Mahlzeiten gemeinsam einzunehmen. Soll heißen: Ein Geschäftsessen muss im Budget für die Verpflegung drin sein. Hierbei sollte man sich über die Verpflegungspauschalen einer Geschäftsreise schlau machen. 

2. Stellplatz und Parkgebühren für Firmenwagen

Bezahl ich aus der Portokasse – dieser Gedanke liegt beim Thema Parken mit dem Firmenwagen zwar nahe. Ein Stellplatz für 2 bis 3 Tage kann je nach Stadt sich schnell mit einem hohen zweistelligen Betrag bemerkbar machen. 

Tipp: Es rechnet sich, vor Antritt der Dienstreise nach einem Stellplatz Ausschau zu halten. Es ist nur von Vorteil, denn Viele Hotels verfügen heute über Gaststellflächen bzw. eigene Parkhäuser. Deren Service zu nutzen hat mehrere Vorteile. Es handelt sich oft um überwachte Parkplätze und es wird kein Risiko für Knöllchen eingegangen. Vor allem mit dem Firmenwagen sollte man die Kosten vermeiden.

Was im Budget in jedem Fall nicht vergessen werden darf, ist das Tanken. Hier sind 2 – 3 Tankfüllungen einzuplanen – insbesondere, wenn es ins Ausland geht. Tipp: Zwischen den Benzinpreisen im Inland und den Preisen an Zapfsäulen im Ausland gibt es Unterschiede. Clevere Unternehmer recherchieren im Internet, mit welchen Kosten sie zu rechnen haben. Hierbei sollte man auch beachten, ob im Ausland ebenfalls mit Euro, oder einer anderen Geldwährung gezahlt wird. Daraus kann man einen großen Vorteil ziehen, denn ist der Euro stärker als die Geldwährung im ausland, spart man.

3. Auto-Versicherung für den Firmenwagen: Dienstreisen ins Ausland  

Sofern Unternehmer mit dem Firmenwagen im Ausland unterwegs sind, sollte eigentlich nicht mit Problemen zu rechnen sein. Die Betonung liegt allerdings auf eigentlich. In der EU ist die Abwicklung von Schäden recht unkompliziert. Gerade im Hinblick auf ein Leasingfahrzeug ist eine Rücksprache mit dem Leasinggeber und der Versicherung sinnvoll. Dies gilt besonders für Dienstreisen Richtung Ost- und Südosteuropa. 

Reisen nach Frankreich oder Belgien sind in der Regel kein größeres Problem.  

Achtung: Beim Einsatz mehrerer Verkehrsmittel – Dienstwagen, Flugzeug und Mietwagen – können einige Besonderheiten gelten. Bei Mietwagen steht das im Ausland abweichende Versicherungsrecht im Raum. Wer eine Unterdeckung vermeiden will, kümmert sich um eine Mallorca-Police. Teils steckt dieser Schutz bereits in der Versicherung für den Firmenwagen mit drin. 

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Ihre Arbeitnehmer sollten sich nicht nur auf den Weg zu Geschäftsreisen machen, sondern auch auf Erholungs- oder Belohnungsreise gehen.

4. Auslandskranken- und Reiseversicherung 

Dienstreisen ins Ausland haben von verschiedenen Blickwinkeln aus betrachtet für den persönlichen Versicherungsschutz Relevanz. Ein wesentlicher Punkt umfasst die Krankenversicherung. Wer als Unternehmer privat versichert ist, kann sich eigentlich entspannt zurücklehnen. In der EU gilt deren Schutz ohne größere Einschränkungen. Diese Regelung wird jedoch Kritischer in der Situation bei Dienstreisen in die USA oder nach Kanada.  

Vorausschauend müssen gesetzliche Versicherte agieren. Hier ist der Schutz im Ausland eingeschränkt. So werden von der Krankenkasse nur die Kosten übernommen, die in Deutschland für die entsprechende Behandlung ebenfalls angefallen wären. Den Rest müsste der Betroffene selbst bezahlen. Die Reisekrankenversicherung gewinnt damit erheblich an Gewicht. Übrigens: Gehen Dienstreisen häufiger ins Ausland, können andere Reiseversicherung (Stichwort Gepäck) sinnvoll sein. 

Sicherheit: Der Check-Up 

Die erforderliche Sicherheitsausstattung sollte vor der Reise gecheckt werden. Ein genereller Check-Up des Wagens ist ebenfalls  empfehlenswert.
Die erforderliche Sicherheitsausstattung sollte vor der Reise gecheckt werden. Ein genereller Check-Up des Wagens ist ebenfalls  empfehlenswert.

Bleibt noch ein wichtiger Punkt – der Check-Up des Dienstwagens. Hier geht es zum einen um Fahrsicherheit, auf der anderen Seite aber auch um ganz banale Aspekte wie z.B. ein Warndreieck. Was ist für die Dienstreise wichtig? 

Generell sollte – sofern die vorgesehenen Inspektions- und Wartungsintervalle eingehalten werden – technisch der Dienstwagen fahrbereit sein. Ein Blick sollte den Reifen gelten. Heißt: Ist deren Füllstand optimal oder braucht es etwas mehr Luft. Parallel sollte in diesem Zusammenhang auch das Profil geprüft werden. 

Letzteres lässt sich mithilfe einer Euromünze kontrollieren. In jedem Fall im Auge sind Artikel wie: 

  • Verbandskasten 
  • Warndreieck 
  • Warnweste 

zu behalten. In Deutschland bleibt das Bußgeld beispielsweise für eine fehlende Warnweste im Rahmen. Im Ausland kann es sehr viel teurer werden. Und teils gelten Besonderheiten. So kann es neben den Vignetten, welche in einigen Ländern für das Benutzten von Autobahnen Pflicht sind, auch erforderlich sein, Ersatzlicht mitzuführen. 

Aufgrund solcher oftmals spezieller Regelungen sollte vor der Dienstreise der Check-Up nicht  oberflächlich erfolgen. 

Fazit: So sind Unternehmer mit dem Dienstwagen sicher unterwegs 

Unternehmer sind häufig auf Dienstreisen unterwegs – und nutzen hierfür auch den Firmenwagen. Dessen Vorteil ist die hohe Flexibilität. Auf der anderen Seite braucht es bei der Routenplanung und im Hinblick auf das Budget  mehr Vorbereitung. Einzukalkulieren ist der eine oder andere Stop zum Tanken genauso wie das Hotelzimmer und der Stellplatz. Darüber hinaus gilt es weitere Punkte im Auge zu behalten. Ganz oben steht hier auf der Agenda das Thema Versicherungen. Greift die Autoversicherung für den Dienstwagen  im Ausland? Wie verhält es sich mit der Krankenversicherung? Fragen, die Unternehmer vorab klären müssen. Und wenn sie sich ins Auto setzen und ins Ausland unterwegs sind, ist der Check-Up zur Fahrsicherheit keine schlechte Idee.

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