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Geschäftsreisen für Freiberufler - So werden Reisekosten abgerechnet

Auch eine freiberufliche Tätigkeit ist unter Umständen mit mehr oder weniger umfangreichen Reisen verbunden. Viele Freiberufler gehen regelmäßig auf Geschäftsreise, um Kunden zu besuchen, neue Kontakte zu knüpfen oder um an Seminaren und anderen Weiterbildungsangeboten teilzunehmen. All dies wird zusammengefasst unter dem Begriff der Auswärtstätigkeit. 

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So erledigen Sie Ihre Reisekostenabrechnung ordnungsgemäß!

Als Freiberufler muss die Reisekostenabrechung für angefallene Auswärtstätigkeiten selbstständig erledigt werden. Wir zeigen Ihnen, wie das ohne Probleme gelingt!

Buchhaltungssoftware

Reisekostenabrechung für Freiberufler
Reisekostenabrechung für Freiberufler

Einer Auswärtstätigkeit geht ein Freiberufler nach, wenn er seine, als Home Office genutzte, Wohnung oder eine andere Arbeitsstätte aus beruflichen Gründen verlässt. Dazu zählen sowohl Kundenbesuche als auch Teilnahmen an Seminaren oder der Besuch einer Fachmesse. Die Kosten, die solche Reisen mit sich bringen, sind Reisekosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit und dürfen oder müssen entsprechend ausgewiesen werden. Während Angestellte für die Abrechnung ihrer Reisekosten lediglich alle relevanten Belege an entsprechender Stelle im Unternehmen einreichen, müssen Freiberufler die Reisekostenabrechnung selbstständig erledigen. Hierbei gilt es eine Vielzahl an Richtlinien zu berücksichtigen, damit letztendlich alles ordnungsgemäß beim Finanzamt gemeldet werden kann. 

Freiberufler sind zwar grundsätzlich nicht vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, sich an das Prinzip der doppelten Buchführung zu halten. Eine möglichst detaillierte und nachvollziehbare Dokumentation aller geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben ist allerdings auch für sie unerlässlich. Für eine unkomplizierte und trotzdem sachgerechte Abrechnung von Reisekosten kann eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware eine wertvolle Unterstützung darstellen. Empfehlenswert sind hierfür Programme, die keine speziellen kaufmännischen Vorkenntnisse erfordern. Trotzdem kann es hilfreich sein, wenn Freiberufler sich mit den wichtigsten buchhalterischen Hintergründen ihrer beruflichen Tätigkeit auskennen, um jederzeit den Überblick in der Buchhaltung zu behalten. 

Dies sind die wichtigsten Fakten, die Freiberufler im Zusammenhang mit ihrer Reisekostenabrechnung kennen sollten:

Auswärtstätigkeiten und Geschäftsreisen müssen als solche nachweisbar sein

Geschäftsreisen müssen nachweisbar sein
Geschäftsreisen müssen nachweisbar sein

Damit Reisekosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit abgerechnet werden können, muss für das Finanzamt ersichtlich sein, dass es sich bei einer Reisetätigkeit um eine Geschäftsreise handelte. Jede Auswärtstätigkeit mit beruflichem Hintergrund sollte daher detailliert dokumentiert und durch schriftliche Nachweise untermauert werden.  

So können Freiberufler beispielsweise den Schriftverkehr mit Kunden, der sich auf die Notwendigkeit einer geschäftlichen Reise bezieht, zusammen mit den jeweiligen Reisebelegen der Reisekosten aufbewahren. Auch Buchungsunterlagen für Fortbildungen oder schriftliche Dokumente, die sich mit der beruflichen Teilnahme an einer Messe beschäftigen, können zu Nachweiszwecken aufgehoben und zusammen mit den Reisebelegen für das Finanzamt vorbereitet werden. Wird eine Dienstreise mit dem eigenen PKW unternommen, kann ein Fahrtenbuch dazu beitragen, den beruflichen Hintergrund einzelner Fahrtstrecken und damit verbundenen Aufwendungen nachzuhalten.  

Einzelne private Zwischenstopps oder Termine, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem beruflichen Zweck der Reise stehen, dürfen durchaus Teil der gesamten Reisetätigkeit sein. Dennoch sollte der Fokus eindeutig auf der Geschäftstätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte liegen und private Teilaspekte nur vereinzelt mit aufgeführt werden.

Diese vier Kostenarten dürfen grundsätzlich als Reisekosten abgerechnet werden

Am Ende einer Geschäftsreise stehen Freiberufler ebenso wie angestellte Arbeitnehmer möglicherweise vor einem großen Stapel von Belegen der Reisekosten. Diese fragen sich dann, was tatsächlich zur Reisekostenabrechnung gehört und was nicht beruflich ist und somit privates Vergnügen bleibt. Tatsächlich lässt sich leicht Ordnung in das Chaos bringen, wenn zunächst alle Belege den vier Kostenarten zugewiesen werden, die im Rahmen der Reisekostenabrechnung Berücksichtigung finden. Hier werden sie kurz erläutert!

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung
Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung

Eine Geschäftsreise beginnt und endet mit der An- und Abreise. Während der Geschäftsreise können weitere Fahrtkosten anfallen, wenn zum Beispiel mehrere Kundentermine miteinander kombiniert werden oder aus anderen Gründen mehrere Reiseziele berücksichtigt werden müssen.  

Ganz gleich, ob die Dienstreise mit dem eigenen PKW, dem Flugzeug, dem Zug, dem Taxi oder irgendeinen anderem Verkehrsmittel gestaltet wird, die anfallenden Kosten für den Transport des Geschäftsreisenden können beim Finanzamt als Fahrtkosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.  

Werden Flugzeug, Bahn, Taxi oder ein Leihwagen für die Reise genutzt, reichen die zu diesem Zweck gebuchten Tickets als Abrechnungsbeleg aus. Sofern die Reise als Geschäftsreise gilt und nachgewiesen werden kann, sind die Tickets in vollem Umfang beim Finanzamt absetzbar. 

Für einen privaten PKW sollte ein Fahrtenbuch genutzt werden, in dem alle Fahrtstrecken mit Hinweis auf die geschäftliche Relevanz eingetragen werden. Eine kostenlose Vorlage für ein Fahrtenbuch im Excel-Format sowie die erforderliche Konformitätserklärung zur Einreichung beim Finanzamt kann zum Beispiel unter https://www.kfz-fahrtenbuch.de heruntergeladen werden. Besonders einfach können die Fahrtkosten mit dem eigenen PKW berechnet werden, wenn die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer zugrunde gelegt wird. Auch eine genaue Berechnung des jeweiligen Kilometersatzes ist möglich, erfordert allerdings mehr Rechenaufwand. Die Berechnungsgrundlage lautet: 

Jährliche Kosten für das Fahrzeug (Versicherung, Abschreibungskosten, Zinsen, eventuell anfallende Reparaturen) geteilt durch die jährlich gefahrenen Kilometer. 

Die Berechnung des genauen Kilometersatzes für die Reisekostenabrechnung lohnt sich allerdings in der Regel nur, wenn ein eher teures Fahrzeug genutzt wird. Ansonsten ist die Berechnung auf der Basis der Kilometerpauschale deutlich einfacher.  

2. Übernachtungskosten

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen fallen in der Regel Übernachtungskosten für die Übernachtung in einem Hotel, einer Pension oder einer anderen Unterkunft an. Diese Kosten können von Freiberuflern ebenfalls im Rahmen der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden – sofern der geschäftliche Zweck vom Reisenden nachgewiesen werden kann.  

Als Nachweis gelten die Buchungsbelege der jeweiligen Unterkunft. Wurde eine Unterkunft im Ausland gebucht, müssen Freiberufler auch hier den tatsächlichen Kostenaufwand in Form von Belegen nachweisen, um die Übernachtungskosten steuerlich geltend machen zu können. Hier besteht ein deutlicher Unterschied zur Reisekostenabrechnung von angestellten Arbeitnehmern. Für sie gelten nämlich verschiedene vom Finanzamt festgelegte Pauschalen, die bei Übernachtungen im Ausland Anwendung finden.  

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3. Reisenebenkosten

Die Abrechnung der Reisenebenkosten ist der komplizierteste Teil einer Reisekostenabrechnung. Zu den Reisenebenkosten gehören Kosten, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit notwendig anfallen, aber nicht in eine der anderen klassischen Reisekategorien fallen. Beispiele für Reisenebenkosten sind zum Beispiel Portokosten für das Versenden von beruflich bedingtem Schriftverkehr, Kosten für die Internetnutzung auf einer Geschäftsreise, zusätzlich anfallende Telefonkosten während eines Auslandsaufenthaltes, Parkgebühren oder ähnliches.  

Wenn möglich, sollte zu jedem Kostenpunkt ein Beleg angefordert werden. Wichtig ist dabei, dass die tatsächlich angefallenen Kosten auf dem Nachweis klar ersichtlich sind. Falls ein Kostenpunkt auftaucht, zu dem kein Beleg zu bekommen ist, müssen Freiberufler selbst einen Beleg erstellen, wenn sie den Mehraufwand steuerlich geltend machen möchten. Das kann unter Umständen eine Menge Zusatzarbeit bedeuten, da jeder selbst erstellte Beleg nicht nur die genauen Kosten aufführen, sondern auch nachweisen muss, dass die aufgeführten Kosten nicht zu hoch oder zu niedrig angesetzt sind. Es kann beispielsweise erforderlich werden, aktuell geltende Preise am Reiseziel zu dokumentieren oder eine umfangreiche Recherche zur Verhältnismäßigkeit angegebener Kosten beizufügen.  

Darüber hinaus sind Freiberufler dazu verpflichtet, dem Finanzamt gegenüber schlüssig zu erklären, warum sie für einzelne Kostenpunkte der Reisekostenabrechnung selbst einen Beleg erstellt haben und keinen offiziellen schriftlichen Nachweis beifügen können.  

Diese Details und Informationen muss ein selbst erstellter Beleg unbedingt enthalten: 

  • Einzelposten oder Teilbeträge 
  • Genaue Kosten für jeden Einzelposten oder Teilbetrag 
  • Höhe der Umsatzsteuer für jeden Einzelposten oder Teilbetrag 
  • Nachweis über die Angemessenheit der einzelnen veranschlagten Kosten 
  • Begründung für die Erstellung eines Belegs 
  • Datum und Uhrzeit der in Anspruch genommenen Leistung 
  • Unterschrift des Reisenden 

Um die Übersicht über sämtliche anfallenden Reisenebenkosten zu behalten, kann ein Kassenbuch hilfreich sein. Hier werden sämtliche Ausgaben im Rahmen der Auswärtstätigkeit erfasst und durch die erworbenen Belege ergänzt. Am Ende der Reise können die fehlenden Belege selbst erstellt und die Reisenebenkosten vollständig eingereicht werden.  

4. Verpflegungsmehraufwand

Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand
Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand auf einer Geschäftsreise wird vom deutschen Finanzamt über Pauschalen geregelt, die Freiberufler ebenso geltend machen können wie Angestellte in Unternehmen. Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gilt beim Abrechnen die Regelung der folgenden Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand: 

  • Geschäftsreisen zwischen 8 und 24 Stunden Dauer: 12 Euro Tagespauschale 
  • Geschäftsreisen ab einer Dauer von mehr als 24 Stunden: 12 Euro am An- und Abreisetag und 24 Euro für je 24 Stunden der Abwesenheit vom Home Office oder einem anderen Arbeitsplatz.  

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten deutlich andere Pauschalen, die je nach Reiseland stark variieren können. Da die Pauschalen für Auslandsreisen regelmäßig überarbeitet und angepasst werden, empfiehlt es sich, bei jeder Geschäftsreise ins Ausland die aktuelle Tabelle auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums herunterzuladen. Der Download der für Freiberufler und das Finanzamt verbindlichen Angaben und Informationen ist kostenlos.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand dürfen allerdings nicht in jedem Fall vollumfänglich geltend gemacht werden. Sie gelten abzüglich der Verpflegung, die bereits in den Unterbringungskosten enthalten ist. Das bedeutet, dass eine Hotelübernachtung mit Frühstück die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand für diesen Tag um den prozentualen Betrag in Euro reduziert, ebenso wie eine Halb- oder Vollpension. Hierfür gelten die folgenden Richtlinien für die Reisekostenabrechnung: 

  • Abzug für eine Übernachtung mit Frühstück: 20 Prozent der geltenden Pauschale 
  • Abzug für eine Mahlzeit als Mittag- oder Abendessen: 40 Prozent der geltenden Pauschale 

Wird für die Geschäftsreise eine Unterbringung mit Frühstück, Mittag- und Abendessen gebucht, wird die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand um 100 Prozent gekürzt und entfällt damit vollständig. Die Verpflegungskosten können aber über die Belege für die Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Um den Verpflegungsmehraufwand absolut korrekt anzugeben, müssen übrigens auch Einladungen zum Essen, sowohl geschäftlicher als auch privater Natur, in Höhe von 20 oder 40 Prozent von der Pauschale am betreffenden Tag abgezogen werden.  

Die Reisekostenabrechnung für Freiberufler unterscheidet sich in verschiedenen Aspekten von der von einem Arbeitnehmer mit einem Arbeitgeber. Leider führt vor allem die Nachweispflicht, die Freiberufler gegenüber dem Finanzamt haben, häufig zu einem deutlichen Mehraufwand. Mit etwas Übung und der Unterstützung durch entsprechende Software und einer geeigneten Vorlage wird die Reisekostenabrechnung aber schnell zur Routine. So können Reisekosten bald ebenso fachgerecht wie rentabel beim Finanzamt geltend gemacht werden, auch ohne Arbeitnehmer in einem Unternehmen zu sein.  

Mehraufwand durch Nachweispflicht

Die Reisekostenabrechnung für Freiberufler unterscheidet sich in verschiedenen Aspekten von der von einem Arbeitnehmer mit einem Arbeitgeber. Leider führt vor allem die Nachweispflicht, die Freiberufler gegenüber dem Finanzamt haben, häufig zu einem deutlichen Mehraufwand. Mit etwas Übung und der Unterstützung durch entsprechende Software und einer geeigneten Vorlage wird die Reisekostenabrechnung aber schnell zur Routine. So können Reisekosten bald ebenso fachgerecht wie rentabel beim Finanzamt geltend gemacht werden, auch ohne Arbeitnehmer in einem Unternehmen zu sein.  

 

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