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Für welche Sicherheiten muss der Arbeitgeber auf Geschäftsreisen sorgen?

Jedem Arbeitgeber obliegt eine gesetzliche Fürsorgepflicht gegenüber seinen Mitarbeitern. Diese Fürsorgepflicht bietet die Basis für die Beantwortung der Frage, für welche Sicherheiten der Arbeitgeber auf Geschäftsreisen sorgen muss und sollte.

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Schützen Sie sich vor Risiken - für mehr Sicherheit auf Geschäftsreise !

Hierbei handelt es sich neben den grundsätzlichen Bestandteilen zur Erfüllung der Fürsorgepflicht auch um Maßnahmen, die einen Mehrwert bringen, da Sie die Arbeitsleistung des Geschäftsreisenden optimieren.

Was bedeutet die Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen?

Schützen Sie Ihre Arbeitnehmer und sich selber
Schützen Sie Ihre Arbeitnehmer und sich selber

Die gesetzliche Fürsorgepflicht gehört zu den Nebenpflichten, die nach dem Deutschen Arbeitsrecht aus einem Arbeitsverhältnis resultieren. Sie zeigt auf, dass das Wohlergehen der Arbeitnehmer unterstützt werden muss und Verletzungen dessen ausgeschlossen werden. Grundlegend hierfür ist, dass einem Arbeitnehmer ein sicherer, respektvoller und gesundheitsfördernder Arbeitsplatz zusteht.

 

Dies bedeutet vor allem, dass keine Risiken für Gesundheit und Leben des Mitarbeiters im Rahmen der Erbringung der Arbeitsleistung entstehen dürfen, auch bei Geschäftsreisen ins Ausland. Bei einer Verletzung, sei es durch Fahrlässigkeit oder Vorsatz, der Fürsorgepflicht droht eine Schadensersatzpflicht.

Lesen Sie HIER mehr über die Fürsorgepflicht von Arbeitgebern gegenüber Geschäftsreisenden. Des Weiteren können Sie sich mit den Paragraphen 241 Abs.2 , sowie 617 , 618 und 619 des Bundesgesetzbuches (BGB) über das Fürsorgegesetz detailliert informieren.

 

Wichtig: Ein Sicherheitskonzept im Unternehmen

Für mehr Sicherheit auf Geschäftsreise
Für mehr Sicherheit auf Geschäftsreise

Um der gesetzlichen Fürsorgepflicht auch auf Geschäftsreisen ins Ausland nachzukommen und somit deren Ansprüche an den Schutz der Arbeitnehmer zugenügen, können Unternehmen Sicherheitskonzepte integrieren. Diese enthalten präventive Maßnahmen, damit verschiedene Risiken bei Geschäftsreisen minimiert werden können. Dieses Sicherheitskonzepte können folgende Bestandteile beinhalten:

1) Informationen zum Zielort:

Die Einholung von Informationen zum Zielgebiet der Geschäftsreise stellt das Mindestmaß an Erfüllung der Informationspflicht dar. Hierfür müssen die Warnungen des Auswärtigen Amts vor Antritt der Reise beachtet werden - bei hohen Risiken und einer nicht vertretbaren Gefährdung für den Reisenden muss von einer Geschäftsreise ins Zielgebiet abgesehen werden. Die Recherche bezüglich Risikofaktoren im Zielgebiet kann bei steigender Reisezahl sehr zeitaufwändig werden - hier schaffen professionelle Travel Risk Management Systeme Abhilfe und entlasten den Arbeitgeber. Hierbei wird auf Länderdatenbanken zugegriffen und der Reisende erhält vor und während der Reise direkt Informationen zu Gefahrenkategorien (z.B. politische Unruhen, Terrorismus, Streik).

2) Sicherheitsvorkehrungen:

Neben der Informationsbeschaffung zum Zielgebiet stellen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen einen wichtigen Aspekt dar. So muss zum einen der Fortbestand des Versicherungsschutzes des Reisenden überprüft und bestenfalls nachgewiesen werden. Da die Krankenversicherung in Deutschland bei Geschäftsreisen ins Ausland eine vollumfängliche Absicherung nicht gewährleistet, stellen private Zusatzversicherungen eine empfehlenswerte Möglichkeit dar. Hierbei können einzelne Geschäftsreisen versichert werden oder Gruppenversicherung für das gesamte Unternehmen abgeschlossen werden. Lesen Sie HIER mehr über Auslandskrankenversicherung für Geschäftsreisen. Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Zuge auch die Information der Mitarbeiter über den bestehenden Versicherungsschutz sowie die daraus im Ernstfall resultierenden Leistungen. Neben dem Versicherungsschutz stellt die Sicherstellung der individuellen Eignung des Geschäftsreisenden eine sicherheitstechnische Vorkehrung dar. Hierbei muss auf persönliche und gesundheitliche Aspekte eingegangen werden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter den Reiseantritt wahrnehmen kann. Je nach Mitarbeiter und Reiseziel können beispielsweise arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen erforderlich sein.

Um Mitarbeiter für Gefahrensituationen zu sensibilisieren können Schulungen und Trainings innerhalb des Unternehmens eingesetzt werden - dies kann zu einem bewussten und sicherheitsfördernden Verhalten auf Geschäftsreisen im Ausland beitragen. Zusätzlich müssen Ihre Mitarbeiter darüber informiert sein, unter welcher Hotline während der Reise zu jederzeit Hilfe abgerufen werden kann. Diese Notfallnummer stellen Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung, wodurch diese sich mit medizinischen und sicherheitsrelevanten Anfragen an geschultes Personal wenden können.

3) Konkrete Notfallpläne:

Wenn es während einer Geschäftsreise zu einem Notfall kommt, müssen effektive Vorgehensweisen festgelegt werden, um schnellstmöglich auf verschiedenste Szenarien reagieren zu können. Mit ihrem Travel Risk Management-Partner ist eine Lokalisierung des Geschäftsreisenden sowie eine beidseitige gesicherte Kommunikation geregelt, wodurch im Ernstfall entsprechend schnell und effektiv reagiert werden kann - beispielsweise bei der Notwendigkeit einer Evakuierung und einem Rücktransport des Reisenden.

4) Medizinische Hilfe:

Der medizinische Aspekt stellt eine besonderen Bestandteil der Führsorgepflicht dar. Neben den offensichtlicheren Vorkehrungen wie der Krankenversicherung des Reisenden sowie einer 24/7 Notfall-Hotline gibt es weitere Aspekte, je nach Zielgebiet, zu beachten. Ein europäischer Standard muss für Geschäftsreisende auch ins Ausland außerhalb von Europa gewährleistet sowie sämtliche Vorkehrungen bei gesundheitsbelastenden Risiken getroffen werden. Dies beginnt bei Impfinformationen vor Reiseantritt und endet bei praktischen Umsetzungen - der Bereitstellung eines Insektenschutznetzes in Malaria-Gebieten beispielweise. Zu guter Letzt stellt die Absage einer Geschäftsreise, wenn ausreichende gesundheitliche Vorkehrungen sowie eine medizinische Versorgung im Notfall vor Ort nicht gewährleistet werden kann, die letzte Instanz der Führsorgepflicht auf Geschäftsreise dar.

Wie sich Geschäftsreisende bei einem Krankheitsfall auf Geschäftsreise am besten verhalten sollen, lesen Sie HIER.

Datenschutz auf Geschäftsreise

Schützen Sie Ihre sensiblen Daten!
Schützen Sie Ihre sensiblen Daten!

Für jedes Unternehmen und jeden Arbeitnehmer stellt der Datenschutz eine wichtige und nicht zu vernachlässigende Aufgabe dar. So müssen auch auf Geschäftsreise - vor allem bei sensiblen Daten auf dem Mobilfunkgerät und Rechner - bestimmte Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um sich und das Unternehmen vor Datenklau zu schützen. Diese Maßnahmen sind von Unternehmensseite aus zu kommunizieren. Des Weiteren können Schulungen und Trainings dem Umgang mit sensiblen Daten präventiv durchgeführt werden. Verschiedenste einfache Sicherheitsvorkehrungen können Datenschutz auch während einer Geschäftsreise sichern:

 

1) Security-Tools schützen vertrauliche Informationen:

Vertrauliche Daten lassen sich mit verschiedenen Tools verschlüsseln. Somit können selbst nach Diebstahl keine sensiblen Daten Unbefugten zugänglich werden, da codierte Ordner sich erst nach Eingabe des richtigen Passwortes öffnen lassen.

2) Gesicherte Netzwerke nutzen:

Auch wenn freie öffentliche Netzwerke gerade auf Geschäftsreisen verlockend sind, ist die Sicherheit hier nicht gegeben. Sind Hacker im selben Netzwerk eingewählt, können Sie relativ leicht auf Passwörter und Informationen zugreifen. Netzwerke in Business Lounges oder von großen Telefonanbietern können Sie eher vertrauen - hier werden hochwertige Sicherheitszertifikate genutzt.

3) Virenkontrolle und Updates:

Führen Sie regelmäßig eine Virenkontrolle mit entsprechenden Programmen auf Ihren Dienstrechnern durch. Auch das durchführen von Updates ist wichtig, um keine Sicherheitslücken entstehen zu lassen. Zusätzlich sollte bei jedem Download aus dem Internet die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters geprüft sowie ein Anti-Virus-Scann durchgeführt werden.

4) Keine unternehmensexternen Geräte nutzen:

Ein fremder USB-Stick oder sogar das eigene Handy - Viren können schnell versehentlich übertragen werden, wenn die Geräte mit dem Rechner verbunden werden. Hier muss immer genaustens drauf geachtet werden, welche Datenträger verbunden werden und im Zweifelsfall sollte lieber darauf verzichtet werden. Zu groß ist die Gefahr, dass Schadsoftware unerkannt übertragen wird und somit sensible Daten Hackern zugänglich gemacht werden.

 

Betreuung auf Geschäftsreise

Betreuung auf Geschäftsreisen
Betreuung auf Geschäftsreisen

Mit den oben genannten Maßnahmen nehmen Arbeitgeber ihren gesetzlichen Pflichten gegenüber der Arbeitnehmer wahr. Gleichzeitig geben ihren Angestellte ein gute Gefühl - Sie fühlen sich unterstützt und wissen, dass Sie sich im Notfall auf Ihren Arbeitgeber verlassen können. Diese Sicherheit stellt die Weichen dafür, dass sich der Reisende ohne Stress im Hinterkopf auf die Ziele der Geschäftsreise konzentrieren kann.

Stress auf einer Geschäftsreise kann jedoch auch entstehen, wenn Reisende plötzlich vor unvorhergesehen Komplikationen im Reiseablauf stehen: Der Zug wurde gestrichen, der Anschlussflug verpasst oder im Hotel ist keine Reservierung zu finden. Hier kann ein hoher Stressfaktor und Zeitaufwand entstehen, sofern der Geschäftsreisende keine einheitlichen Regelungen (siehe Reiserichtlinien) oder Ansprechpartner hat. Ein Geschäftsreisebüro wie Intertours kann den Reiseprozess für Sie betreuen - dank 24/7 Hotline zu jedem Zeitpunkt der Reise. Der Geschäftsreisende kann sich an das Service-Team wenden und lästige (Um)-Buchungen werden zügig und nach den vorgegebenen Reiserichtlinien getätigt. Ohne Zeitverlust und mit einem erfahrungsreichen Team im Rücken reist es sich wesentlich angenehmer und stressfreier - das führt zu mehr Komfort und Effizienz.

 

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Ein Erfolgreiches Reisemanagement

Mit dem richtigen Projekektcontrolling wird die Reise perfekt!

Eine Geschäftsreise wird meist nur so gut, wie sie vorher geplant wurde. Sorgen Sie für eine Stressfreie Reise Ihrer Kollegen und bereiten Sie diese Ideal vor.

Ihre Arbeit kann entscheidend sein, Ihre Arbeit könnte ebenfalls ein großer Teil weiteren Erfolges sein. Seien Sie sich also sicher, dass Ihre Arbeit zu 100% perfekt ausgeführt wird.

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