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Intertours ist ein junger und flexibler Partner für das Reisemanagement von kleinen und mittleren Unternehmen. Wir bringen mit unserem Reisebüro Reiseprozesse zum Fliegen und stellen die Crew für erfolgreiche Planungen für Ihre Geschäftsreisen.

2018-10-25 13:19
von Leon
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Geschäftsführung plötzlich weg - das schützt Sie vor Choas am Arbeitsplatz

Nicht nur die Mitarbeiter eines Unternehmens werden auf Geschäftsreise geschickt. Meistens reisen die Geschäftsführer selbst zu Handelspartnern oder Kunden.

 

Wir zeigen Ihnen, was in einem solchen Moment zu tun ist und was Sie schon vor der Geschäftsreise regeln sollten!

In Ihrem Unternehmen läuft alles wie gewohnt, Sie haben Ihren gewohnten Ablauf und wissen immer was zu tun ist. Plötzlich stehen Sie ohne Führungskräfte da. Was nun?

Wieso reisen Geschäftsführer gemeinsam?

Darum reisen Geschäftsführer gerne gemeinsam
Darum reisen Geschäftsführer gerne gemeinsam

Geschäftsreise - für viele die es betrifft ist allein der Gedanke daran schon belastend. Nun auch noch alleine? Dann doch lieber zu zweit oder gar im Team! Ob privat oder geschäftlich reist die Mehrheit der Menschen wahrscheinlich lieber gemeinsam, als alleine. Doch man sollte unterscheiden können, zwischen Privat- und Geschäftsreise. Gemeinsam auf Geschäftsreise, für viele ein Abenteuer, für andere die perfekte Möglichkeit dem Team näher zu kommen. Doch die wenigsten machen sich sich wirklich Gedanken über den Fall, dass die Geschäftsführung eventuell nicht mehr zurückkehrt. Als Menschen wissen wir, dass es leider zu tragischen Ereignissen, die wir nicht beeinflussen können, kommen kann. Sie sollten auf solche Fälle in Ihrem Unternehmen vorbereitet sein, egal wie unwahrscheinlich es ist. Im Jahre 1958 kam es bei der englischen erstliga Mannschaft Manchester United zu einem tragischen Flugzeugabsturz, bei dem das komplette Team verunglückte. Solch tragische Ereignisse sind zum Glück selten, dennoch muss man als Unternehmen für solch einen Fall vorbereitet sein. Aus Geschäftsführersicht ist es womöglich sehr von Vorteil gemeinsam zu reisen. Auf der Reise könnte man letzte Details mit seinem Partner klären und die letzten Unklarheiten bereinigen, um vor Ort stressfrei den Geschäftstermin antreten zu können. Doch hierbei spielt dann nicht nur das Risiko eines Unglückes eine Rolle, sondern auch das Risiko von Datenklau. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass Informationen, welche nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, an öffentlichen Plötzen mitgehört werden. 

 

Wieso sollte das Management nicht zusammen reisen?

Geschäftsführer sollten nicht gemeinsam Reisen
Geschäftsführer sollten nicht gemeinsam Reisen

Die Geschäftsleitung ist verreist und keiner weiß wirklich was mit seinen Fragen anzufangen. Oftmals müssen bestimmte Aufgaben schnell erledigt werden und können eigentlich kaum auf sich warten lassen. Nun ist die Geschäftsleitung aber auf Geschäftsreise und sehr schwer für schnelle Fragen zu erreichen. Da keiner aus der Geschäftsleitung da ist, wird diese Frage oder Aufgabe nicht im gewünschten Tempo durchgeführt werden können. Oftmals gibt es Papiere, die nur von der Führung unterschrieben werden sollten oder sogar dürfen. Was tun, wenn dies nun gefordert ist und die Unterschrift ebenfalls bis zur Rückkehr der Geschäftsleitung warten muss? Eine Geschäftsreise ist außerdem keine Freizeittagung und sollte dem entsprechend auch nicht so wahrgenommen werden. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter trotzdem weiterhin wahr und seien Sie stets für Fragen bereit. Unglücke passieren und lassen sich leider nicht von uns beeinflussen. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass es leider schon zu größeren Unglücken gekommen ist, ob bei Führungskräften oder einzelnen Teams. Bei diesen Unglücken gab es leider wenige oder sogar gar keine Überlebenden, seien Sie daher auch auf solche Situationen vorbereitet.

 

Wenn es wirklich zum äußersten kommt, sollten Sie vorbereitet sein:

Führungskraft weg - Achtung vor Hochmut
Führungskraft weg - Achtung vor Hochmut

Geschäftsführung weg - neue Karriere oder Risiko?

Das Fehlen der Führungskräfte führt im ersten Moment bei den Mitarbeitern zu Verwirrung. Dies kann sich schnell ändern und die einzelnen Mitarbeiter erkennen ihre eigene Chance zum Aufstieg der Karriereleiter im Job. Wenn im Vorhinein keine Stellvertretung bestimmt wurde, kann dies schnell zu Autoritätskonflikten führen. Jeder würde dann gerne die Entscheidungen treffen und die Führung übernehmen. Die Mitarbeiter sind sich dahingehend wahrscheinlich gar nicht bewusst, dass eine falsche Entscheidung sie die eigene Karriere kosten könnte. Gerade dann, wenn man nicht befugt war diese Aufgaben zu übernehmen oder diese Entscheidung zu treffen, ohne den Arbeitgeber zu fragen. 

Was jetzt? Wenn den Führungskräften etwas zustößt!

Wenn die Führungskräfte für mehrere Stunden nicht erreichbar sind, ist das in dem Moment schlimm, wenn den Mitarbeitern die Informationen fehlen, wie diese Zeit zu überbrücken ist. Zusätzlich kann fehlendes Feedback bezüglich opertiver Entscheidungen durch das Management bzw. den Fürhungskräften zu einer geringeren Produktivität führen. Wirklich brennslich wird es jedoch erst, wenn die Führungskräfte ganz sicher nicht mehr zurück in das Unternehmen kommen. Ab jetzt müssen Sie handeln, doch dieses handeln könnte Sie von Ihrer Arbeit abhalten.

 

Nicht genug Zeit zum Vorausplanen?

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1.Welche Gründe könnte es haben, dass die Geschäftsleitung nicht mehr zurückkehrt? 

Worst case - Unternehmen bleibt ohne Geschäftsführung
Worst case - Unternehmen bleibt ohne Geschäftsführung

Durch die heutigen Technologien ist es schon um einiges leichter geworden, Führungskräfte auf Reisen zu erreichen und die Fragen und Probleme können meist über das Telefon geklärt werden. Doch sind die Führungskräfte auch nicht rund um die Uhr erreichbar, da sie ja aus einem bestimmten Grund auf Geschäftsreise sind. Können die Probleme nicht geklärt Durch die heutigen Technologien ist es schon um einiges leichter geworden, Führungskräfte bei Reisen zu erreichen und die meisten Fragen und Probleme können über das Telefon geklärt werden. Doch sind die Führungskräfte auch nicht rund um die Uhr erreichbar, da sie ja aus einem bestimmten Grund auf Geschäftsreise sind. Können die Probleme nicht geklärt werden, bleibt ein Großteil der Arbeit vielleicht liegen, aufgrund des fehlenden Kontakt mit dem Management.

Wenn man sich nun vorstellt, dass ein Unternehmen seine ganze Geschäftsleitung auf eine Reise schickt und auf dem Weg verunglückt, stehen nicht nur die schockierten Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen still. Natürlich ist dies der "Worst Case" und man möchte sich so etwas nicht vorstellen. Doch trotzdem müssen Unternehmen für eine solche Situation gewappnet sein. Doch wie kann man sich vorbereiten? Die meisten Unternehmen sind auf dieses "Worst Case" nicht vorbereitet.

2.Wie kann man einen Gesamtverlust der Führungskräfte vermeiden?

Führungskräfte alleine einzeln reisen lassen
Führungskräfte alleine einzeln reisen lassen

Zuerst einmal sollte es vermieden werden, dass Führungskräfte generell zusammen verreisen. Teilen Sie die Führungskräfte auf verschiedene Maschinen auf. Das Flugzeug ist zwar das sicherste Verkehrsmittel, jedoch können Unglücke nie gänzlich ausgeschlossen werden. Zudem sollten Sie beachten, dass manche Destinationen gefährlicher sind, als andere. Die Aufgabe Risiken vor Beginn der Reise zu analysieren und bestmöglich zu umgehen, obliegt dem Risiko-Management. Dieser Manager sollte also sichergehen, dass zum einen mindestens eine Führungskraft zurückkehrt, aber auch versuchen, dass mindestens eine Führungskraft durchgehen zu erreichen ist und stets mit Ihr in Kontakt treten könnte. Denn erreicht man seine Führungskraft bei Fragen nicht, werden diese Aufgaben meist geschoben und später mit Überstunden abgearbeitet. Hierbei wäre auch zu empfehlen, stets einen Mitarbeiter oder Vertreter zu haben, der nach Ankunft mit einem Feedback berichten kann, um eventuelle Problemstellungen während der Abwesenheit für das nächste Mal vermeiden zu können.

Ein etwas anderes Thema um dem Zusammenhang sind die Gefahren vor Datenklau. Reisen Führungskräfte gemeinsam, wird sich auch ab und an schon mal über wichtige Unternehmensinterne Angelegenheiten unterhalten. Dies ist eine riesen Gefahr für den Datenschutz. Informationen welche eigentlich nicht an die Öffentlichkeit sollten, können so ganz leicht an die falschen Leute geraten. In manchen Lounges sitzen extra auf die Führungskräfte angesetzte Spione. Das klingt jetzt wie aus einem Film, ist aber tatsächlich schon vorgefallen.

3.Welche Fragen treten auf, wenn die Geschäftsführung weg ist?

Ohne Führungskraft am Tisch
Ohne Führungskraft am Tisch

Auch wenn auf der Reise alles gut läuft, kann eine fehlende Führungskraft im Betrieb für viel Unruhe im Team sorgen. In vielen Unternehmen läuft alles drunter und drüber, wenn die Führungskräfte erst einmal weg sind. In vielen Betrieben fehlt plötzlich die komplette Struktur.

  • Wer unterschreibt nun?
  • Wo sind die Unterlagen?
  • Wer trifft jetzt diese und jene Entscheidungen?
  • Wer übernimmt jetzt welche Aufgaben?
  • Was, wenn die Geschäftsführung gar nicht mehr kommt?

Fragen, die Sie eigentlich im vorhinein geklärt haben sollten.

4.Geschäftsführung ist weg -  wann beantragen Sie eine Notfallgeschäftsführung? 

Tritt der Fall ein, dass ein Betrieb nicht geklärt hat, wer beim Falle eines kompletten Ausfalles der Geschäftsführung nun als Stellvertreter einspringt, sollte der Vorstand des Unternehmens vor Gericht eine "gerichtliche Bestellung" beantragen. Diese gesetzliche Betreuung ist nicht kostenfrei und kostete je nach Vermögen unterschiedlich viel. Auch deshalb ist es wichtig, immer auf einen möglichen Komplettverlust der Führungskräfte vorbereitet zu sein.

 

 

5.Wie sorge ich vorher für die passende Geschäftsführung?

Passender Ersatz für die Geschäftsführung
Passender Ersatz für die Geschäftsführung

Ein Unternehmen ist ohne die passende Geschäftsführung so gut wie handlungsunfähig. Deshalb sollte man sich als Geschäftsführer schon vorher auf jegliche Fälle vorbereiten, um seinen Arbeitnehmern die Arbeit anschließend nicht zusätzlich zu erschweren. Dennoch sind laut einer Studie nur 15 Prozent aller Geschäftsführer auf diesen Fall vorbereitet. Dies scheint auszusagen, dass es womöglich viele Geschäftsführer gibt, denen der Erfolg des Unternehmens, im Falle eines Wechsels an ihrer Position, egal ist. Man sollte als Führungsposition diesen Bereich auch aus Kulanz gegenüber seiner Arbeitnehmer vorbereiten, um ihnen zu zeigen, dass auch ihre Jobs der Führung wichtig sind. Denn bekommt man als Arbeitnehmer eventuell das Gefühl, dass der Arbeitgeber nur auf sein eigenes Zukunftsbild Acht gibt, kann sich dies schnell auf die Qualität der Arbeit auswirken. Diese Arbeitsleistung ist dann beiderseits nicht von Vorteil.

Es bietet sich also an, einem Vertreter eine "Prokura" zu verleihen, diese verleihen Deutsche, Schweizer und Österreichische Unternehmen, um zumindest einen Teil der Geschäfte im Ernstfall am Laufen zu halten. Damit es nicht zu Komplikationen kommt, sollte man vorher die Frage beantworten, zu was der Vertreter mit dieser Prokura berechtigt ist. Diese gibt die Berechtigung zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die ein Betrieb hat. Diese ist jedoch nicht zu verwechseln mit der Handlungsvollmacht.

Eine weitere und sehr sinnvolle Möglichkeit den Fortbestand eines Unternehmens abzusichern, wäre ein Notfallordner. Dieser Notfallordner beinhaltet alle notwendigen Informationen, Unterlagen und Dokumente, die einem Vertreter auf unbestimmte Zeit die Weiterführung erleichtert.

6.Welche folgen hat der Verlust der Geschäftsführung für das Unternehemen und für die einzelnen Mitarbeiter?
Geschäftsführung weg - mehr Arbeit für Sie
Geschäftsführung weg - mehr Arbeit für Sie

Je nach Grund des Verlustes der Führungsposition, kann es neben den menschlichen Folgen, wie z.B einem Schock, auch private Folgen für einzelne Mitarbeiter geben. Das Unternehmen steht nun ohne Führung da und viele wissen nicht, was in ihrem Job und bei ihren Aufgaben nun zu tun ist. Es ist hierbei egal, ob die Geschäftsführung nur vorübergehend oder gar komplett ausfällt - wenn Sie als Arbeitnehmer nicht wissen was zu tun ist, schieben Sie Ihre Arbeit auf, was für Sie Überstunden bedeuten kann. Diese Überstunden könnten große Auswirkung auf Ihr Privatleben haben.

Für das Unternehmen könnte dies finanzielle Folgen haben. Gibt es nun eine komplett unerfahrene Geschäftsführung, die in diese Position kaum eingearbeitet ist, kann sich das auf das komplette Unternehmen auswirken. Eine unorganisierte oder überforderte Führung sorgt automatisch für Unordnung und eine grundlegende Unorganisiertheit der Arbeitnehmer. 

 

Joelina Ewald

 

Die Autorin

Ich heiße Joelina und bin duale Studentin bei Intertours. Meine Hauptaufgabe ist es, das Content Marketing aufzuwirbeln.

In meinen Blogberichten finden Sie alles rund um die Themen Tagungen, Events und geschäftlichen Gruppenreisen.

 

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Darum sollte Führungskräfte nicht miteinander reisen
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