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Immer mehr Arbeitnehmer wünschen es sich, im Home Office arbeiten zu können. Auf Seiten der Arbeitgeber sorgt dieser Trend allerdings noch nicht in gleichem Maße für Begeisterung. Jedoch ist zu beobachten, dass sich Firmen zunehmend für neue Arbeitsmodelle öffnen. Ein wesentlicher Grund dafür ist die Generation Y.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles über das Arbeiten im Home Office, von den Vorteilen für Arbeitgeber über die notwendige Ausstattung bis hin zu geeigneten Softwarelösungen.

Zur Generation Y zählen die circa zwischen 1980 und 2000 geborenen Menschen, die heute etwa 20 % der Arbeitnehmer ausmachen. Die Mitglieder der Generation Y („Why?“) sind keine Ja-Sager mehr, sondern Warum-Frager. Sie akzeptieren althergebrachte Modelle nur dann, wenn diese Sinn machen und nicht mehr, weil es eben schon immer so gemacht wurde. Viele dieser jungen Arbeitnehmer sind nicht mehr bereit, auf die Vorzüge des Home Office zu verzichten. Schließlich spart der Heimarbeitsplatz Zeit, Sprit und Nerven für den Weg zur Arbeit und ermöglicht es alleinerziehenden Eltern oder Singles mit Hund, sich beruflich zu engagieren.

Die meisten Arbeitgeber reagieren nicht sofort begeistert, wenn Sie sie darauf ansprechen, Ihre Sekretariatsaufgaben zukünftig von zu Hause aus erledigen zu wollen. Dabei hat dieses Arbeitsmodell für den Arbeitgeber ebenfalls viele Vorteile.

Hier finden Sie Tipps für geeignete Argumente bezüglich des Gesprächs mit Ihrem Chef über das Thema Home Office:

Arbeitnehmer im Home Office sind zufriedener

Neben dem Aspekt "Geld" wird Arbeitnehmern die Work-Life-Balance zunehmend wichtiger. Das ist den meisten Arbeitgebern heute bereits bewusst, auch wenn die Umsetzung noch zögerlich verläuft. Das Home Office ist eine Möglichkeit für Arbeitnehmer, ihr Berufs- und Privatleben sinnvoll miteinander zu vereinbaren. Sie können ihre Zeit produktiv nutzen und stehen auf dem Hin- und Rückweg nicht stundenlang im Stau. Durch die Arbeit im Home Office ist es problemlos möglich, für die Kinder oder Haustiere da zu sein. Die Zeiten, in denen Mütter zuhause geblieben sind oder die Großeltern nachmittags die Enkel betreut haben, sind lange vorbei. Wer in den Ferien oder bei ausgefallenen Schulstunden nicht hektisch nach einer Notfallbetreuung suchen muss oder seine Pausenzeiten für kurze Gassirunden mit dem Vierbeiner nutzen kann, ist zufriedener und kann sich im Home Office ausschließlich auf seine Arbeit konzentrieren. Und das führt wiederum zu mehr Produktivität für das Unternehmen.

Arbeitnehmer im Home Office fallen seltener aus

Nach einer durchgemachten Nacht oder bei leichten Erkrankungen fällt das Aufstehen und Zurechtmachen oftmals schwer. Wenn Ihr Chef ohnehin häufiger Außer-Haus-Termine wahrnehmen muss, können Sie ihm als Sekretärin problemlos von zu Hause aus assistieren. Mobile Telefonie und Softwarelösungen machen dies im Jahre 2018 ohne viel Aufwand möglich. Notfalls können Sie Ihre Arbeit auch einmal im Schlafanzug aufnehmen, wenn Ihr Chef Ihre Hilfe früh morgens benötigt. Außerdem trägt das Home Office, wie die meisten Benefits, dazu bei, dass Arbeitnehmer motivierter sind. Es entsteht ein Gefühl von Gegenseitigkeit: Mein Chef ist mir bezüglich des Home Office entgegen gekommen, also komme ich ihm mit meiner Arbeitsleistung ebenfalls entgegen. Dadurch wird das Home Office zur Win-Win-Lösung für beide Seiten.

Das Angebot, im Home Office zu arbeiten, hält qualifizierte Mitarbeiter

Der heutige Fachkräftemangel führt in den meisten Sparten und Branchen dazu, dass Unternehmen darauf angewiesen sind, ihre qualifizierten Arbeitnehmer zu halten. Wer den Wunsch nach einem Home Office äußert, wird sich diesen vorab gut überlegt haben. Kein Chef verliert gern seine erfahrene Sekretärin die seit Jahren für Ihn arbeitet. Schließlich ist dies in vielen Unternehmen eine absolute Vertrauensposition. Liegen bei Ihnen wichtige Gründe vor, Ihre Sekretariatsaufgaben aus dem Home Office erledigen zu wollen, sollten Sie dies gegenüber Ihrem Chef vorbringen. Dazu zählt zum Beispiel die Betreuung der Kinder oder des Hundes oder die Entfernung von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Unternehmen, die eine Tätigkeit im Home Office anbieten, haben es zudem leichter qualifizierte neue Mitarbeiter zu finden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es lediglich an einem oder zwei Tagen in der Woche angeboten werden kann.

Sie können in einem größeren Umkreis suchen und Arbeitnehmer rekrutieren, die nicht im direkten Einzugsgebiet leben.

Die Technik ist längst bereit für das Home Office

Aus technischer Sicht betrachtet ist das Arbeiten im Home Office nicht erst seit 2017 kein Problem mehr. Die Möglichkeit, sich extern auf Server aufzuschalten und die zunehmend digitalisierte Belegbearbeitung, sowie die Kommunikationswege des Internets, machen das Arbeiten vor Ort in vielen Fällen bereits entbehrlich. Moderne, mobile Software ist darauf zugeschnitten, das Arbeiten von egal wo in Deutschland und von fast überall auf der Welt problemlos zu ermöglichen.

So entkräften Sie die Gegenargumente Ihres Chefs

Wenn der Chef Ihre Frage nach einem Home Office Arbeitsplatz verneint, hat er dazu oftmals aus seiner Sicht gute Gründe. Viele Chefs befürchten zum Beispiel, dass daraufhin alle Mitarbeiter im Home Office arbeiten wollen. Dabei hat sich allerdings gezeigt, dass zwar immer mehr Mitarbeiter jenseits ihres Gehaltes ebenfalls an Benefits interessiert sind. Ob das dann jedoch das Home Office, die Massage am Arbeitsplatz oder die Möglichkeit zu einer mehrmonatigen Auszeit ist, ist individuell ganz verschieden. Es will gar nicht jeder Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten, denn für viele Menschen ist zum Beispiel der persönliche Kontakt mit den Kollegen ein Grund, gerne ins Büro zu fahren.

Mit dieser Infrastruktur läuft es im Home Office rund

Um Ihren Chef von der Idee des Home Office zu überzeugen, sind neben Argumenten oftmals die Fakten wichtig. Hier finden Sie eine Übersicht, welche Ausstattung für den Home Office Arbeitsplatz sinnvoll ist:

- Laptop
- Docking-Station
- Monitor
- Eingabegeräte (Maus, Tastatur)
- Multifunktionsdrucker (mit Scan- und ggf. Faxfunktion)
- Telefon bzw. Smartphone
- stabiler Internetzugang
- Zugang zum Unternehmensserver
- Zugang zu Informationen durch mobile Softwarelösungen

Es empfiehlt sich, einen Raum bzw. Bereich extra als Home Office einzurichten und diesen vom Wohnraum abzugrenzen. Wenn nicht ohnehin alle Unterlagen digitalisiert sind, muss genügend – abschließbare – Lagerfläche für Dokumente und Ordner im Home Office zur Verfügung stehen.

Die Softwarelösung für Ihr Home Office

Mit unserer Softwarelösung haben Sie als Sekretärin auch das Travel Management sicher vom Home Office aus im Griff. Die mobile Lösung ermöglicht den Zugriff auf die Reisedaten zu jeder Zeit. Zusätzlich profitieren Sie bei Ihrer Arbeit im Home Office von der automatisierten Abrechnung und optimierten Online Workflows. 
Zusätzlich bieten wir unseren Service für Sie bequem per Mail an. Unser Job ist es, Ihnen das Travel Management und den Arbeitnehmern das Geschäftsreisen so problemlos wie möglich zu gestalten.