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Bei Geschäftsreisen einsparen: So erkennen Sie potenzielle Savings

Die Zahlen von geschäftlichen Reisen steigen konstant weltweit seit Jahren an. Daher ist es nicht verwunderlich, dass auch die Kosten hierfür immer höher wurden und somit ein fester Bestandteil der Unternehmensausgaben geworden sind. So betrugen die Kosten für Geschäftsreisen in 2018 allein in Betrieben in Deutschland rund 53,5 Milliarden Euro (Kosten für Geschäftsreisen in Deutschland bis 2018; © Statista 2019).

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Hier finden Sie die größten Einsparpotenziale bei Geschäftsreisen!

Wo hohe Ausgaben sind, sind oftmals auch Einsparungen möglich - die gilt auch bei geschäftlich getätigten Reisen. Dies setzt zum einen eine verantwortungsbewusste Umgangsweise mit Reisekosten sowie dem Bewusstsein verschiedenster Einsparpotenziale voraus. Im folgenden Bericht zeigen wir Ihnen dementsprechend verschiedene potenzielle Savings bei Geschäftsreisen, die Sie und Ihre Mitarbeiter zukünftig erkennen und somit ausschöpfen können.

Eine sinnvolle Reiserichtlinie formulieren

Guidelines im Travel Management
Guidelines im Travel Management

Wenn Mitarbeiter Ihre Reisen selbst oder über einen Dienstleister wie Intertours buchen, macht es Sinn, eine angemessene Reiserichtlinie vorzugeben, an der sich zukünftige Geschäftsreisen orientieren können. Wie diese Reiserichtlinie aussieht, hängt stark vom jeweiligen Unternehmen ab - alles ist möglich, solange eine verständliche und betrieblich sinnvolle Richtlinie vorgegeben wird. Auf diese Weise kann das Unternehmen sicherstellen, dass die gebuchten Optionen der Geschäftsreise den eigenen Kostenvorstellungen entsprechen - beispielsweise durch eine obere Kostenbegrenzung (z.B. max. 300 Euro für einen Inlandsflug) oder an Bedingungen geknüpfte Attribute ( z.B. 1. Klasse Bahn Upgrade bei >5 Stunden Fahrtzeit). Mehr zu Reiserichtlinien im Mittelstand finden Sie HIER.

Kostenbewusstsein intern kommunizieren

Business Meeting
Business Meeting

Damit Mitarbeiter einen verantwortungsvollen Umgang mit Reisekosten entwickeln, ist die interne Kommunikation von großer Bedeutung. Denn nur wenn die Chefetage die Vermeidung von unnötigen Kosten vorlebt und intern kommuniziert, können sich Mitarbeiter dieser Einstellung intrinsisch motiviert und langfristig anschließen. Doch wie kann der Aspekt "Kostenbewusstsein auf Geschäftsreise" kommuniziert werden? Zum einen kann das vermeiden unnötiger Kosten im Unternehmensleitfaden seinen Platz finden und somit zu einem zentralen Punkt für Unternehmen und Mitarbeiter werden. Hierbei ist es von Vorteil, wenn dieser Aspekt auch mit der Corporate Identity zusammenpasst - da auch die externe Kommunikation ein wichtiger Identifikationsfaktor von Mitarbeitern darstellt und somit zur langfristigen Einhaltung beiträgt. Auch über Firmen-Newsletter oder sogar interne Schulungen zur Kosteneffizienz können entsprechende Werte vermittelt werden.

Das Ergebnis dieser Kommunikation kann dazu führen, dass Mitarbeiter freiwillig auf grundsätzlich unnötigen Komfort verzichten, rechtzeitig buchen, um günstigere Preise zu erzielen oder auf der Reise selbst günstigere Alternativen (z.B. Bahn statt Taxi) wählen. Selbstverständlich können Anreize, sofern ein Controlling und Reporting der Reisekosten durchgeführt wird, zur Zielerreichung von Einsparungen im Team gegeben werden. So kann ein Team-Event oder eine Gruppenreise als Belohnung für überdurchschnittliche Einsparungen motivierend wirken - und hierdurch steigt dann neben den Einsparungen auch noch der Teamgeist.

Controlling und Reporting

Reisekosten immer im Blick
Reisekosten immer im Blick

Um die Reisekosten von Geschäftsreisen auch langfristig im Blick zu haben und sogar einzelnen Kostenstellen zuordnen zu können, stellt ein umfassend digitalisiertes Controlling die ideale Lösung dar. Indem die Reiseaktivitäten den einzelnen Mitarbeitern, Teams oder Niederlassungen zugeordnet werden können, werden grundlegende Insights gesammelt, auf deren Basis langfristige Entscheidungen zur Optimierung von Reisekosten fundiert getroffen werden können. Hierfür spielt Intertours, als professionelles Reisebüro für Geschäftsreisen, regelmäßig oder auf Anfrage Reportings an das betreute Unternehmen aus. Aufgrund der Ergebnisse dieser Reportings, können Reiserichtlinien angepasst und Mitarbeiter gezielter auf ein kosteneffizientes Buchen und Reisen geschult werden. Folgende Parameter können beispielweise in sogenannten Travel Reports betrachtet werden:

1) Buchungsverhalten

Eine Übersicht der Kostentreiber bietet wichtige Informationen bezüglich des allgemeinen Buchungsverhaltens der Mitarbeiter. In der Praxis gibt es zahlreiche Szenarien, die während einer Geschäftsreise sowie deren Planung entstehen können und dem Unternehmen viele Zusatzkosten bereiten. So werden in beispielsweise gerne flexible Tickets gebucht, obwohl das Ausmaß der Fleixibilität nicht notwendig ist, sondern lediglich des persönlichen Komforts des Reisenden dient. Gleichzeitig werden häufig Tickets kurzfristig umgebucht, zum Beispiel weil der Reisende früher am Flughafen ist und die Wartezeit zu lange erscheint. Dieses Buchungsverhalten ist konträr zum vermittelten effizienten Einsatz von Kosten und betrifft oftmals nur wenige Mitarbeiter. Ist solch ein Buchungsverhalten im Unternehmen jedoch weit verbreitet, lassen sich Maßnahmen ableiten, um dies in Zukunft zu optimieren - beispielsweise durch eine weitere Schulung.

2) Vorausbuchungszeit

Dieser Parameter zeigt an, welcher Zeitraum zwischen Buchung und Reiseantritt besteht. Da grundsätzlich davon ausgegangen werden kann, dass Flüge bei einer Vorlaufzeit von 8 Wochen günstiger sind, als 1 Woche vor Abflug, stellt das frühzeitige Buchen eine potenzielle Sparmöglichkeit für das Unternehmen dar. Wenn man die Vorlaufzeit von Mitarbeitern transparent sichtet und vergleichbar macht, entstehen Insights, durch diese bestimmte Faktoren und Anforderungen an die Reisebuchung durch das Unternehmen extrahiert und daher auch besser kommuniziert werden können. In wie Fern dieser Parameter relevant ist, hängt vor allem damit zusammen, wie frühzeitig Mitarbeiter im Unternehmen über anstehende Reisetätigkeiten informiert sind.

3) Abweichung vom Mindestpreis

Das System erkennt, wie hoch der Preisunterschied zwischen zeitlich aneinandergrenzenden Flügen ist. Sofern das Unternehmen vom reisenden Mitarbeiter erwartet, den günstigsten möglichen Flug zu nehmen, stellt die Abweichungsrate von eben diesem Mindestflugpreis einen relevanten Faktor bezüglich Savings dar. Meist wird im Unternehmen eine Standardabweichung zwischen dem günstigsten Preis und dem gebuchten Preis festgelegt. Sobald über einen längeren Zeitraum, oder über viele Flüge hinweg, bei bestimmten Mitarbeitern außerordentliche Abweichungen zu dem Firmenduchschnitt vorliegen, werden diese im Report deutlich.

4) Einzelauswertung / Teamauswertung

Alle Parameter der Travel Reports können auf Teams oder Einzelpersonen runtergebrochen werden. Hierdurch wird die besondere Tiefe des Controllings deutlich - denn wenn alle Informationen in einem System sind oder entsprechende Schnittstellen bestehen, kann jeder Reisende einzeln betrachtet werden. Hierdurch können vor allem Mitarbeiter, die grundlegend das Konzept des Kosteneinsatz auf Reisen nicht annehmen, identifiziert und gesondert betrachtet werden.

Nutzung von Bonusprogrammen und Tipps

Mit der Kreditkarte Bonusmeilen sammeln
Mit der Kreditkarte Bonusmeilen sammeln

Gerade für Unternehmen mit einem hohen Reisevolumen stellt die Nutzung von Bonusprogrammen verschiedenster Anbieter ein großes Einsparpotenzial dar. Unter Einsatz der Firmenkreditkarte können die Meilen oder Bonuspunkte durch die Buchung dem Firmenkonto zu Gute kommen - hiermit wird die nächste Geschäftsreise günstiger. In wie fern höhere Preise von Bonusprogramm-Anbietern gebucht werden sollen, ist im jeweiligen Fall gegenzurechnen. Weiterhin können bei flexiblen Ausgangsbedingungen der Reise bestimmte Tage gebucht werden, die Günstiger sind. So sind beispielsweise Flüge in der Woche und Bahnfahrten außerhalb der Stoßzeiten in der Regel preiswerter. Auch bei der Hotelbuchung lässt sich einiges sparen - so sind Individualhotels meist günstiger als teure Hotelketten.

Doch auch Erstattungen, die dem Unternehmen zustehen, werden oftmals ignoriert. Spätestens seit dem EU-Fluggastrecht ist klar, fällt ein Flug aus oder verspätet sich die Beförderung deutlich, steht dem Reisenden ein Schadensersatzanspruch in Höhe von maximal 600 Euro zu. Ebenso bei der Deutschen Bahn, stellen Verspätungen ab 60 Minuten die Möglichkeit zur Teilerstattung des Ticketpreises dar. Hierfür ist logischer Weise immer die aktive Mitarbeit des Reisenden notwendig. Denn die  Rückerstattung findet nicht automatisch statt, sondern muss beantragt werden - online oder mit einem entsprechenden Formular. Oftmals werden diese Rückerstattung aufgrund von Vergessen oder Bequemlichkeit versäumt - was zu einem Verlust von potenziellen Ersparnissen für das Unternehmen führt.

 

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