Auslöse für Dienstreisen – Fakten und Berechnung

Wenn ein Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit längere Zeit unterwegs ist, oder sich abseits seines gewöhnlichen Arbeitsplatzes aufhält, muss er sich anderweitig verpflegen. Darunter fällt etwa die Übernachtung im Hotel, oder das Essen im Restaurant. Diese Ausgaben werden als Spesen oder Auslöse bezeichnet und werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet. Eine andere Bezeichnung für Auslöse ist Verpflegungsmehraufwendungen. Die Verpflegungsmehraufwendungen umfassen nicht prinzipiell die Erstattung aller Kosten für die Verpflegung, sondern zunächst nur den Mehraufwand, der durch die Abwesenheit vom regulären Arbeitsplatz entsteht. Unter das Spesengeld fallen die Reisespesen und andere Spesen, wie die Ausgaben für die Verpflegung oder Übernachtung.

Auslöse Deutschland Berechnung

Wie wird speziell die Auslöse Deutschland berechnet, also wenn die Dienstreise Spesen ausschließlich in Deutschland entstanden sind?

Spesen bei der Dienstreise werden nicht vom Arbeitgeber bestimmt, wie etwa der Lohn. Vielmehr legt das Finanzministerium jedes Jahr eine neue Spesenpauschale fest, die allgemeine Gültigkeit besitzt. Es gibt eine große Spesenpauschale und eine kleine Spesenpauschale. Unter die kleine Spesenpauschale fallen Spesen bei Dienstreisen, die zwischen acht und 24 Stunden dauern. Auch die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen fallen hierunter. Die Spesen Dienstreise betragen ab 8 Stunden 14 €.

Die große Spesenpauschale gilt bei mehrtägigen Reisen. Diese Auslösen gibt es für eine volle 24-stündige Abwesenheit, die aus beruflichen Gründen erfolgen muss. Der Tagessatz für die Auslöse liegt bei 28 €, wobei die Reisekosten exklusive Spesen (Übernachtungskosten) 20 € betragen.

Insgesamt gilt bei der Auslöse Deutschland: Für jede Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden gibt es 14 €, für eine volle 24-stündige Abwesenheit 28 €. Für eine Übernachtung gibt es 20 € Auslöse, die Spesen Abzug Frühstück betragen 5,60 € und die Kürzungen für ein Mittag- oder Abendessen liegen bei jeweils 11,20 €. Gekürzt werden die Spesen nur in dem Fall, dass der Arbeitgeber seinem Angestellten ein Mittag- oder Abendessen zur Verfügung stellt.

Wann gibt es eine Kürzung der Auslöse?

Ist ein Angestellter mehr als drei Monate aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit am gleichen Ort, so verfällt sein Anspruch auf die Auslöse. Diese Frist von drei Monaten wird auch dann unterbrochen, wenn ein Mitarbeiter diesen Ort für vier Wochen nicht mehr bereist. Die Auslöse kann dem Mitarbeiter gekürzt werden, wenn er sich nicht selbst verpflegt während seiner Geschäftsreise, sondern wenn die Verpflegung vom Arbeitgeber übernommen wird. Darunter fällt etwa ein Mittagessen, welches vom Arbeitgeber bezahlt wird. Die Auslöse reduziert sich dann entsprechend.

Wie läuft die Auslöse im Ausland ab?

Auch wer beruflich ins Ausland muss, hat einen Anspruch auf eine Auslöse. Die Höhe der Auslöse richtet sich nach der jeweils erforderlichen Arbeitszeit auf der Reise und auch hier wird zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale unterschieden. Wie viel Tagesspesen es genau gibt, hängt von dem jeweiligen Land ab, in das die Dienstreise erfolgt. Die Spesensätze 2020 werden vom Finanzministerium festgesetzt. Auch bei der Auslöse Ausland werden Spesen gekürzt, wenn eine oder mehrere Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt werden. Der Spesen Abzug Frühstück beträgt 20 % des jeweiligen Tagessatzes, der für das jeweilige Land vom Finanzministerium festgelegt ist. Für Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 % der Spesen abgezogen.

Was ist bei der Auslöse Montage zu beachten?

Wer als Handwerker, Monteur, oder Arbeiter auf externen Baustellen und auf Montage tätig ist, kann sich nicht mehr selbst verpflegen, sondern ist oft darauf angewiesen, seine Verpflegung in einem Imbiss, einem Restaurant, oder in einer Bar vorzunehmen. Dadurch entstehen ihm natürlich Kosten. Auch diese werden von der Auslöse Montage gedeckt. Auch in diesem Fall gelten die vom Finanzministerium festgelegten gängigen Spesensätze. Das Spesengesetz sieht auch Spesensätze Kraftfahrer vor. Berufsbedingt sind Kraftfahrer ständig unterwegs und müssen sich dabei außer Haus verpflegen. So umfasst die Spesenregelung auch gesetzliche Spesen für Kraftfahrer.

Als Handwerker oder Monteur muss man wissen, dass ein Arbeitgeber nicht gesetzlich dazu verpflichtet ist, Spesen zu übernehmen, die nicht im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters festgesetzt wurden. Deshalb sollten Arbeitnehmer darauf achten, dass Spesen in ihrem Vertrag festgelegt sind. Arbeitnehmer wiederum sollten sich bei Erstellen des Vertrags Gedanken darüber machen, inwiefern sie für die Spesen der Handwerker aufkommen möchten.

Sind Spesen steuerfrei?

Als Arbeitnehmer fragt man sich, ob man seine Spesen versteuern muss. Tatsächlich sind Spesen steuerfrei. Sie müssen somit nicht auf der Gehaltsabrechnung steuerlich berücksichtigt werden, und der Arbeitnehmer muss auch in der Steuererklärung erhaltene Spesen nicht angeben.

Sollte ein Arbeitgeber nicht bereit sein, die Auslöse für Dienstreisen zu übernehmen, so kann der Arbeitnehmer sich die Auslöse bei seiner Steuererklärung zurückholen. Nach §4 und §9 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) hat er das Recht, seine Dienstreise Spesen als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. So kann man sich als Arbeitnehmer seine Spesen vom Finanzamt holen.

Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?

Wie genau mit den Spesen umgegangen wird, ist von Unternehmen zu Unternehmen, aber auch von Mensch zu Mensch verschieden. Während manche Arbeitnehmer ihren Vorgesetzten bis auf den Cent genaue Spesen Abrechnungen vorlegen, wissen andere gar nicht, wie die Spesenabrechnung funktioniert. Oft fehlen Belege oder es gibt unternehmensinterne Differenzen zwischen den Abteilungen, die die korrekte Spesenabrechnung erschweren.

Das Gesetz regelt die Abrechnung von Spesen nicht bis ins letzte Detail. Strittig ist oft die Frage, ob der Anfahrtsweg zur Arbeitsstelle erstattet werden muss. Die Handhabung in der Praxis variiert und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Arbeitgeber sind grundsätzlich eher dann bereit, Fahrtkosten zu übernehmen, wenn sich der Arbeitsort verändert hat, oder wenn die Arbeitsstelle sehr weit entfernt vom Wohnort des Arbeitnehmers liegt.

Eindeutiger verhält sich die Lage bei Dienstreisen und den damit einhergehenden Übernachtungskosten, Geschäftsessen mit Kunden oder Mitarbeitern, Porto- und Materialkosten. Damit eine Erstattung erfolgen kann, muss der Mitarbeiter aber zwingend entsprechende Belege vorlegen, auf denen auch die Mehrwertsteuer eindeutig ausgewiesen ist.

Erleichtert eine Firmenkreditkarte die Spesenabrechung?

Ein separates Geschäftskonto erleichtert die Abrechnung der Spesen und fördert die Übersichtlichkeit. Eine Firmenkreditkarte ermöglicht es, dass der Mitarbeiter nicht bei aufkommenden Spesen in Vorleistung gehen muss. Auch der Buchhaltung eines Unternehmens wird mit der Firmenkreditkarte die Arbeit erleichtert. Dennoch erspart es die Firmenkreditkarte dem Mitarbeiter nicht, die Belege zu sammeln. Nur mit den Belegen hat er Anspruch auf Erstattung der Spesen. Auch wenn es eine Firmenkreditkarte gibt, ist der Arbeitgeber berechtigt, vor Reiseantritt ein Limit für die Spesen, also ein Reisebudget festzusetzen. Es steht ihm auch zu, darüber zu entscheiden, wo der Mitarbeiter übernachten und speisen darf.

Mit dem Auslöse Rechner die genaue Spesenhöhe erfahren

Viele Menschen sind sich bezüglich der Spesenabrechnung unsicher. Um genau zu wissen, auf wie viel Auslöse sie Anspruch haben, haben wir einen Spesen Rechner entwickelt. Mit dem Spesen Rechner kann man Spesen berechnen und weiß so genau, auf wie viel Auslöse ein Arbeitnehmer Anspruch hat. Besonders, wenn es um die Auslöse für Dienstreisen im Ausland geht, ist es nicht mehr so einfach genau zu bestimmen, wie hoch die Auslöse für einen Tag genau sein muss.