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Full Service für Hotelkette

Jedes Projekt ist für sich besonders

Full-Service für Hotelkette

Travel Management für eine Hotelkette.

Ausgangslage

Starkes Wachstum, steigende Kosten und das Gefühl nicht den richtigen Dienstleister an der Seite zu haben gaben ausreichend Anlass Herausforderungen im Travel Management anzugehen.

Konkret störte den Travel Manager des Unternehmens die hohen Servicegebühren des Reisebüros, was jahrelanger Partner war. Zu dem kam keine richtige Kommunikation zustande, so dass über die Jahre ein sehr hoher Eigenaufwand beispielsweise im Reporting entstand. Laufende Informationen zum Reiseverhalten oder anstehenden Änderungen waren nie Thema.

Schritt 1: Erstes Gespräch

Die Situation war schnell erklärt und die Anforderungen wurden kurz, aber präzise ausgetauscht. Bereits nach dem ersten Gespräch war damit der Dienstleistungsrahmen recht gut abgesteckt. Und beide Seiten stellten fest: Die Mentalität passt.

Zügig wurden die händisch aufbereiteten Reports zum Reisevolumen ausgetauscht um einen ersten Anhaltspunkt für die Servicegebühren von Intertours zu erhalten.

Schritt 2: Kalkulation

Einfach angenehm: Der Travel Manager der Hotelkette spielte mit offenen Karten. Das bekannte Volumen wurde genau angegeben, das unbekannte wurde außen vor gelassen und die bisherigen Serviceentgelte wurden offen ausgewiesen. Die Reports wurden von Intertours aufbereitet und die erste Kalkulation erstellt.

Erst danach begannen wir das neue Travel Management zu erstellen.

 

Eckdaten des Kunden

2000

Mitarbeiter

690000

Reisevolumen

4Monate

Projektdauer

Struktur des Projektes

100%
75%
100%
85%
50%
30%

Konkrete Erarbeitung des Konzeptes

Es dauerte mehrere Telefonate, 2 Organisationsmeetings und eine Telefonkonferenz, um die grundsätzlich wichtigen Prozesse abzustimmen . Diese wurden schriftlich festgehalten und mit Hinblick auf eine praktische Nutzung im Intertours System hinterlegt. Auf diese Weise sind wir einem optimalen Reisemanagement Punkt für Punkt näher gekommen.

Lösungen

Reiserichtlinie

Die zur Kommunikation aufbereiteten Reiserichtlinien (inkl. buchungsberechtigter Personen, Preisobergrenzen für Leistungen und dem Umgang mit Bonussystemen), die neu installiert wurden.

Abrechnung

Erleichterungen im Abrechnungsprozess durch die Erfassung relevanter Zusatzdaten zur besseren internen Verwendung.

Reporting

Aufbau von Reportinggründen zur besseren Auswertbarkeit von Reiseverursachern.

Reporting

Einheitliche Profilerfassung durch webgesteuerte Abfrage.

Fazit

Abgesehen von qualitativen Faktoren und angenehmen Kontakt wurden wesentliche Ziele erreicht:

0%

Kostensenkung

Reduzierung der Servicegebühren

0%

Zeitgewinn

Automatisierung Reports

0%

Organisation

Einheitlicher Prozess

Es funktioniert ganz einfach: Sie traveln, wir managen.

 

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